จัดการตารางรหัส
ตำแหน่งเมนู
เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการตารางรหัส
การใช้งาน
*** อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับตารางรหัส, ธรรมชาติของรายการในตารางรหัส, และข้อควรปฏิบัติในการบริหารตารางรหัส ภายใต้บทความ "โมดูลในระบบคูนิฟ็อกซ์"
เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้ ระบบคูนิฟ็อกซ์เปิดให้สามารถจัดการรายการในตารางรหัสได้จากหลายจุด (เช่น ผู้ใช้สามารถเพิ่มลูกหนี้รายใหม่ หรือสินค้ารายการใหม่จากเพจรายการขายได้ทันที) อย่างไรก็ตาม การจัดการตารางรหัสอย่างเต็มรูปแบบ (ซึ่งรวมถึงการคัดลอก, นำเข้า, ส่งออก, ฯลฯ) จะรวบรวมอยู่ภายใต้เมนูย่อย "จัดการตารางรหัส"เท่านั้น
- เมื่อผู้ใช้เข้าสู่เพจ "จัดการตารางรหัส" โปรแกรมจะแสดงตารางรหัสทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ ทั้งที่เป็นของบริษัทปัจจุบัน และที่ใช้ร่วมกับบริษัทแม่ (ถ้ามี)
- คลิกเลือกตารางรหัสที่ต้องการดู/จัดการข้อมูล โปรแกรมจะเข้าสู่เพจของตารางรหัสที่เลือก
- ตารางรหัสส่วนใหญ่มีลักษณะเป็นตารางเดี่ยว (ดูวิธีใช้งานตารางได้ที่ "ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์")
- ตารางรหัสบางส่วนมีโครงสร้างซับซ้อน จำเป็นต้องใช้ฟอร์มและตารางร่วมกันในการแสดงค่า (ดูวิธีการใช้งานได้ที่ "หน้าจอเอกสาร")
*** โครงสร้างและรายละเอียดของแต่ละตารางรหัสจะอธิบายอย่างละเอียดในบทความเฉพาะของตารางรหัสนั้นเอง (โดยจะมีลิงก์จากโมดูลเจ้าของตารางรหัส)
ตารางรหัสและ Static ID
ตารางรหัสของระบบคูนิฟ็อกซ์ใช้ static ID (เลขประจำรายการคงที่) ในการอ้างอิงรายการในตารางรหัสทุกตาราง โดยผู้ใช้สามารถกำหนดค่า static ID ได้เองเมื่อเพิ่มรายการ แต่จะไม่สามารถแก้ไขค่านี้ในภายหลังได้
ข้อดีของการใช้ static ID
- สามารถเปลี่ยนแปลงรหัสต่างๆ ได้ ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการจัดระเบียบรหัสอ้างอิงใหม่ จึงมีความยืดหยุ่นมากกว่าระบบที่ใช้รหัสในการอ้างอิงโดยตรง
- ในกรณีที่แต่ละสาขา/บริษัทในเครือไม่ได้ใช้ตารางร่วมกัน แต่ละหน่วยงานยังสามารถใช้รหัสรายการแตกต่างกันตามความสะดวกได้ เพียงแค่ตั้ง static ID ของวัตถุเดียวกันให้มีค่าตรงกัน ต่างจากระบบที่อ้างอิงด้วยเลขประจำรายการที่ระบบจ่ายให้โดยอัตโนมัติ (id หรือ row_id)
ข้อควรระวังในการใช้ static ID
- การเปลี่ยนแปลงรหัสรายการใช้เพื่อจัดระเบียบรายการใหม่เท่านั้น โดย static ID ยังต้องอ้างอิงถึงวัตถุเดิม ไม่ควรเปลี่ยนรหัสจนทำให้ static ID ที่เคยอ้างอิงวัตถุหนึ่งอยู่ ไปอ้างอิงถึงอีกวัตถุหนึ่ง ดังตัวอย่างต่อไปนี้
| Static ID | รหัสสินค้าเดิม | รหัสสินค้าใหม่ |
|---|---|---|
| 1 | PEN-0001 | PEN-0001 |
| 2 | PENCIL001 | PCL-0001 |
| 3 | TV1 | TV0-0001 |
| Static ID | รหัสสินค้าเดิม | รหัสสินค้าใหม่ |
|---|---|---|
| 1 | PEN-0001 | PEN-0001 |
| 2 | PENCIL001 | TV0-0001 |
| 3 | TV1 | PCL-0001 |
แท็กรายการ
สำหรับตารางรหัสผู้ขาย/เจ้าหนี้, ลูกค้า/ลูกหนี้, และสินค้า ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันแท็กรายการ (hashtag) เพื่อความสะดวกในการจัดกลุ่ม โดยมีข้อดีดังนี้
- ทำให้รายการหนึ่งสามารถจัดอยู่ในหลายกลุ่มได้พร้อมๆ กัน
- ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลแท็กที่ต้องการลงในช่องข้อมูล "แท็ก" ของรายการนั้นได้ทันที โดยไม่ต้องเพิ่มกลุ่มที่จะใช้ในอีกฐานข้อมูลหนึ่งก่อน
การใช้งานแท็กรายการ
ในที่นี้จะใช้แท็กรายการในตารางรหัสสินค้ามาแสดงเป็นตัวอย่าง โดยกำหนดค่าดังนี้
- สินค้ารหัส TV0-0001 เป็นโทรทัศน์ อาจกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #โทรทัศน์#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า#บันเทิง#SONY#OLED
- สินค้ารหัส PEN-0001 เป็นปากกา อาจกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #เครื่องเขียน#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้สำนักงาน#ลูกลื่น#PARKER
ในรายงานที่มีสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตข้อมูล ผู้ใช้สามารถเลือกใช้แท็กเพื่อระบุสินค้าที่ต้องการได้ โดยสามารถระบุเงื่อนไขของแท็กเป็น
- AND: เพื่อให้ระบบเลือกเฉพาะสินค้าที่มีครบทุกแท็กที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้าด้วยแท็ก AND #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้า TV0-0001 แต่ไม่พบสินค้า PEN-0001 (เพราะสินค้านี้ไม่มีแท็ก #เครื่องใช้ไฟฟ้า)
- OR: เพื่อให้ระบบเลือกสินค้าที่มีแท็กใดแท็กหนึ่งที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้า ด้วยแท็ก OR #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้าทั้ง TV0-0001 (มีครบทั้ง 2 แท็ก) และ PEN-0001 (พบแท็ก #ของใช้ในบ้าน)