ข้อมูลพื้นฐานของระบบคูนิฟ็อกซ์

ในบทความนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดที่จำเป็นในการติดตั้งและการใช้งาน รวมไปถึงข้อมูลทางจำเพาะทางเทคนิคบางส่วน เพื่อให้ผู้ใช้ได้เข้าใจถึงความสามารถ และข้อควรระวังในการใช้ระบบคูนิฟ็อกซ์

ความต้องการของระบบ

เครื่องเซิร์ฟเวอร์

เครื่องเซิร์ฟเวอร์ (server) เป็นเครื่องที่ติดตั้งโปรแกรมและเก็บข้อมูลทั้งหมด มีความต้องการขั้นต่ำดังนี้

• หน่วยเก็บข้อมูล solid-state drive

ขนาดขั้นต่ำของหน่วยเก็บข้อมูล

หัวข้อการใช้งาน	ขนาดขั้นต่ำ
ติดตั้งระบบและโปรแกรม	10 GB
ตารางรหัส (ไม่รวมไฟล์แนบหรือภาพ)	10 – 20 MB
ข้อมูลแต่ละเดือน (ไม่รวมไฟล์แนบหรือภาพ)	5 – 20 MB / เดือน

• ระบบปฏิบัติการ: Ubuntu Linux 18.04 ขึ้นไป (หรือระบบอื่นที่สามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ตามรายการต่อไปนี้)

ซอฟต์แวร์พื้นฐานที่ต้องติดตั้งในเซิร์ฟเวอร์

รายการ	เวอร์ชันขั้นต่ำ
python3	3.8
pdftk	2.02
sqlite3	3.24
inkscape	1.0

เครื่องลูกข่าย

เครื่องลูกข่าย (client) หมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่ผู้ใช้ใช้เข้าถึงและทำงานกับระบบคูนิฟ็อกซ์ มีความต้องการขั้นต่ำดังนี้

ซอฟต์แวร์พื้นฐานที่ต้องติดตั้งในเครื่องลูกข่ายสำหรับการใช้งานรูปแบบต่างๆ

การใช้งาน	ซอฟต์แวร์
การใช้งานทั่วไป (จำเป็น)	โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ (web browser) ข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ Mozilla Firefox 88+ Google Chrome 90+ เบราว์เซอร์อื่นที่พัฒนาจาก Chromium 90+ (เช่น Microsoft Edge)
กรณีต้องการใช้งานไฟล์ PDF ภายนอกเว็บเบราว์เซอร์	โปรแกรมอ่านไฟล์ PDF เช่น Adobe Reader Adobe Acrobat Evince Foxit Reader
กรณีต้องการทำงานกับไฟล์กระดาษทำการ (spreadsheet) ที่ส่งออกมาจากโปรแกรม	โปรแกรมกระดาษทำการที่สามารถอ่าน/แก้ไขไฟล์สกุล XLSX ได้ เช่น LibreOffice OpenOffice.org Microsoft Excel Gnumeric หรือจะใช้บริการโปรแกรมออนไลน์ เช่น Google Sheet ก็ได้
กรณีต้องการแก้ไขไฟล์รูปแบบการพิมพ์	โปรแกรมเวกเตอร์กราฟิก (vector graphic) เช่น InkScape Adobe Illustrator
กรณีต้องการทำงานกับไฟล์สกุล ZIP (ไฟล์รวม เมื่อโปรแกรมส่งออกไฟล์มากกว่า 1 ไฟล์พร้อมกัน)	โปรแกรมที่สามารถเปิดไฟล์ ZIP ได้ เช่น IZArc WinRAR
กรณีต้องการทำงานกับไฟล์ฐานข้อมูลในชุดข้อมูลสำรอง	ต้องติดตั้ง SQLite 3.24+ แนะนำให้ติดตั้ง DB Browser for SQLite (sqlitebrowser) เพิ่มเติมเพื่อความสะดวก

โครงสร้างข้อมูล

ระบบคูนิฟ็อกซ์มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลดังนี้

โครงสร้างไฟล์ข้อมูลของแต่ละบริษัทในระบบคูนิฟ็อกซ์

ตารางรหัส, Static ID, และแท็ก

ตารางรหัสและ Static ID

ตารางรหัสของระบบคูนิฟ็อกซ์ใช้ static ID (เลขประจำรายการคงที่) ในการอ้างอิงรายการในตารางรหัสทุกตาราง โดยผู้ใช้สามารถกำหนดค่า static ID ได้เองเมื่อเพิ่มรายการ แต่จะไม่สามารถแก้ไขค่านี้ในภายหลังได้

