จัดการซีรีส์เอกสาร
ตำแหน่งเมนู
เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการซีรีส์เอกสาร
การใช้งาน
ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้
- เมื่อเลือกเมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร" โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่
- เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/จัดการ (ในตัวอย่างเลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้")
- เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ:
- กรณีต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง: ใช้งานตารางตามปกติ (สามารถศึกษาวิธีใช้ตารางได้จากเพจ "ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์")
- กรณีต้องการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร: ปรับค่าในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" แล้วคลิกปุ่ม "ตั้งค่า"
- กรอกค่าที่ต้องการในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" ที่อยู่เหนือตาราง
- คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" ข้างช่องข้อมูลนั้น
*** ดูข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสารในหัวข้อย่อยด้านล่าง
คำอธิบายช่องข้อมูล
| กลุ่มเอกสาร | ตัวเลือก | ประเภทของเอกสาร (โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ) |
| ตั้งต้น | จริง/เท็จ | ใช้ซีรีส์นี้เป็นซีรีส์ตั้งต้นสำหรับกลุ่มเอกสารนี้หรือไม่ (เมื่อเลือกซีรีส์หนึ่งเป็นซีรีส์ตั้งต้น ระบบจะถอดเครื่องหมายตั้งต้นออกจากซีรีส์อื่นในประเภทเอกสารเดียวกันให้โดยอัตโนมัติ) |
| ซีรีส์ | ข้อความ | ซีรีส์ของเอกสาร
*** ความยาว 3 อักขระ (ตัวอักษรหรือตัวเลข) |
| คำอธิบาย | ข้อความ | คำอธิบายหรือชื่อเต็มของซีรีส์เอกสารนี้ |
| รหัสแผนก, ชื่อแผนก, และอักษรย่อ | ค้นหา | รหัส, ชื่อ, และอักษรย่อของแผนกที่ใช้ซีรีส์และเลขลำดับในรายการนี้
*** หากแสดงข้อมูลเป็น "ทั้งหมด" แสดงว่า:
|
| (วงรอบก่อน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบก่อน" |
| (วงรอบปัจจุบัน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบปัจจุบัน" |
| (วงรอบถัดไป) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบถัดไป" |
เลขที่เอกสาร 3 วงรอบ และการขยับวงรอบอัตโนมัติ
เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "วัน" และวงรอบปัจจุบันคือวันที่ 3 ตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือวันที่ 2 ตุลาคม 2021
- วงรอบถัดไปคือวันที่ 4 ตุลาคม 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "เดือน" และวงรอบปัจจุบันคือเดือนตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือเดือนกันยายน 2021
- วงรอบถัดไปคือเดือนพฤศจิกายน 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "ปี" และวงรอบปัจจุบันคือปี 2021
- วงรอบก่อนคือปี 2020
- วงรอบถัดไปคือปี 2022
*** ระบบสามารถขยับวงรอบของเอกสารให้โดยอัตโนมัติ เมื่อวันที่ของ session และวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบถัดไป" ทั้ง 2 ค่า
*** ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้
ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร
- การเปลี่ยนวงรอบเอกสารส่งผลกับทุกโมดูล, ทุกซีรีส์, และทุกแผนกพร้อมกัน
- หากวงรอบเอกสารใดใน 3 วงรอบใหม่ตรงกับวงรอบเดิมที่ระบบมีข้อมูลเลขลำดับอยู่ ระบบจะโยกย้ายเลขลำดับตามไปให้โดยอัตโนมัติ วงรอบที่ไม่ตรงกับ 3 วงรอบเดิมจะถูกรีเซ็ตเลขลำดับ (เป็น 1 ทั้งหมด) เช่น:
| วงรอบก่อน | วงรอบปัจจุบัน | วงรอบถัดไป | |
|---|---|---|---|
| ค่าเดิมก่อนเปลี่ยนวงรอบ | ก.ย. 2021 | ต.ค. 2021 | พ.ย. 2021 |
| การเปลี่ยนวงรอบ | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น เม.ย. 2021 | มี.ค. 2021 รีเซ็ต |
เม.ย. 2021 รีเซ็ต |
พ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.ย. 2021 | ส.ค. 2021 รีเซ็ต |
ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ต.ค. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น พ.ย. 2021 | ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ธ.ค. 2021 | พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.พ. 2022 | ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
ก.พ. 2022 รีเซ็ต |
มี.ค. 2022 รีเซ็ต |
การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ
ช่องข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเลขที่เอกสาร, เลขที่ใบกำกับฯ, เลขที่เอกสารอ้างอิงต่างๆ ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีหลายช่องที่สามารถใช้ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติได้ ทั้งนี้ โปรดศึกษาฟังก์ชันที่รองรับจากหัวข้อที่เกี่ยวข้องในคู่มือ
ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติมี 2 รูปแบบ ได้แก่:
- เลขที่เอกสารใหม่อัตโนมัติ (**NEW**): ระบบจะอ่านข้อมูลจากฐานข้อมูลเลขที่เอกสาร (เมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร") แล้วสร้างเลขที่เอกสารจากเลขลำดับถัดไปให้โดยอัตโนมัติ ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้ มักจะมีค่าตั้งต้นเป็น XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสาร: หมายเลข 1) ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้:
- ทิ้งค่าไว้ตามเดิม หรือ เปลี่ยนเฉพาะซีรีส์เอกสาร XXX เป็นซีรีส์ที่ต้องการ: หากเป็นซีรีส์ที่สามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ ระบบจะสร้างเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติ
- ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง
- รอเลขที่เอกสารอัตโนมัติจากช่องอื่น (??WAIT??): ระบบจะรอข้อมูลเลขที่เอกสารจากช่องที่กำหนดไว้ แล้วใช้เลขเดียวกัน (เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีขาย ที่ต้องการใช้เลขเดียวกันกับเลขที่ใบส่งสินค้า เป็นต้น) ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้ มักมีค่าตั้งต้นเป็น ??WAIT?? (หมายเลข 2: ช่องข้อมูลเหล่านี้หลายช่องรองรับฟังก์ชัน **NEW** ด้วยเช่นกัน) ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้:
- ทิ้งค่าไว้ตามเดิม: ระบบจะดึงค่าที่สำเร็จแล้วจากช่องข้อมูลอื่นมากรอกให้โดยอัตโนมัติ
- ถ้าช่องข้อมูลนี้รองรับฟังก์ชัน **NEW** ผู้ใช้สามารถกรอก XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสารที่ต้องการ) ได้
- ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง