ใบสั่งซื้อ และ ใบสั่งขาย
ตำแหน่งเมนู
| ฟังก์ชัน | การใช้งาน/การรองรับ |
|---|---|
 ค้นหาเอกสาร |
เลขที่เอกสาร |
 รายงานที่เกี่ยวข้อง |
|
 นำเข้าเอกสาร |
✓ |
 ส่งออกเอกสาร |
✓ |
 ลบหลายเอกสาร |
✓ |
 รายวันที่เกี่ยวข้อง |
– |
 คัดลอกเอกสาร |
✓ |
 แม่แบบการพิมพ์ตั้งต้น |
|
| พิมพ์หลายเอกสาร |
✓ |
 สร้างรหัส QR |
|
- เมนู "สินค้าคงคลัง" → ใบสั่งซื้อ
- เมนู "สินค้าคงคลัง" → ใบสั่งขาย
*** ในบทความนี้ จะใช้ภาพตัวอย่างจากเพจ "ใบสั่งขาย"
รายละเอียดธุรกรรม
เพจ "ใบสั่งซื้อ" และ "ใบสั่งขาย" ใช้บันทึกรายการที่ยังไม่มีผลทางการเงินและบัญชี ได้แก่:
- ใบเสนอราคา: คือใบรับเสนอราคาซื้อ และ ใบเสนอราคาขาย ยังไม่มีการตกลงซื้อ/ขายกัน
- ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย: มีการตกลงซื้อ/ขายสินค้ากันแล้ว แต่ยังไม่มีการรับ/ส่งสินค้า ระบบจะบันทึกรายการที่สั่งเป็นสินค้าค้างรับ/ค้างส่งให้โดยอัตโนมัติ
การใช้งาน
การเพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรม
- เลือกเมนู "สินค้าคงคลัง" → ใบสั่งซื้อ หรือ ใบสั่งขาย โปรแกรมจะแสดงเพจที่ต้องการ (เรียงลำดับตามเลขที่เอกสาร: กรณีไม่มีเอกสาร จะแสดงเอกสารเปล่า)
- อ่าน/เพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรมตามวิธีการใช้งานหน้าจอเอกสาร
ขั้นตอนในโหมดการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นตอนที่ 2
ขั้นตอนที่ 3
ขั้นตอนที่ 4
*** ขั้นตอนที่ 2 จะแสดงก็ต่อเมื่อธุรกรรมที่กำลังเพิ่ม/แก้ไขอยู่เป็น "ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย" ที่มีการอ้างอิง "ใบเสนอราคา" เท่านั้น ในกรณีอื่นๆ ระบบจะข้ามขั้นตอนที่ 2 ให้โดยอัตโนมัติ
คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับขั้นตอนที่ 2
ในขั้นตอนที่ 2 ระบบจะแสดงรายการสินค้าในใบเสนอราคาที่อ้างอิง (รวมรายการที่มีอยู่ในใบสั่งที่กำลังเพิ่ม/แก้ไขอยู่ด้วย) ผู้ใช้สามารถ:
เลือกรายการที่ต้องการสั่งซื้อ/สั่งขาย แล้วคลิกปุ่ม "เลือก" ระบบจะนำรายการที่เลือกทั้งหมดกรอกลงในขั้นตอนที่ 3 ให้โดยอัตโนมัติ
*** การกรอกข้อมูลด้วยวิธีนี้ เป็นการแทนที่รายการที่อาจมีอยู่เดิม ไม่ใช่การเพิ่มเติมรายการ ดังนั้น หากในขั้นตอนที่ 3 มีรายการสินค้าอยู่แล้ว และผู้ใช้คลิก "ตกลง" โดยไม่ได้เลือกรายการดังกล่าวซ้ำ จะถือเป็นการลบรายการนั้นออกจากเอกสาร
- คลิกปุ่ม "ข้าม" หากต้องการจัดการรายการสินค้าในขั้นตอนที่ 3 ด้วยตนเองทีละรายการ
*** ในขั้นตอนที่ 2 นี้ ผู้ใช้สามารถปรับแก้จำนวนที่มีการเปลี่ยนแปลงในใบสั่งนี้ได้ แต่จำนวนดังกล่าวต้องไม่มากกว่าจำนวนในใบเสนอราคาที่อ้างอิง
การส่งรายการเป็นธุรกรรมซื้อ/ขาย
- เลือกเมนู "สินค้าคงคลัง" → ใบสั่งซื้อ หรือ ใบสั่งขาย โปรแกรมจะแสดงเพจที่ต้องการ (เรียงลำดับตามเลขที่เอกสาร: กรณีไม่มีเอกสาร จะแสดงเอกสารเปล่า)
- เปิดไปยังเอกสารที่ต้องการ โดยใช้ปุ่ม
, 
, 
, 
, หรือปุ่ม 
(ดูเพิ่มเติมในบทความ "หน้าจอเอกสาร")
- หากเอกสารนั้นเป็นใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย ผู้ใช้จะสามารถคลิกปุ่ม "ส่งต่อรายการ" ได้ เมื่อคลิกแล้ว ระบบจะแสดงหน้าต่าง "ส่งต่อรายการสั่งซื้อเป็นใบรับสินค้า" หรือ "ส่งต่อรายการสั่งขายเป็นใบส่งสินค้า"
- กรอกข้อมูลในหน้าต่างให้ครบถ้วน แล้วเลือกรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ/ขาย พร้อมแก้ไขจำนวนในแต่ละรายการ (ต้องไม่มากกว่าจำนวนคงค้างตามใบสั่ง)
- คลิกปุ่ม "ดำเนินการต่อ" ระบบจะสร้างธุรกรรมซื้อสินค้า/ขายสินค้าให้ พร้อมเปลี่ยนเพจและวันที่ของ session ไปยังธุรกรรมที่สร้างใหม่โดยอัตโนมัติ
คำอธิบายช่องข้อมูล
รายการหลัก (หัวเอกสาร)
ส่วนต่อขยายฟอร์มหัวเอกสาร
| เลขที่เอกสาร | ข้อความ (*) |
*** ใช้ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติได้ *** ซีรีส์เอกสารที่ใช้ได้คือ
|
| วันที่เอกสาร | วันที่ (*) | *** ต้องอยู่ในเดือนเดียวกับวันที่ของ session |
| ใบสั่งขาย/ใบสั่งซื้อ | ข้อความ |
|
| วันที่ใบสั่งขาย/วันที่ใบสั่งซื้อ | วันที่ |
|
| ใบเสนอราคา | ข้อความ | เลขที่ใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิง (สำหรับธุรกรรมประเภท "ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย") |
| วันที่เสนอราคา | วันที่ | *** ช่องข้อมูลนี้มีพฤติกรรมร่วมกันช่อง "ใบเสนอราคา" ดังนี้
|
| แผนก | ค้นหา (*) | – |
| ชนิดเอกสาร | ตัวเลือก | เลือกจาก:
|
| ผู้ขาย/ลูกค้า | ค้นหา (*) | – |
| ส่วนต่อขยายฟอร์ม | ||
| ชื่อ | ข้อความ (*) | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความเองได้
*** สามารถใช้ฟังก์ชันค้นหาจากอินเทอร์เน็ตเพื่อช่วยกรอกข้อมูลได้ |
| เลขผู้เสียภาษี | ข้อความ | |
| รหัสสาขา | ข้อความ | |
| ชื่อสาขา | ข้อความ | |
| ที่อยู่ | ข้อความหลายบรรทัด | |
| รหัสไปรษณีย์ | ข้อความ | |
| โทรศัพท์ | ข้อความ | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความเองได้ |
| พนักงานจัดซื้อ/พนักงานขาย | ค้นหา (*) | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขพนักงานเองได้ |
| อายุเอกสาร | ค่าทางบัญชี | อายุเอกสารในหน่วยวัน
*** ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ช่อง "คำนวณวันกำหนดชำระเป็นเดือน" ในการตั้งค่าของโมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้ |
| วันที่สิ้นอายุ | วันที่ | *** โปรแกรมใช้ข้อมูลในช่องวันที่นี้เป็นสำคัญ ข้อมูลจำนวนวันในช่อง "อายุเอกสาร" ใช้เพื่อแสดงผลและคำนวณเบื้องต้นเท่านั้น |
| เงื่อนไขราคา (รวม VAT) | จริง/เท็จ | ราคาสินค้าในรายการย่อยเป็นราคารวม VAT แล้วหรือไม่ |
รายการสินค้า
แท็บ "คำอธิบาย" ของส่วนต่อขยายตาราง
แท็บ "ข้อมูลภาษี" ของส่วนต่อขยายตาราง
| บาร์โค้ด | ข้อความ | บาร์โค้ดของสินค้ารายการนี้
*** แสดงเฉพาะเมื่อตั้งค่า "แสดงช่องบาร์โค้ด" เท่านั้น *** ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องการใช้งานฟีเจอร์บาร์โค้ด |
| สินค้า | ค้นหา (*) | ค้นหาจากตารางรหัส "สินค้า"
*** เมื่อพบสินค้าแล้ว ระบบจะแทนค่าช่องนี้ด้วยชื่อสินค้าเพื่อความสะดวกในการดูข้อมูลในภายหลัง |
| ส่วนต่อขยายฟอร์ม | ||
| แท็บ "คำอธิบาย" | ||
| รหัสสินค้า | ข้อความ (*) | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ |
| ชื่อสินค้า | ข้อความ (*) | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ |
| คำอธิบาย | ข้อความหลายบรรทัด | คำอธิบายรายการสินค้าที่จะใช้พิมพ์ลงบนเอกสาร หากเว้นไว้ระบบจะพิมพ์ "ชื่อสินค้า" ลงบนเอกสารแทน
*** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ |
| แท็บ "ข้อมูลภาษี" | ||
| ข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม | ||
| อัตรา VAT ที่กำหนด (ใช้ค่าตั้งต้น) | จริง/เท็จ | *** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ |
| อัตรา VAT ที่กำหนด | ค่าร้อยละ | *** จำเป็นต้องกรอกหากไม่ใช้อัตรา VAT ตั้งต้น
*** ระบบอ่านค่าจากตารางรหัสให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ |
| ข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ||
| ประเภทเงินได้พึงประเมิน | ค้นหา | ประเภทเงินได้พึงประเมิน (คำอธิบายเงินได้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ หลังจากค้นหาแล้ว) |
| อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ค่าร้อยละ | – |
| คลัง | ค้นหา (*) | คลังสินค้าที่รับสินค้าเข้า หรือส่งสินค้าออก
*** ระบบจะเลือกคลังสินค้าตั้งต้นให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ |
| หน่วย | ค้นหา (*) | หน่วยของสินค้าในรายการ
*** ระบบจะเลือกหน่วยตั้งต้นให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ |
| จำนวน | ค่าจำนวน (*) | จำนวนสินค้าในรายการ
*** หากเป็นการค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ด ระบบจะกรอกจำนวนให้โดยอัตโนมัติ |
| @ ราคา | มูลค่า | ราคาต่อหน่วยของสินค้า
*** ระบบจะกรอกราคาตั้งต้นอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องราคาตั้งต้น) |
| ส่วนลด | ข้อความ | ส่วนลดต่อหน่วยสินค้าสำหรับรายการนี้
*** ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องการตีความส่วนลด |
| จำนวนเงิน | มูลค่า | มูลค่ารวมของสินค้าในรายการหลังหักส่วนลดแล้ว |
รายการหลัก (ท้ายเอกสาร)
ส่วนต่อขยายฟอร์มท้ายเอกสาร
| หมายเหตุ | ข้อความหลายบรรทัด | *** ระบบจะกรอกที่อยู่จัดส่งสินค้าของผู้ขาย/ลูกค้าไว้ให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนค่าได้ตามต้องการ |
