คำนวณข้อมูลใหม่
ตำแหน่งเมนู
เมนู "จัดการข้อมูล" → คำนวณข้อมูลใหม่
การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน
แนวคิดเบื้องหลัง
ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ:
- ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย: ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ
- การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี: ทำให้ผู้ใช้สามารถแช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไขข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล
- จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน: การแยกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน
- ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี: เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้
วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากซอฟต์แวร์ลักษณะเดียวกับส่วนใหญ่เลือกเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้อาจพบว่าวงจรการทำงานภายใต้ระบบคูนิฟ็อกซ์แตกต่างไปจากซอฟต์แวร์อื่นที่เคยใช้บ้าง
ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน
การเก็บข้อมูลแบบแยกเดือนนี้ ทำให้คูนิฟ็อกซ์มีการทำงานที่อาจต้องปรับความเคยชินเล็กน้อยอยู่ 2 ประการหลักๆ ได้แก่:
- คูนิฟ็อกซ์ใช้วันที่ของ session เพื่อเลือกฐานข้อมูลชุดทำงาน: คูนิฟ็อกซ์จะอ่านและเขียนข้อมูลธุรกรรมโดยจะยึดเดือนตามวันที่ของ session ดังนั้น ผู้ใช้จะมองเห็นและแก้ไขข้อมูลธุรกรรมดิบได้ทีละเดือน หากผู้ใช้ต้องการดูหรือแก้ไขข้อมูลของเดือนอื่น สามารถทำได้โดยเปลี่ยนวันที่ของ session (คลิกที่วัน/เวลาของ session บนแถบชื่อบริษัท)
ธุรกรรมต่างๆ จะไม่ปรากฏผลข้ามเดือนจนกว่าจะมีการคำนวณข้อมูลยกยอด: เนื่องจากคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ล้างข้อมูลดิบ ชุดข้อมูลของบริษัทอาจครอบคลุมช่วงเวลาหลายปี ดังนั้นระบบคูนิฟ็อกซ์จะไม่คำนวณผลกระทบของธุรกรรมข้ามเดือนให้โดยอัตโนมัติจนกว่าผู้ใช้จะสั่งคำนวณข้อมูลใหม่หรือระบบคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่ตั้งไว้
อย่างไรก็ตาม ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น เพื่อคำนวณผลกระทบของธุรกรรมที่ผู้ใช้บันทึก/เปลี่ยนแปลงค่าไปยังเดือนที่เลือกไว้เพียง 1 หรือ 2 เดือนได้ เช่นนี้ ผู้ใช้ก็จะสามารถทำงานระหว่างวันได้โดยสะดวก และปล่อยให้การคำนวณข้อมูลใหม่เป็นงานสำหรับสิ้นวันเพียงครั้งเดียว
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้นเดือนตุลาคม มีสินค้าในคลังทั้งหมด 100 ชิ้น บันทึกขายไป 10 ชิ้นในวันที่ 04 ตุลาคม ผู้ใช้จะเห็นจำนวนสินค้าในคลังดังนี้
| วันที่ของ session | ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น | คำอธิบาย | |
|---|---|---|---|
| ปิด | เปิด | ||
| ก่อนคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน) | |||
| 04-31 ตุลาคม | 90 ชิ้น | ธุรกรรมที่บันทึกเห็นผลกระทบทันทีภายในเดือนเดียวกัน | |
| 01-30 พฤศจิกายน | 100 ชิ้น | 90 ชิ้น | ธุรกรรมในเดือนตุลาคมไม่ส่งผลกับเดือนอื่นๆ หากไม่เปิดใช้งานฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น |
| หลังคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน) | |||
| 04-31 ตุลาคม | 90 ชิ้น | ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะยกยอดสิ้นงวดเดือนตุลาคมไปเป็นยอดต้นงวดเดือนพฤศจิกายน ทำให้ธุรกรรมในเดือนตุลาคมส่งผลอย่างถูกต้องในเดือนพฤศิกายน | |
| 01-30 พฤศจิกายน | |||
วัตถุประสงค์
การคำนวณข้อมูลใหม่ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:
