เมนู "จัดการข้อมูล"

จาก คูนิฟ็อกซ์ วิกิ


เมนู "จัดการข้อมูล" ของคูนิฟ็อกซ์
เมนู "จัดการข้อมูล" ของคูนิฟ็อกซ์

เมนูนี้ใช้จัดการข้อมูลของบริษัทในด้านต่างๆ ได้แก่การคำนวณข้อมูลใหม่, สำรองข้อมูล, และกู้คืนข้อมูล

เมนูย่อย "คำนวณข้อมูลใหม่"

เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"
เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"

เนื่องจากระบบคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลกิจกรรมต่างๆ แยกเป็นรายเดือน เพื่อป้องกันความเสียหายในข้อมูลเดือนใดเดือนหนึ่งส่งผลกระทบไปยังเดือนต่อๆ ไปเป็นวงกว้าง ข้อมูลของแต่ละเดือนจะมียอดยกมาสรุปจากเดือนก่อน ดังนั้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลของแต่ละเดือน ระบบจะต้องคำนวณข้อมูลยกไปของเดือนที่ถูกแก้ไขเสียก่อน การแก้ไขนั้นจึงจะมีผลไปยังเดือนถัดๆ ไป

คำอธิบายช่องข้อมูล

จากเดือน เดือนแรกที่จะเริ่มประมวลผลข้อมูลใหม่
ถึงเดือน เดือนสุดท้ายที่จะประมวลผลข้อมูลใหม่

*** ระบบจะนำผลการคำนวณของเดือนสุดท้ายนี้ เขียนเป็นยอดยกมาไว้ที่เดือนถัดไปด้วย

แช่แข็ง/ผ่านบัญชี เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

*** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี"

*** ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี"

เลือกโมดูล

*** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการประมวลข้อมูลใหม่ ทั้งนี้ผู้ใช้อาจจะเลือกประมวลผลเฉพาะโมดูลที่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขข้อมูลบางอย่างก็ได้

ขั้นตอนการทำงาน

ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะทำงานตามลำดับด้านล่างนี้ทีละเดือน ไล่ตั้งแต่เดือนแรกที่ผู้ใช้กำหนด เรื่อยไปจนถึงเดือนสุดท้ายที่กำหนด มีลำดับการทำงานในแต่ละเดือนดังนี้

  1. ประมวลข้อมูลของโมดูลตามลำดับ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" โดยประมวลข้อมูลเฉพาะโมดูลที่ผู้ใช้เลือก ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 – 5 สำหรับแต่ละโมดูล
  2. ยึดข้อมูลที่ผู้ใช้มองเห็นและตรวจสอบได้เป็นสำคัญ และถือว่ารายการประวัติต่างๆ ที่เก็บไว้เบื้องหลัง อาจมีความคลาดเคลื่อนซึ่งผู้ใช้ไม่รับรู้ (โดยเฉพาะเมื่อมีการลบหรือแก้ไขเอกสารกลับไปมาหลายครั้ง) ดังนั้นโปรแกรมจะเริ่มต้นการคำนวณข้อมูลใหม่ด้วยการล้างรายการประวัติต่างๆ ที่โมดูลนั้นได้สร้างขึ้นภายในเดือนเสียก่อน
  3. สร้างรายการประวัติ และอัพเดตการบันทึกบัญชีรายวัน (เฉพาะรายการที่ไม่ได้ "ล็อค" ข้อมูลบัญชีรายวันเอาไว้) ตามลำดับเหตุการณ์และชนิดเอกสาร
  4. คำนวณหายอดยกไปของฐานข้อมูลประวัติ และฐานข้อมูลอื่นๆ
  5. ล้างยอดยกมาเดิมของเดือนถัดไป แล้วนำยอดยกมาที่เพิ่งคำนวณขึ้นมาใหม่บันทึกแทน

การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

สัญลักษณ์แสดงการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
สัญลักษณ์แสดงการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

ฟังก์ชันสำหรับการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี มีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้

  • การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" เท่านั้น โดยอาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้ ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นเพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
  • การผ่านบัญชี: ข้อมูลในเดือนที่ผ่านบัญชีไปแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน

เมนูย่อย "สำรองข้อมูล"

ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อสำรองข้อมูลต่างๆ ของบริษัทได้ การสำรองข้อมูลอาจใช้เพื่อประโยชน์ในการกู้คืนหรือซ่อมแซมข้อมูล, ใช้เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดจากการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า และการนำเข้าข้อมูลทีละมากๆ, หรือเพื่อประโยชน์อื่นๆ

