จัดการรูปแบบการพิมพ์

เมนู "จัดการรูปแบบการพิมพ์" ใช้สำหรับจัดการไฟล์ต่างๆ ได้แก่ ไฟล์แม่แบบสำหรับเอกสารและรายงานต่างๆ (template) รวมไปถึงไฟล์ประกอบต่างๆ เช่น ภาพที่ใช้ประกอบการพิมพ์เอกสาร และไฟล์พื้นหลังต่างๆ

ตำแหน่งเมนู

เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการรูปแบบการพิมพ์

ชนิดของไฟล์แบ่งตามหน้าที่ของไฟล์

ไฟล์รูปแบบการพิมพ์สามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม ได้แก่

• ไฟล์แม่แบบ (template): มีหน้าที่กำหนดรูปแบบของเอกสาร รวมไปถึงตำแหน่งของข้อมูลต่างๆ บนหน้ากระดาษ, ช่องข้อมูลที่จะอ่านข้อมูลมาแสดง, คำสั่งประมวลผลข้อมูลขณะพิมพ์

  ไฟล์กลุ่มนี้เป็นไฟล์เวกเตอร์กราฟิกสกุล SVG (สร้างโดยซอฟต์แวร์เวกเตอร์กราฟิกต่างๆ เช่น Inkscape, Adobe Illustrator เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถออกแบบไฟล์แม่แบบได้ตามต้องการ แล้วฝังคำสั่งอ่านและคำนวณข้อมูลในวัตถุต่างๆ ของไฟล์ตามรายละเอียดในบทความ "ชุดคำสั่งในไฟล์แม่แบบ"

• ไฟล์ภาพ: ซึ่งสามารถสั่งให้ปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ไฟล์ภาพอาจเป็นชนิด JPG, GIF, หรือ PNG ก็ได้

  เพื่อให้ใช้แม่แบบตั้งต้นของระบบได้เต็มที่ ผู้ใช้ของแต่ละบริษัทควรเพิ่มไฟล์ภาพ 3 ไฟล์ต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มเฉพาะของบริษัท

  • LOGO.png: สัญลักษณ์หรือโลโก้ของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏที่หัวเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะใช้ภาพตั้งต้นแทน)
  • SIGN.png: ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
  • STAMP.png: ตราประทับของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารทางภาษีต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
• ไฟล์พื้นหลัง: เป็นไฟล์ชนิด PDF ซึ่งสามารถสั่งให้ซ้อนเป็นพื้นหลังของเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ กรณีตัวอย่างของแม่แบบที่อาจใช้ไฟล์พื้นหลัง เช่น:
  • แม่แบบที่มีการออกแบบที่ซับซ้อน หรือมีองค์ประกอบจำนวนมาก (โดยเฉพาะองค์ประกอบที่เป็นราสเตอร์กราฟิก)
  • แม่แบบที่ต้องการแสดงพื้นหลังบนจอ แต่ไม่ต้องการพื้นพื้นหลังออกทางเครื่องพิมพ์ (เพราะใช้กระดาษที่พิมพ์ฟอร์มสำเร็จมาแล้ว เป็นต้น)

ตำแหน่งเก็บไฟล์

ในระบบคูนิฟ็อกซ์ ไฟล์เหล่านี้จะแบ่งเก็บเอาไว้ 2 ตำแหน่ง ได้แก่

• ไฟล์ตั้งต้นของระบบ: เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลส่วนกลางของโปรแกรม
• ไฟล์เฉพาะของแต่ละบริษัท: เก็บอยู่ในแฟ้มย่อยภายในแฟ้มข้อมูลของบริษัทแต่ละแห่ง เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก แฟ้มนี้จะเป็นแฟ้มเปล่า

การตั้งชื่อไฟล์แม่แบบ

ไฟล์แม่แบบในระบบคูนิฟ็อกซ์มีการตั้งชื่อที่หลากหลาย เพื่อรองรับกรณีย่อยและกรณีพิเศษต่างๆ ผู้ใช้สามารถศึกษาได้จากคำอธิบายที่ปรากฏขึ้นบนเพจนี้ อย่างไรก็ตาม วิธีการตั้งชื่อไฟล์แม่แบบส่วนมากจะเป็นตามหลักด้านล่างนี้:

รูปแบบชื่อไฟล์	ตัวอย่าง	คำอธิบาย
GL_<รหัสสมุดรายวัน>	GL_GL0, GL_PAY	แม่แบบเฉพาะเล่มของสมุดบัญชีรายวัน (กรณีไม่พบแม่แบบเฉพาะเล่ม ระบบจะใช้ไฟล์แม่แบบ GL_BOOK แทน)
<รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>	ARR0, PAY0, RET0, RET1, RET2	แม่แบบเอกสารธุรกรรมต่างๆ
<รหัสรายงาน>_REPORT	GL_JOUR_REPORT, GL_LDGR_REPORT, AS_DTLS_REPORT	แม่แบบสำหรับรายงานต่างๆ

ในกรณีที่ซับซ้อนขึ้น จะเติมท้ายชื่อไฟล์แม่แบบดังนี้

• หากต้องการพิมพ์เอกสารมากกว่า 1 ฉบับ/แบบในคราวเดียว: ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์ด้วย "_N" (N เป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 9)

  เช่น ใบขาย/ส่งสินค้า ต้องพิมพ์เป็นใบกำกับภาษี (ต้นฉบับ/สำเนา), ใบส่งของ (ต้นฉบับ/สำเนา #1/สำเนา #2), ใบเสร็จ (ต้นฉบับ/สำเนา) รวม 7 ฉบับ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น PAY0_1.svg, PAY0_2.svg, PAY0_3.svg, ..., PAY0_7.svg เป็นต้น

• หากต้องการให้เอกสารหน้าแรกแตกต่างไปจากหน้าอื่นๆ (เช่น หน้าแรกมีจำนวนรายการไม่เท่ากับหน้าอื่นๆ หรือ หน้าแรกมีข้อความที่แตกต่างจากหน้าอื่นๆ) ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์แม่แบบสำหรับหน้าแรกด้วย "_P"

  เช่น รายงานการจำหน่ายซอฟต์แวร์รายไตรมาส มีข้อความหมายเหตุซึ่งปรากฏอยู่เฉพาะในหน้าแรก ทำให้หน้าแรกพิมพ์รายการได้น้อยกว่าหน้าอื่นๆ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น SA_SWQT_REPORT_P.svg (สำหรับหน้าแรก) และ SA_SWQT_REPORT.svg (สำหรับหน้าถัดๆ ไปทั้งหมด)

• กฎการต่อท้ายชื่อแม่แบบทั้ง 2 ข้อข้างต้นสามารถใช้ร่วมกันได้: เช่น งบการเงิน ประกอบด้วยแม่แบบ 6 ไฟล์ ได้แก่:
  • GL_STAT_REPORT_1.svg: งบฐานะการเงิน
  • GL_STAT_REPORT_2.svg: งบกำไร/ขาดทุน
  • GL_STAT_REPORT_3.svg: ส่วนของผู้ถือหุ้น
  • GL_STAT_REPORT_4.svg: หมายเหตุ (ไม่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน สำหรับรองรับข้อความหมายเหตุเบื้องต้น)
  • GL_STAT_REPORT_5_P.svg: หมายเหตุ (หน้าแรกที่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน แต่เผื่อท่อนบนไว้สำหรับหมายเหตุเบื้องต้นที่ยังไม่จบ)
  • GL_STAT_REPORT_5.svg: หมายเหตุ (พิมพ์ข้อมูลจากรายงานเต็มหน้า)

การเลือกใช้ไฟล์รูปแบบโดยระบบ

เมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์เอกสารหรือรายงานโดยการคลิกปุ่ม ( P ) ระบบคูนิฟ็อกซ์จะหาไฟล์แม่แบบเป็นลำดับตามที่แสดงด้านล่างนี้ และจะใช้งานแม่แบบแรกที่พบ