- ตรวจเช็คความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล: หากไฟล์ฐานข้อมูลหรือดรรชนีเกิดความเสียหายขึ้น ผู้ใช้จะได้ทราบและกู้คืนข้อมูลชุดล่าสุดที่ใช้งานได้
- สร้างรายการประวัติและบัญชีรายวันใหม่: ระบบจะอ้างอิงจากข้อมูลธุรกรรมดิบที่ผู้ใช้บันทึกเพื่อล้างรายการทดระหว่างวัน ซึ่งเกิดจากการแก้ไขหรือลบข้อมูลธุรกรรม หรือกำจัดรายการที่บันทึก/คำนวณผิดพลาดเนื่องจากสถานการณ์ไม่ปกติต่างๆ
- ระบบจะสร้างรายการประวัติต่างๆ เช่น ประวัติการเข้า-ออกสินค้าคงคลัง, ประวัติเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว, ฯลฯ ใหม่ทั้งหมด
- สำหรับประเภทธุรกรรมที่มีการบันทึกบัญชีรายวันอัตโนมัติ (และไม่ได้ถูกล็อคโดยผู้ใช้) ระบบจะลงบันทึกบัญชีรายวันให้ใหม่ พร้อมล้างข้อมูลบัญชีรายวันที่ไม่มีข้อมูลธุรกรรมดิบ
- คำนวณผลลัพท์ของธุรกรรมภายในเดือน: เพื่อหายอดสิ้นงวดและยอดยกมาสำหรับเดือนถัดไป
การใช้งาน
- เข้าสู่เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"
- เลือกช่วงข้อมูลและโมดูลที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม "ส่งคำขอ" เพื่อเริ่มดำเนินการ
คำอธิบายช่องข้อมูล
*** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี"| จากเดือน... ถึงเดือน | เดือน | เดือนแรกและเดือนสุดท้ายที่จะคำนวณ
*** ระบบจะนำยอดสิ้นงวดของเดือนสุดท้ายไปเขียนเป็นยอดยกมาของเดือนถัดไปด้วย |
| แช่แข็ง/ผ่านบัญชี | ตัวเลือก | เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี") |
| ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว | จริง/เท็จ | ใช้การตั้งค่าปัจจุบันแทนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้สำหรับเดือนที่ถูกแช่แข็ง/ผ่านบัญชี พร้อมเปลี่ยนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในเป็นเหมือนการตั้งค่าปัจจุบัน (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ") |
| เลือกโมดูล (เลือกโมดูลที่ต้องการคำนวณข้อมูลใหม่) | ||
ขั้นตอนการทำงานภายใน
ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะทำงานตามลำดับด้านล่างนี้ทีละเดือน ไล่ตั้งแต่เดือนแรกที่ผู้ใช้กำหนด เรื่อยไปจนถึงเดือนสุดท้ายที่กำหนด มีลำดับการทำงานในแต่ละเดือนดังนี้
- ประมวลข้อมูลของโมดูลตามลำดับ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" โดยประมวลข้อมูลเฉพาะโมดูลที่ผู้ใช้เลือก ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 – 5 สำหรับแต่ละโมดูล
- ยึดข้อมูลที่ผู้ใช้มองเห็นและตรวจสอบได้เป็นสำคัญ และถือว่ารายการประวัติต่างๆ ที่เก็บไว้เบื้องหลัง อาจมีความคลาดเคลื่อนซึ่งผู้ใช้ไม่รับรู้ (โดยเฉพาะเมื่อมีการลบหรือแก้ไขเอกสารกลับไปมาหลายครั้ง) ดังนั้นโปรแกรมจะเริ่มต้นการคำนวณข้อมูลใหม่ด้วยการล้างรายการประวัติต่างๆ ที่โมดูลนั้นได้สร้างขึ้นภายในเดือนเสียก่อน
- สร้างรายการประวัติ และอัพเดตการบันทึกบัญชีรายวัน (เฉพาะรายการที่ไม่ได้ "ล็อค" ข้อมูลบัญชีรายวันเอาไว้) ตามลำดับเหตุการณ์และชนิดเอกสาร
- คำนวณหายอดยกไปของฐานข้อมูลประวัติ และฐานข้อมูลอื่นๆ
- ล้างยอดยกมาเดิมของเดือนถัดไป แล้วนำยอดยกมาที่เพิ่งคำนวณขึ้นมาใหม่บันทึกแทน
การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
ฟังก์ชันสำหรับการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี มีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้
- การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" เท่านั้น โดยอาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้ ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นเพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- การผ่านบัญชี: ข้อมูลในเดือนที่ผ่านบัญชีไปแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน