จัดการซีรีส์เอกสาร
ตำแหน่งเมนู
เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการซีรีส์เอกสาร
การใช้งาน
ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้
- เมื่อเลือกเมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร" โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่
- เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/จัดการ (ในตัวอย่างเลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้")
- เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ:
- กรณีต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง: ใช้งานตารางตามปกติ (สามารถศึกษาวิธีใช้ตารางได้จากเพจ "ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์")
- กรณีต้องการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร: ปรับค่าในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" แล้วคลิกปุ่ม "ตั้งค่า"
- กรอกค่าที่ต้องการในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" ที่อยู่เหนือตาราง
- คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" ข้างช่องข้อมูลนั้น
*** ดูข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสารในหัวข้อย่อยด้านล่าง
คำอธิบายช่องข้อมูล
| กลุ่มเอกสาร | ตัวเลือก | ประเภทของเอกสาร (โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ) |
| ตั้งต้น | จริง/เท็จ | ใช้ซีรีส์นี้เป็นซีรีส์ตั้งต้นสำหรับกลุ่มเอกสารนี้หรือไม่ (เมื่อเลือกซีรีส์หนึ่งเป็นซีรีส์ตั้งต้น ระบบจะถอดเครื่องหมายตั้งต้นออกจากซีรีส์อื่นในประเภทเอกสารเดียวกันให้โดยอัตโนมัติ) |
| ซีรีส์ | ข้อความ | ซีรีส์ของเอกสาร
*** ความยาว 3 อักขระ (ตัวอักษรหรือตัวเลข) |
| คำอธิบาย | ข้อความ | คำอธิบายหรือชื่อเต็มของซีรีส์เอกสารนี้ |
| รหัสแผนก, ชื่อแผนก, และอักษรย่อ | ค้นหา | รหัส, ชื่อ, และอักษรย่อของแผนกที่ใช้ซีรีส์และเลขลำดับในรายการนี้
*** หากแสดงข้อมูลเป็น "ทั้งหมด" แสดงว่า:
|
| (วงรอบก่อน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบก่อน"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
| (วงรอบปัจจุบัน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบปัจจุบัน"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
| (วงรอบถัดไป) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบถัดไป"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
เลขที่เอกสาร 3 วงรอบ และการขยับวงรอบอัตโนมัติ
เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "วัน":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือวันที่ 3 ตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือวันที่ 2 ตุลาคม 2021
- วงรอบถัดไปคือวันที่ 4 ตุลาคม 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "เดือน":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือเดือนตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือเดือนกันยายน 2021
- วงรอบถัดไปคือเดือนพฤศจิกายน 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "ปี":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือปี 2021
- วงรอบก่อนคือปี 2020
- วงรอบถัดไปคือปี 2022
*** ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้
การขยับวงรอบอัตโนมัติ
เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟีเจอร์ขยับวงรอบของเอกสารแทนผู้ใช้โดยอัตโนมัติ โดยฟีเจอร์นี้จะทำงานเมื่อวันที่ของ session และวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบถัดไป" ทั้ง 2 ค่า
ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร
- การเปลี่ยนวงรอบเอกสารส่งผลกับทุกโมดูล, ทุกซีรีส์, และทุกแผนกพร้อมกัน
- หากวงรอบเอกสารใดใน 3 วงรอบใหม่ตรงกับวงรอบเดิมที่ระบบมีข้อมูลเลขลำดับอยู่ ระบบจะโยกย้ายเลขลำดับตามไปให้โดยอัตโนมัติ วงรอบที่ไม่ตรงกับ 3 วงรอบเดิมจะถูกรีเซ็ตเลขลำดับ (เป็น 1 ทั้งหมด) เช่น:
| วงรอบก่อน | วงรอบปัจจุบัน | วงรอบถัดไป | |
|---|---|---|---|
| ค่าเดิมก่อนเปลี่ยนวงรอบ | ก.ย. 2021 | ต.ค. 2021 | พ.ย. 2021 |
| การเปลี่ยนวงรอบ | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น เม.ย. 2021 | มี.ค. 2021 รีเซ็ต |
เม.ย. 2021 รีเซ็ต |
พ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.ย. 2021 | ส.ค. 2021 รีเซ็ต |
ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ต.ค. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น พ.ย. 2021 | ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ธ.ค. 2021 | พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.พ. 2022 | ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
ก.พ. 2022 รีเซ็ต |
มี.ค. 2022 รีเซ็ต |
การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ
ในการบันทึกข้อมูลธุรกรรม ระบบคูนิฟ็อกซ์จัดให้มีช่องข้อมูลหลายช่อง (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเลขที่เอกสาร, เลขที่ใบกำกับฯ, เลขที่เอกสารอ้างอิงต่างๆ) รองรับฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถอ่านเพิ่มเติมว่ามีช่องข้อมูลใดที่รองรับฟังก์ชันนี้จากเพจคู่มือของธุรกรรมนั้นโดยตรง ในที่นี้จะแสดงเพจ "ใบขาย/ส่งสินค้า" เป็นตัวอย่าง
ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติมี 2 รูปแบบ ได้แก่:
เลขลำดับอัตโนมัติ (หมายเลข 1): ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสารตั้นต้นของประเภทเอกสารนั้น)
เมื่อผู้ใช้คลิกกรอกข้อมูลในช่องนี้ จะปรากฏรายการซีรีส์เอกสารที่รองรับ (ตัวอย่างในภาพ คือใบขาย/ส่งสินค้ารองรับซีรีส์เอกสาร 2 ซีรีส์ โดยซีรีส์ IVP เป็นค่าตั้งต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:
- ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ หรือ เปลี่ยนเฉพาะซีรีส์เอกสาร XXX (ด้วยคีย์บอร์ดหรือคลิกเลือกซีรีส์ที่ต้องการ): เมื่อระบบพบค่าพิเศษ **NEW** ระบบจะอ่านข้อมูลจากฐานข้อมูลเลขที่เอกสาร แล้วสร้างเลขที่เอกสารจากเลขลำดับถัดไป พร้อมขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง: หากระบบไม่พบค่าพิเศษ **NEW** ระบบจะยึดค่าที่ผู้ใช้กรอกเข้ามาเป็นค่าสำหรับธุรกรรมนั้น
*** โดยปกติ เลขที่เอกสารที่ผู้ใช้กำหนดเองจะถูกจำกัดให้ใช้ได้เฉพาะซีรีส์ที่ช่องข้อมูลนั้นรองรับ (ยกเว้นบางช่องข้อมูล ซึ่งจะแจ้งไว้อย่างชัดเจนในเพจที่เกี่ยวข้อง)
รอเลขที่เอกสารจากช่องอื่น (หมายเลข 2): ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น ??WAIT??
ช่องข้อมูลเหล่านี้มักต้องการใช้ข้อความเดียวกันกับข้อมูลช่องอื่น แต่ยังไม่ทราบค่าที่แน่นอน (เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีขายที่ต้องการใช้เลขที่เดียวกับเอกสารขาย แต่เลขที่เอกสารขายยังติดฟังก์ชัน **NEW** อยู่ เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:
- ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ตามเดิม: เมื่อระบบพบค่าพิเศษ ??WAIT?? ระบบจะดึงค่าที่สำเร็จแล้วจากช่องข้อมูลอื่นมากรอกให้โดยอัตโนมัติ
- ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง
- ถ้าช่องข้อมูลนี้รองรับฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติ (**NEW**) ผู้ใช้สามารถกรอกหรือคลิกเลือกซีรีส์เอกสารที่ต้องการจากรายการที่ปรากฏขึ้นมาก็ได้
ข้อควรระวังเกี่ยวกับเลขลำดับอัตโนมัติ
- ฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติใช้ได้เฉพาะกับเอกสาร/รายการใหม่เท่านั้น
- เมื่อระบบสร้างเลขลำดับอัตโนมัติ (ด้วยค่าพิเศษ **NEW**) ระบบจะขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลซีรีส์เอกสารให้โดยอัตโนมัติด้วย
- เลขเอกสารผู้ใช้ระบุค่าเองจะไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลแต่อย่างใด พฤติกรรมนี้อาจทำให้ระบบเลขลำดับอัตโนมัติทำงานไม่ได้ชั่วคราว จนกว่าผู้ใช้/ผู้ดูแลระบบจะปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลใหม่
- การลบเอกสารไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้ย้อนกลับ หากผู้ใช้ต้องการใช้เลขลำดับของเอกสารที่ถูกลบไปอีกครั้ง สามารถ:
- ปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลด้วยตนเองผ่านเพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร"
- ในขณะสร้างเอกสารใหม่ ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเองให้ตรงกับเลขที่เพิ่งถูกลบไป