เมนู "จัดการข้อมูล"
เมนูนี้ใช้จัดการข้อมูลของบริษัทในด้านต่างๆ ได้แก่การคำนวณข้อมูลใหม่, สำรองข้อมูล, และกู้คืนข้อมูล
เมนูย่อย "คำนวณข้อมูลใหม่"
เนื่องจากระบบ CuneiFox เก็บข้อมูลกิจกรรมต่างๆ แยกเป็นรายเดือน เพื่อประโยชน์ด้านความปลอดภัยและความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล ระบบจะต้องคำนวณข้อมูลยกไปของแต่ละเดือนไปสรุปเป็นรายการยกมาของเดือนถัดไป
คำอธิบายช่องข้อมูล
| รหัสบริษัท | รหัสบริษัทที่ในการลงชื่อเข้าใช้ระบบ |
| จากเดือน | เดือนแรกที่จะเริ่มประมวลผลข้อมูลใหม่ |
| ถึงเดือน | เดือนสุดท้ายที่จะประมวลผลข้อมูลใหม่ |
| แช่แข็ง/ผ่านบัญชี | เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
*** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" *** ดูหัวข้อย่อย |
| เลือกโมดูล
*** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการประมวลข้อมูลใหม่ ทั้งนี้ผู้ใช้อาจจะเลือกประมวลผลเฉพาะโมดูลที่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขข้อมูลบางอย่างได้ | |
ขั้นตอนการทำงาน
ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบ CuneiFox จะทำงานตามลำดับด้านล่างนี้ทีละเดือน ไล่ตั้งแต่เดือนแรกที่ผู้ใช้กำหนด เรื่อยไปจนถึงเดือนสุดท้ายที่กำหนด มีลำดับการทำงานในแต่ละเดือนดังนี้
- ระบบ CuneiFox มีลำดับการประมวลผลจากโมดูล "ค่าจ้าง" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีแยกประเภท" โดยประมวลข้อมูลเฉพาะโมดูลที่ผู้ใช้เลือก ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 – 5 สำหรับแต่ละโมดูล
- ระบบ CuneiFox ยึดข้อมูลที่ผู้ใช้มองเห็นและตรวจสอบได้เป็นสำคัญ และถือว่ารายการประวัติต่างๆ ที่เก็บไว้เบื้องหลัง อาจมีความคลาดเคลื่อนซึ่งผู้ใช้ไม่รับรู้ (โดยเฉพาะเมื่อมีการลบหรือแก้ไขเอกสารกลับไปมาหลายครั้ง) ดังนั้นโปรแกรมจะเริ่มต้นการคำนวณข้อมูลใหม่ด้วยการล้างรายการประวัติต่างๆ ที่โมดูลนั้นได้สร้างขึ้นภายในเดือนเสียก่อน
- สร้างรายการประวัติ และอัพเดตการบันทึกบัญชีรายวัน (ในรายการที่ไม่ได้ "ล็อค" รายวันเอาไว้) ตามลำดับเหตุการณ์และชนิดเอกสาร
- คำนวณหายอดยกไปของฐานข้อมูลประวัติ และฐานข้อมูลอื่นๆ
- ล้างยอดยกมาเดิมของเดือนถัดไป แล้วนำยอดยกมาที่เพิ่งคำนวณขึ้นมาใหม่บันทึกแทน
การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
ระบบ CuneiFox มีฟังก์ชันสำหรับการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้
- การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" เท่านั้น โดยผู้ใช้อาจจะกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้ ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นเพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้งายและรวดเร็วขึ้น
- การผ่านบัญชี: ข้อมูลในเดือนที่ผ่านบัญชีไปแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน