หน้าจอเอกสาร

ข้อมูลบางชนิด (เช่น ใบสำคัญและรายงานต่างๆ) ประกอบด้วยรายการหลักที่มีรายการย่อยๆ ลงไป กล่าวคือมีข้อมูลมากกว่า 1 ระดับ ข้อมูลในลักษณะนี้ไม่สามารถแสดงผลโดยอาศัยเพียงตารางหรือฟอร์มเพียงชิ้นเดียวได้ หน้าจอที่จะแสดงข้อมูลเหล่านี้จึงต้องประกอบด้วยฟอร์มและตารางหลายชิ้นประกอบกัน (multi-component page) แต่เนื่องจากข้อมูลในลักษณะนี้จะเป็นข้อมูลธุรกรรมต่างๆ เสียส่วนมาก จึงอาจเรียกหน้าจอแบบนี้ว่า "หน้าจอเอกสาร" ก็ได้

องค์ประกอบของหน้าจอเอกสาร

ตัวอย่างหน้าเอกสาร

หน้าจอเอกสารในระบบคูนิฟ็อกซ์มีองค์ประกอบดังนี้:

• เลขลำดับเอกสาร (หมายเลข 1): แสดงลำดับที่ของเอกสารปัจจุบัน (ซ้าย) และจำนวนเอกสารทั้งหมด (ขวา) กรณีไม่พบเอกสารจะแสดงข้อความ "0 / ?"
• สถานะเอกสาร (หมายเลข 2): แสดงสัญลักษณ์แทนสถานะเอกสารต่างๆ หากผู้ใช้ใช้เมาส์ชี้ค้างไว้เหนือสัญลักษณ์เหล่านี้จะปรากฏข้อความอธิบายสถานะขึ้น ในระบบของคูนิฟ็อกซ์ สถานะของเอกสารจะแบ่งด้วยสีต่างๆ ดังนี้
  • สีฟ้า: แสดงข้อมูลของเอกสาร
  • สีเหลือง: แสดงสถานะเตือนเมื่อข้อมูลที่บันทึกแตกต่างจากรูปแบบปกติทั่วไป (เช่น บันทึกเดบิตภาษีซื้อ แต่ไม่ได้บันทึกข้อมูลใบกำกับภาษีฯ, บันทึกเดบิตลูกหนี้อื่นๆ ภายใต้ชื่อลูกหนี้ที่ปกติเป็นลูกหนี้การค้า) เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลผิดพลาดแต่อย่างใด
  • สีแดง: แสดงสถานะปิดกั้น มักจะพบได้ 2 กรณีหลักๆ:
    • เอกสาร (หรือเอกสารรายวันที่เกี่ยวข้อง) ถูกล็อค: ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารนั้นได้จนกว่าเอกสารจะถูกปลดล็อค
    • เอกสารมีความผิดพลาดหรือไม่สมบูรณ์ (เช่น ผลรวมรายการเดบิตไม่เท่ากับผลรวมรายการเครดิต, บันทึกขายสินค้าต่ำกว่ากำไรขั้นต่ำโดยไม่มีสิทธิ์, ฯลฯ): ผู้ใช้ต้องแก้ไขเอกสารให้ถูกต้องสมบูรณ์ มิเช่นนั้นระบบจะไม่ยอมออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร
• แถบเครื่องมือกลุ่มเอกสาร (หมายเลข 3): แสดงเครื่องมือที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนดูเอกสาร, การค้นหา, การนำเข้า/ส่งออก, การเชื่อมโยงรายงาน, ฯลฯ (ดูรายละเอียดในหัวข้อย่อยด้านล่าง)
• แถบเครื่องมือสำหรับเอกสารปัจจุบัน (หมายเลข 4): แสดงเครื่องมือที่เกี่ยวกับการเพิ่มเอกสารใหม่ และการจัดการเอกสารที่แสดงอยู่ในปัจจุบัน (จำนวนปุ่มที่ใช้งานได้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้: ดูรายละเอียดในหัวข้อย่อยด้านล่าง)
• ข้อความแจ้งเตือนต่างๆ (หมายเลข 5): เมื่อผู้ใช้ต้องการปิดข้อความ ให้คลิกสัญลักษณ์ ✖ ที่มุมบนขวาของกล่องข้อความ

แถบเครื่องมือกลุ่มเอกสาร

ปุ่มเปลี่ยนเอกสาร

• ปุ่ม ( Home ): เปิดไปเอกสารแรก
• ปุ่ม ( PageUp ): เปิดไปเอกสารก่อนหน้า
• ปุ่ม ( PageDown ): เปิดไปเอกสารถัดไป
• ปุ่ม ( End ): เปิดไปเอกสารสุดท้าย

ปุ่มอื่นๆ

• ปุ่ม ( S ): ค้นหาเอกสาร
• ปุ่ม : แสดงหน้าต่างรายงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่แสดงอยู่
• ปุ่ม : แสดงหน้าต่างนำเข้าเอกสาร
• ปุ่ม : ส่งออกข้อมูลเอกสารเป็นไฟล์กระดาษทำการ XLSX
  • คลิกซ้าย: ส่งออกข้อมูลเอกสารที่แสดงอยู่
  • คลิกขวา: แสดงหน้าต่างส่งออกเอกสาร

• 

  หน้าต่างค้นหาเอกสาร

• 

  หน้าต่างรายงานที่เกี่ยวข้อง

• 

  หน้าต่างนำเข้าเอกสาร

• 

  หน้าต่างส่งออกเอกสาร

แถบเครื่องมือสำหรับเอกสารปัจจุบัน

ปุ่มพื้นฐานในการจัดการเอกสาร

• ปุ่ม ( A ): เพิ่มเอกสารใหม่ (ระบบจะเข้าสู่โหมดการแก้ไข และแสดงค่าตั้งต้นสำหรับเอกสารใหม่)
• ปุ่ม ( E ): แก้ไขเอกสารปัจจุบัน (ระบบจะเข้าสู่โหมดการแก้ไข)
• ปุ่ม : ลบเอกสาร (เอกสารที่ลบแล้วจะไม่สามารถเรียกคืนได้)
  • คลิกซ้าย ( D ): ลบเอกสารปัจจุบัน (ระบบจะขอให้ผู้ใช้ยืนยันคำสั่งอีกครั้ง)
  • คลิกขวา ( ⇧ Shift+D ): แสดงหน้าต่างลบหลายเอกสาร

ปุ่มที่ใช้งานในโหมดการแก้ไข

(ดูรายละเอียดเกี่ยวกับโหมดการแก้ไขเพิ่มเติมในหัวข้อด้านล่าง)

• ปุ่ม ( Alt+↵ Enter ): ยืนยันบันทึกข้อมูลในขั้นตอนปัจจุบัน พร้อมเข้าสู่ขั้นตอนถัดไปในโหมดการแก้ไข
• ปุ่ม ( Esc ): ยกเลิกการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร และออกจากโหมดการแก้ไข

ปุ่มอื่นๆ

• ปุ่ม ( T ): เปิดหน้าต่างแนบไฟล์ เพื่อดาวน์โหลดหรือแก้ไขไฟล์แนบ (สามารถแก้ไขไฟล์แนบได้เมื่อเพจอยู่ในโหมดการแก้ไข)
• ปุ่ม ( V ): เปิดบัญชีรายวันที่คู่กับเอกสารปัจจุบัน (ใช้กับเอกสารที่มีการลงบัญชีรายวันควบคู่ด้วย)

• ปุ่ม ( C ): เปิดหน้าต่างคัดลอกเอกสาร ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการสร้างเอกสารใหม่ที่มีรายละเอียดใกล้เคียงกับเอกสารปัจจุบันที่แสดงอยู่

  ให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลเอกสารใหม่ เช่น เลขที่, วันที่, และแผนก เสร็จแล้วกดปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการคัดลอก

  หลังจากคัดลอกสำเร็จแล้ว ระบบจะเปลี่ยนวันที่ของ session ไปเป็นวันที่ของเอกสารใหม่พร้อมเข้าถึงเอกสารใหม่ให้โดยอัตโนมัติ

• ปุ่ม : พิมพ์เอกสาร โดยระบบคูนิฟ็อกซ์จะสร้างและเปิดไฟล์ PDF ในแท็บใหม่ ผู้ใช้สามารถสั่งพิมพ์ไฟล์ดังกล่าวไปยังเครื่องพิมพ์ หรือ ดาวน์โหลดไฟล์เพื่อจัดเก็บ/ส่งต่อได้ (ดูรายละเอียดของรูปแบบการพิมพ์และต้นแบบเอกสารเพิ่มเติม)
  • คลิกซ้าย ( P ): พิมพ์เอกสารปัจจุบันด้วยแบบเอกสารตั้งต้น
  • คลิกขวา ( ⇧ Shift+P ): แสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง ผู้ใช้สามารถพิมพ์เอกสารพร้อมกันหลายเอกสาร หรือเลือกแบบการพิมพ์เองได้
• ปุ่ม ( Q ): สร้างรหัส QR สำหรับชำระเงินตามยอดของเอกสารปัจจุบัน (ดูรายละเอียดของรูปแบบ QR code ชำระเงินเพิ่มเติม)

• 

  หน้าต่างแนบไฟล์

• 

  หน้าต่างคัดลอกเอกสาร

• 

  หน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง

• 

  ตัวอย่างการพิมพ์เอกสาร

• 

  ตัวอย่างรหัส QR ชำระเงิน

โหมดการแก้ไข

ตัวอย่างโหมดการแก้ไข (เพจ "ใบขาย/ส่งสินค้า" แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน)

เพื่อป้องกันการแก้ไขเอกสารโดยไม่ตั้งใจ และเพื่อลดการคำนวณซ้ำซ้อนในเครื่องเซิร์ฟเวอร์ หน้าจอเอกสารต่างๆ ในระบบคูนิฟ็อกซ์จะโหลดขึ้นภายใต้ "โหมดอ่าน (view mode)" ก่อน เมื่อผู้ใช้ต้องการเพิ่มหรือแก้ไขเอกสาร (โดยคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือ) หน้าจอเอกสารนั้นจึงจะเข้าสู่ "โหมดการแก้ไข (edit mode)"

ในโหมดการแก้ไข เอกสารจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ อย่างชัดเจน เรียกว่า "ขั้นตอน (sequence)" เพื่อให้ง่ายต่อการสังเกตและใช้งาน ขั้นตอนที่ผู้ใช้กำลังดำเนินการอยู่จะเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีเหลือง (ดังภาพ)

พฤติกรรมการเลื่อนขั้นตอน และการออกจากโหมดการแก้ไข

• ข้อมูลประเภทฟอร์มจะถูกบันทึกเมื่อผู้ใช้คลิกปุ่ม เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไปเท่านั้น หากผู้ใช้คลิกปุ่ม การแก้ไขในฟอร์มจะถูกยกเลิก
• ข้อมูลประเภทตารางจะถูกบันทึกทีละรายการเมื่อผู้ใช้ยืนยันบันทึกข้อมูลในรายการนั้น (โดยคลิกปุ่ม ข้างตาราง) ปุ่ม และ ไม่มีผลใดๆ กับรายการที่บันทึกไปแล้ว แต่จะยกเลิกการเพิ่ม/แก้ไขรายการที่ยังไม่ได้ยืนยันบันทึก
• ในการเพิ่มเอกสารใหม่: เอกสารจะเกิดขึ้นในฐานข้อมูลเมื่อผู้ใช้คลิกปุ่ม ผ่านจากขั้นตอนแรกมาแล้วเท่านั้น
  • หากผู้ใช้คลิกปุ่ม ในขั้นตอนแรก เท่ากับยังไม่มีการสร้างเอกสารใหม่
  • หากผู้ใช้คลิกปุ่ม ในขั้นตอนหลังจากนั้น เท่ากับเอกสารใหม่นั้นได้เกิดขึ้นแล้ว แต่ผู้ใช้ยังไม่ได้บันทึกรายละเอียดของเอกสาร

การใช้งานหน้าจอเอกสารด้วยคีย์บอร์ด

คีย์สำหรับเปลี่ยนเอกสาร

• Home : เปิดไปเอกสารแรก
• PageUp : เปิดไปเอกสารก่อนหน้า
• PageDown : เปิดไปเอกสารถัดไป
• End : เปิดไปเอกสารสุดท้าย
• S : ค้นหาเอกสาร

คีย์พื้นฐานในการจัดการเอกสาร

• A : เพิ่มเอกสารใหม่
• E : แก้ไขเอกสารปัจจุบัน
• D : ลบเอกสารปัจจุบัน
• ⇧ Shift+D : แสดงหน้าต่างลบหลายเอกสาร

คีย์ลัดในโหมดการแก้ไข

• Alt+↵ Enter : ยืนยัน/บันทึกข้อมูลในขั้นตอนปัจจุบัน และไปยังขั้นตอนถัดไป (หากขั้นตอนปัจจุบันเป็นขั้นตอนสุดท้าย ระบบจะออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร)
• Esc : เลิกการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร และออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร

คีย์ลัดอื่นๆ

• T : เปิดหน้าต่างแนบไฟล์
• V : เปิดบัญชีรายวันที่คู่กับเอกสารปัจจุบัน
• C : เปิดหน้าต่างคัดลอกเอกสาร
• P : พิมพ์เอกสารปัจจุบันด้วยแบบเอกสารตั้งต้น
• ⇧ Shift+P : แสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง
• Q : สร้าง QR code สำหรับชำระเงิน
• Alt+F : โฟกัสที่ฟอร์มหรือตารางแรกในขั้นตอนการแก้ไขเอกสารที่ดำเนินการอยู่