ข้อดีของการใช้ static ID

• สามารถเปลี่ยนแปลงรหัสต่างๆ ได้ ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการจัดระเบียบรหัสอ้างอิงใหม่ จึงมีความยืดหยุ่นมากกว่าระบบที่ใช้รหัสในการอ้างอิงโดยตรง
• ในกรณีที่แต่ละสาขา/บริษัทในเครือไม่ได้ใช้ตารางร่วมกัน แต่ละหน่วยงานยังสามารถใช้รหัสรายการแตกต่างกันตามความสะดวกได้ เพียงแค่ตั้ง static ID ของวัตถุเดียวกันให้มีค่าตรงกัน ต่างจากระบบที่อ้างอิงด้วยเลขประจำรายการที่ระบบจ่ายให้โดยอัตโนมัติ (id หรือ row_id)

ข้อควรระวังในการใช้ static ID

• การเปลี่ยนแปลงรหัสรายการใช้เพื่อจัดระเบียบรายการใหม่เท่านั้น โดย static ID ยังต้องอ้างอิงถึงวัตถุเดิม ไม่ควรเปลี่ยนรหัสจนทำให้ static ID ที่เคยอ้างอิงวัตถุหนึ่งอยู่ ไปอ้างอิงถึงอีกวัตถุหนึ่ง ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงรหัสสินค้าที่ถูกต้อง (ในที่นี้เพื่อจัดระเบียบความยาวรหัสใหม่ให้เท่ากัน)

Static ID	รหัสสินค้าเดิม	รหัสสินค้าใหม่
1	PEN-0001	PEN-0001
2	PENCIL001	PCL-0001
3	TV1	TV0-0001

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงรหัสสินค้าที่ไม่แนะนำ (ในที่นี้ มีการเปลี่ยนแปลงสินค้าที่อ้างอิงโดย static ID หมายเลข 2 และ 3)

Static ID	รหัสสินค้าเดิม	รหัสสินค้าใหม่
1	PEN-0001	PEN-0001
2	PENCIL001	TV0-0001
3	TV1	PCL-0001

แท็กรายการ

สำหรับตารางรหัสผู้ขาย/เจ้าหนี้, ลูกค้า/ลูกหนี้, และสินค้า ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันแท็กรายการ (hashtag) เพื่อความสะดวกในการจัดกลุ่ม โดยมีข้อดีดังนี้

• ทำให้รายการหนึ่งสามารถจัดอยู่ในหลายกลุ่มได้พร้อมๆ กัน
• ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลแท็กที่ต้องการลงในช่องข้อมูล "แท็ก" ของรายการนั้นได้ทันที โดยไม่ต้องเพิ่มกลุ่มที่จะใช้ในอีกฐานข้อมูลหนึ่งก่อน

การใช้งานแท็กรายการ

ในที่นี้จะใช้แท็กรายการในตารางรหัสสินค้ามาแสดงเป็นตัวอย่าง โดยกำหนดค่าดังนี้

• สินค้ารหัส TV0-0001 เป็นโทรทัศน์ อาจกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #โทรทัศน์#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า#บันเทิง#SONY#OLED
• สินค้ารหัส PEN-0001 เป็นปากกา อาจกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #เครื่องเขียน#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้สำนักงาน#ลูกลื่น#PARKER

ในรายงานที่มีสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตข้อมูล ผู้ใช้สามารถเลือกใช้แท็กเพื่อระบุสินค้าที่ต้องการได้ โดยสามารถระบุเงื่อนไขของแท็กเป็น

• AND: เพื่อให้ระบบเลือกเฉพาะสินค้าที่มีครบทุกแท็กที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้าด้วยแท็ก AND #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้า TV0-0001 แต่ไม่พบสินค้า PEN-0001 (เพราะสินค้านี้ไม่มีแท็ก #เครื่องใช้ไฟฟ้า)

• OR: เพื่อให้ระบบเลือกสินค้าที่มีแท็กใดแท็กหนึ่งที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้า ด้วยแท็ก OR #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้าทั้ง TV0-0001 (มีครบทั้ง 2 แท็ก) และ PEN-0001 (พบแท็ก #ของใช้ในบ้าน)

พฤติกรรมในการแก้ไขเอกสาร

ตำแหน่งข้อความเตือนเอกสารกำลังถูกแก้ไข

เพื่อป้องกันการเข้าแก้ไขเอกสารซ้ำซ้อนกัน เมื่อผู้ใช้คนแรกกดปุ่มแก้ไขเอกสาร ระบบคูนิฟ็อกซ์จะปิดเอกสารนั้นไม่ให้ผู้ใช้อื่นเข้าแก้ไข และจะแสดงสถานะ EDIT (เมื่อนำเคอร์เซอร์ชี้ค้างเอาไว้ จะแสดงชื่อผู้ใช้ที่กำลังแก้ไขเอกสารอยู่)

การปิดกั้นเอกสารในลักษณะนี้จะถูกปลดก็ต่อเมื่อ

• ผู้ใช้เสร็จสิ้นการแก้ไขเอกสาร (โปรแกรมได้ออกจากโหมดการแก้ไขเอกสารในฝั่งผู้ใช้)
• โปรแกรมฝั่งผู้ใช้หยุดการทำงานโดยไม่คาดคิด เช่น ไฟฟ้าดับ, เครื่องคอมพิวเตอร์ถูกปิด/รีสตาร์ต เป็นต้น