ชนิดเอกสาร/ไฟล์	ลำดับการค้นหา
บันทึกบัญชีรายวัน	GL_<รหัสสมุดรายวัน>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท GL_<รหัสสมุดรายวัน>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ
เอกสารธุรกรรม	<ซีรีส์เอกสาร>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <ซีรีส์เอกสาร>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ <รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ
ไฟล์ภาพที่ระบุชื่อในแม่แบบ	<ไฟล์ภาพนั้น> ในแฟ้มของบริษัท <ไฟล์ภาพนั้น> ในแฟ้มของระบบ
ไฟล์แม่แบบที่ผู้ใช้ระบุชื่อ ดูหัวข้อย่อยถัดไป	<ชื่อไฟล์แม่แบบที่ระบุ>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <ชื่อไฟล์แม่แบบที่ระบุ>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ

การพิมพ์แบบระบุชื่อไฟล์แม่แบบ

หน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง

หากผู้ใช้ต้องการระบุชื่อไฟล์แม่แบบในการพิมพ์เอง สามารถทำได้โดย:

1. คลิกขวาที่ปุ่ม ( ⇧ Shift+P ) ระบบจะแสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง
2. ระบุชื่อแม่แบบที่ต้องการ (ไม่ต้องใส่ .svg) ในช่อง "รูปแบบการพิมพ์ที่ระบุ"
3. คลิกปุ่ม "พิมพ์" ด้านล่างหน้าต่าง

การใช้งาน

เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์"

เมื่อผู้ใช้เลือกเมนู "จัดการรูปแบบการพิมพ์" แล้ว โปรแกรมจะแสดงตารางขึ้นมา 2 ตาราง

• ตารางซ้ายแสดงไฟล์ตั้งต้นของระบบ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบไฟล์ได้แต่สามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อใช้เป็นตัวอย่างได้
• ตารางขวาแสดงไฟล์ในแฟ้มเฉพาะของบริษัทเอง

การจัดการไฟล์ต่างๆ มีขั้นตอนตามแสดงในหัวข้อย่อยต่อไปนี้

การดาวน์โหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้ว

เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์" (เลือกไฟล์เพื่อดาวน์โหลด)

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการดาวน์โหลด (ในที่นี้เลือก BOM0.svg จากตารางไฟล์ของระบบ)

หน้าต่างแสดงไฟล์ต้นแบบการพิมพ์

2. คลิกปุ่ม หรือ (ในตารางไฟล์ฝั่งที่เลือก) เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์ หากไฟล์ที่เลือกเป็นไฟล์ภาพ หรือ ไฟล์แม่แบบ จะเห็นตัวอย่างไฟล์ในหน้าต่างนี้ด้วย

การเปิดไฟล์รูปแบบการพิมพ์เพื่อดาวน์โหลด

3. คลิกปุ่ม ข้างช่องข้อมูล "ไฟล์" หรือคลิกที่ภาพตัวอย่าง ระบบจะเปิดไฟล์จริงในแท็บใหม่
4. ผู้ใช้สามารถบันทึกไฟล์ได้โดยใช้เมนูของเบราว์เซอร์ File → Save Page As… หรือกด Ctrl+S

การอัพโหลดไฟล์

หน้าต่างอัพโหลดไฟล์ต้นแบบการพิมพ์

1. คลิกปุ่ม ในตารางไฟล์ของบริษัท ระบบจะเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์

หน้าต่างอัพโหลดไฟล์ต้นแบบการพิมพ์ (เลือกไฟล์)

2. คลิกที่ช่องข้อมูล "ไฟล์" แล้วเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์
3. ตั้งชื่อไฟล์ในช่องข้อมูล "ชื่อสำหรับอัพโหลด"
4. คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการอัพโหลดไฟล์

การเปลี่ยนชื่อไฟล์

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อในตารางไฟล์ของบริษัท
2. คลิกปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดไฟล์
3. แก้ไขชื่อไฟล์ในช่อง "ชื่อสำหรับอัพโหลด"
4. คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการแก้ไข

การลบไฟล์

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการลบในตารางไฟล์ของบริษัท
2. คลิกปุ่ม ระบบจะแสดงหน้ายืนยันการลบไฟล์

หน้าต่างยืนยันการลบรูปแบบการพิมพ์

3. คลิก "ตกลง" เพื่อยืนยันการลบไฟล์ (หรือ "ยกเลิก" เพื่อยกเลิกการลบไฟล์)