| รวมก่อนส่วนลด | มูลค่า | ยอดรวมของช่อง "จำนวนเงิน" ของรายการสินค้า |
| ส่วนลดการค้า (บันทึก) | ข้อความ | คำอธิบายหรือรหัสส่วนลดการค้า |
| ส่วนลดการค้า (ส่วนลด) | ข้อความ | ส่วนลดสำหรับเอกสารนี้ (ลดจากยอด "รวมก่อนส่วนลด")
*** ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องการตีความส่วนลด |
| ส่วนลดเงินสด (บันทึก) | ข้อความ | คำอธิบายหรือรหัสส่วนลดเงินสด |
| ส่วนลดเงินสด (ส่วนลด) | ข้อความ | ส่วนลดสำหรับเอกสารนี้ (ลดจากยอด "รวมก่อนส่วนลด" หลังหัก "ส่วนลดการค้า" แล้ว)
*** ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องการตีความส่วนลด |
| VAT (อัตรา) | ร้อยละ | อัตรา VAT ปกติของเอกสารนี้
*** ระบบจะใช้อัตราที่ตั้งค่าไว้ใน "ทะเบียนรหัสบริษัท/สาขา" เป็นค่าตั้งต้น แต่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนค่าได้หากผู้ขาย/ลูกค้ามีเงื่อนไขทางภาษีต่างออกไป |
| VAT (มูลค่า) | มูลค่า | ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ยอดสุทธิ | มูลค่า | มูลค่ารวมภาษีของเอกสารนี้
|
| ส่วนต่อขยายฟอร์ม | ||
| ข้อมูลภาษีที่รอหัก ณ ที่จ่าย (กรณีเลือก "วิธีการชำระ" เป็น "เครดิต") / ข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย (กรณีเลือก "วิธีการชำระ" อื่น) *** ระบบจะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากข้อมูลผู้ขาย/ลูกค้า และข้อมูลสินค้า แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้ | ||
| แบบภาษีฯ | ค้นหา | แบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย |
| ข้อมูลเงินได้ที่มีการหัก ณ ที่จ่าย (มีทั้งหมด 3 ชุด) | ||
| ประเภทเงินได้ฯ | ค้นหา (*) | ประเภทเงินได้พึงประเมิน (คำอธิบายเงินได้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ หลังจากค้นหาแล้ว) |
| เงื่อนไขการหักภาษี | ตัวเลือก | เลือกเงื่อนไขการหัก ณ ที่จ่าย
|
| ยอดชำระ | ข้อความ (*) | ยอดเงินก่อนหัก ณ ที่จ่าย |
| อัตราหัก ณ ที่จ่าย | ข้อความ (*) | *** ค่านี้อ่านจากตารางรหัสประเภทเงินได้พึงประเมิน แต่ผู้ใช้เปลี่ยนค่าเองได้ |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ข้อความ (*) | *** ระบบคำนวณให้ แต่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนค่าเองได้ |
การบันทึกประวัติต่างๆ
สินค้าค้างรับ/ค้างส่ง
- ใบสั่งซื้อ: ใช้ข้อมูลจำนวนจากรายการสินค้ามาสร้างรายการสินค้าค้างรับ
- ใบสั่งขาย: ใช้ข้อมูลจำนวนจากรายการสินค้ามาสร้างรายการสินค้าค้างส่ง
*** ดูบทความ "โมดูลโมดูลสินค้าคงคลัง" ประกอบ
สถานะเอกสาร
| INCOMP | สีแดง: ผลรวมรายการเดบิต ไม่เท่ากับ ผลรวมรายการเครดิต |
| PROFIT | ปรากฏใน "ใบสั่งขาย" เท่านั้น
|
| EDIT | สีฟ้า: มีผู้ใช้อื่นแก้ไขเอกสารนี้อยู่ |