เพจ "สำรองข้อมูล"
เพจ "สำรองข้อมูล"

คำอธิบายช่องข้อมูล

จากเดือน เดือนแรกที่จะสำรองข้อมูล
ถึงเดือน เดือนสุดท้ายที่จะสำรองข้อมูล
ดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลสำรอง ให้โปรแกรมส่งมอบไฟล์ที่สำรองไว้ให้ดาวน์โหลดหลังดำเนินการเสร็จแล้วหรือไม่
สำรองอะไรบ้าง?
สำรองตารางรหัส สำรองรายการในตารางรหัสต่างๆ (รวมทั้งไฟล์และภาพที่แนบไว้)
สำรองข้อมูล สำรองรายการข้อมูลกิจกรรมและประวติต่างๆ (รวมทั้งไฟล์ที่แนบไว้)
สำรองต้นแบบการพิมพ์ สำรองต้นแบบการพิมพ์และต้นแบบการสร้าง QR code เฉพาะของบริษัท
สำรองไฟล์อื่นๆ สำรองไฟล์อื่นๆ นอกเหนือจากที่กล่าวไปแล้วข้างต้น
เลือกโมดูล

*** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการสำรองข้อมูล

เมนูย่อย "กู้คืนข้อมูล"

เมนูย่อยนี้ใช้เพื่อดึงเอาข้อมูลที่สำรองไว้ (ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่สำรองไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์ หรือข้อมูลที่ดาวน์โหลดเก็บเอาไว้) เข้ามาแทนที่ข้อมูลชุดจริง ในกรณีข้อมูลชุดจริงเสียหาย

คำเตือน!: การกู้คืนข้อมูลจะแทนที่ข้อมูลชุดจริงด้วยข้อมูลชุดสำรอง ดังนั้นผู้ใช้ต้องตรวจสอบรายละเอียดของข้อมูลที่จะใช้กู้คืนให้ถี่ถ้วนเสียก่อน หรืออาจจะสำรองข้อมูลไว้ครั้งหนึ่งก่อนกู้คืนด้วยข้อมูลชุดอื่นก็ได้

เพจ "กู้คืนข้อมูล"
เพจ "กู้คืนข้อมูล"

คำอธิบายช่องข้อมูล

คืนข้อมูลจาก เลือกจาก…
  • วันที่และเวลาที่เคยสำรองข้อมูลไว้: หากผู้ใช้เลือกตัวเลือกในกลุ่มนี้ ระบบจะอ่านข้อมูลเบื้องต้น แล้วแสดงรายละเอียดข้อมูลชุดสำรองในกล่องข้อความสีเหลือง
  • ไฟล์ข้อมูลสำรอง: หากผู้ใช้เลือกตัวเลือกนี้ ระบบจะยังไม่สามารถอ่านข้อมูลเบื้องต้นของข้อมูลสำรองได้ในทันที ดังนั้น ผู้ใช้ต้องทราบรายละเอียดของชุดข้อมูลสำรองอยู่เอง
จากเดือน เดือนแรกที่จะเริ่มกู้คืนข้อมูล

*** เดือนที่ไม่มีข้อมูลในชุดข้อมูลสำรอง ระบบจะไม่ดำเนินการใดๆ

ถึงเดือน เดือนสุดท้ายที่จะกู้คืนข้อมูล

*** เดือนที่ไม่มีข้อมูลในชุดข้อมูลสำรอง ระบบจะไม่ดำเนินการใดๆ

กู้คืนอะไรบ้าง?

*** กรณีข้อมูลชุดสำรองไม่มีรายการให้กู้คืน ระบบจะข้ามรายการนั้นไป

กู้คืนตารางรหัส กู้คืนรายการในตารางรหัสต่างๆ (รวมทั้งไฟล์และภาพที่แนบไว้)
กู้คืนข้อมูล กู้คืนรายการข้อมูลกิจกรรมและประวติต่างๆ (รวมทั้งไฟล์ที่แนบไว้)
กู้คืนต้นแบบการพิมพ์ กู้คืนต้นแบบการพิมพ์และต้นแบบการสร้าง QR code เฉพาะของบริษัท
กู้คืนไฟล์อื่นๆ กู้คืนไฟล์อื่นๆ นอกเหนือจากที่กล่าวไปแล้วข้างต้น
เลือกโมดูล

*** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการกู้คืนข้อมูล