ใบรับวางบิล และ ใบวางบิล

ตำแหน่งเมนู

ฟังก์ชัน	การใช้งาน/การรองรับ
ค้นหาเอกสาร	เลขที่เอกสาร
รายงานที่เกี่ยวข้อง	แจกแจงอายุเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_AGNG) รายการเอกสารเจ้าหนี้/ลูกหนี้คงค้าง (AP/AR_COLL) สถานะเอกสารเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_STAT) รายการเคลื่อนไหวบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_STMT) สรุปความเคลื่อนไหวบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_SUMM)
นำเข้าเอกสาร	–
ส่งออกเอกสาร	✓
ลบหลายเอกสาร	✓
รายวันที่เกี่ยวข้อง	–
คัดลอกเอกสาร	–
แม่แบบการพิมพ์ตั้งต้น	<ซีรีส์เอกสาร> PBL0 (ใบรับวางบิล) / BIL0 (ใบวางบิล)
พิมพ์หลายเอกสาร	✓
สร้างรหัส QR	–

• เมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → ใบรับวางบิล
• เมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → ใบวางบิล

*** ในบทความนี้ จะใช้ภาพตัวอย่างจากเพจ "ใบวางบิล"

รายละเอียดธุรกรรม

• เมนู "ใบรับวางบิล" ใช้บันทึกข้อมูลใบวางบิลจากเจ้าหนี้ หรือเตรียมข้อมูลเพื่อสั่งจ่ายเจ้าหนี้ในภายหลัง
• ในทางกลับกัน เมนู "ใบวางบิล" ใช้สร้างใบวางบิลเพื่อส่งให้ลูกหนี้ หรือเตรียมข้อมูลเพื่อบันทึกการรับชำระ

การใช้งาน

ใบรับวางบิล/ใบวางบิลอัตโนมัติ

เนื่องจากใบวางบิล และใบรับวางบิลเป็นเอกสารที่สร้างจากข้อมูลที่มีบันทึกเอาไว้อยู่แล้ว นำมาจัดลำดับใหม่ ระบบจึงมีฟังก์ชัน "ใบรับวางบิล/ใบวางบิลอัตโนมัติ" ไว้ เพื่อให้ผู้ใช้ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้จะทำงานเมื่อผู้ใช้คลิกปุ่มเพิ่มเอกสาร บนเพจนี้

การใช้งานฟีเจอร์ใบรับวางบิล / ใบวางบิลอัตโนมัติมีขั้นตอนคือ:

1. เลือกเมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → ใบรับวางบิล หรือ ใบวางบิล ตามที่ต้องการ
2. คลิกปุ่มเพิ่มเอกสาร ( A )
3. ระบบจะแสดงหน้าต่าง "ใบรับวางบิล/ใบวางบิลอัตโนมัติ" (ดูภาพตัวอย่างและคำอธิบายช่องข้อมูลในหัวข้อย่อยด้านล่าง)
   • กรอกรายละเอียดการสร้างเอกสารอัตโนมัติตามต้องการ แล้วคลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อสร้างเอกสารอัตโนมัติ หรือ
   • คลิกปุ่ม "ยกเลิก" เพื่อเข้าสู่การสร้างเอกสารใหม่ด้วยตนเองทีละเอกสาร

*** ฟีเจอร์นี้จะใช้งานได้เมื่อมีซีรีส์เอกสารต่อไปนี้เท่านั้น:

• ต้องมีซีรีส์เอกสารในกลุ่ม "ใบรับวางบิล (อัตโนมัติ)" เพื่อใช้ฟีเจอร์ "ใบรับวางบิลอัตโนมัติ"
• ต้องมีซีรีส์เอกสารในกลุ่ม "ใบวางบิล (อัตโนมัติ)" เพื่อใช้ฟีเจอร์ "ใบวางบิลอัตโนมัติ"

การเพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรม

1. เลือกเมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → ใบรับวางบิล หรือ ใบวางบิล โปรแกรมจะแสดงเพจที่ต้องการ (เรียงลำดับตามเลขที่เอกสาร: กรณีไม่มีเอกสาร จะแสดงเอกสารเปล่า)
2. อ่าน/เพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรมตามวิธีการใช้งานหน้าจอเอกสาร
   • เมื่อผู้ใช้คลิกปุ่มเพิ่มเอกสาร ระบบจะแสดงหน้าต่าง "ใบรับวางบิล/ใบวางบิลอัตโนมัติ" หากผู้ใช้ต้องการเพิ่มเอกสารทีละใบด้วยตนเอง ให้คลิกปุ่ม "ยกเลิก" ด้านล่างของหน้าต่างนี้

ขั้นตอนในโหมดการแก้ไข

• 

  ขั้นตอนที่ 1

• 

  ขั้นตอนที่ 2

• 

  ขั้นตอนที่ 3

คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับขั้นตอนที่ 2

ในขั้นตอนที่ 2 ระบบจะแสดงรายการหนี้คงค้างทั้งหมดของเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายนั้น (รวมรายการที่มีอยู่ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลที่กำลังเพิ่ม/แก้ไขอยู่ด้วย) ผู้ใช้สามารถ:

• เลือกรายการที่ต้องการรับ/วางบิล แล้วคลิกปุ่ม "ตกลง" ระบบจะนำรายการที่เลือกทั้งหมดกรอกลงในขั้นตอนที่ 3 ให้โดยอัตโนมัติ

  *** การกรอกข้อมูลด้วยวิธีนี้ เป็นการแทนที่รายการที่อาจมีอยู่เดิม ไม่ใช่การเพิ่มเติมรายการ ดังนั้น หากในขั้นตอนที่ 3 มีรายการหนี้อยู่แล้ว และผู้ใช้คลิก "ตกลง" โดยไม่ได้เลือกรายการดังกล่าวซ้ำ จะถือเป็นการลบรายการนั้นออกจากเอกสาร

• คลิกปุ่ม "ข้าม" หากต้องการจัดการรายการหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ด้วยตนเองทีละรายการ

คำอธิบายช่องข้อมูล

เพจ "ใบวางบิล"

รายการหลัก (หัวเอกสาร)

เลขที่เอกสาร	ข้อความ (*)	*** ใช้ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติได้ *** ซีรีส์เอกสารที่ใช้ได้คือ กลุ่ม "ใบรับวางบิล" (สำหรับเพจ "ใบรับวางบิล") กลุ่ม "ใบวางบิล" (สำหรับเพจ "ใบวางบิล")
วันที่เอกสาร	วันที่ (*)	*** ต้องอยู่ในเดือนเดียวกับวันที่ของ session
เลขที่อ้างอิง	ข้อความ	–
วันที่อ้างอิง	วันที่	–
แผนก	ค้นหา (*)	–
เจ้าหนี้ หรือ ลูกหนี้	ค้นหา (*)	–
คำอธิบาย	ข้อความ	–
บันทึก	ข้อความหลายบรรทัด	–

รายการย่อย

เลขที่บิล	ค้นหา (*)	เลขอ้างอิงยอดหนี้
วันที่บิล	วันที่ (*)	*** ระบบค้นหาและกรอกค่าให้โดยอัตโนมัติ
คำอธิบาย	ข้อความ	*** ระบบค้นหาและกรอกค่าให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความได้
วันกำหนดชำระ	วันที่ (*)	*** ระบบค้นหาและกรอกค่าให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าได้
ยอดตั้งต้น	ค่าทางบัญชี (*)	*** ระบบค้นหาและกรอกค่าให้โดยอัตโนมัติ
ยอดคงเหลือ	ค่าทางบัญชี	ยอดตั้งต้น หักยอดที่ชำระไปแล้ว *** ระบบค้นหาและกรอกค่าให้โดยอัตโนมัติ
ยอดแจ้งชำระ	ค่าทางบัญชี (*)	ยอดที่แจ้งให้ชำระในใบรับวางบิล/ใบวางบิล *** ระบบกรอกยอดคงเหลือให้โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าได้

หน้าต่าง "ใบรับวางบิล/ใบวางบิลอัตโนมัติ"

เพจ "ใบวางบิล" (หน้าต่างใบวางบิลอัตโนมัติ)

เลือกแผนกออกเอกสาร
แผนก	ค้นหา (*)	แผนกที่สร้างใบรับวางบิล/ใบวางบิล
เลือกรหัสเจ้าหนี้/ลูกหนี้
ลำดับตามเจ้าหน้าที่	จริง/เท็จ	จัดลำดับเอกสารอัตโนมัติให้รายการที่ดูแลโดยพนักงานจัดซื้อ/พนักงานขายคนเดียวกันอยู่ติดกัน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเอกสารทำงาน
ลำดับตามแท็กแรก	จริง/เท็จ	จัดลำดับเอกสารอัตโนมัติตามแท็กแรกของเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (ดูตารางรหัส "เจ้าหนี้/ผู้ขาย" และ "ลูกหนี้/ลูกค้า")
(วิธีเลือกเจ้าหนี้/ลูกหนี้)	ตัวเลือก (*)	กรณีเลือก "เลือกจากลำดับรหัส": ระบบจะให้เลือกเจ้าหนี้/ลูกหนี้รหัสแรก และ รหัสสุดท้าย กรณีเลือก "เลือกเฉพาะรายการ": ระบบจะให้เลือกเจ้าหนี้/ลูกหนี้ โดยใช้ตารางค้นหาชนิดเลือกหลายรายการ
ช่วงวันที่เอกสาร
(แยกรายการตามวันที่เอกสาร)	ตัวเลือก (*)	แยกเอกสารใบรับวางบิล/ใบวางบิลตามเงื่อนไขเพิ่มเติม: ไม่แยกรายการ: ไม่แยกใบรับวางบิล/ใบวางบิลโดยเงื่อนไขวันที่เอกสารหนี้ แยกรายการตามวันที่เอกสาร: รวมเอกสารที่ลงวันที่เดียวกันไว้ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลเดียวกัน แยกรายการตามเดือนเอกสาร: รวมเอกสารที่ลงวันที่ในเดือนเดียวกันไว้ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลเดียวกัน แยกเอกสารสำหรับแต่ละรายการ: สร้างใบรับวางบิล/ใบวางบิลแยกกันสำหรับทุกๆ ยอดหนี้
จากวันที่ และ ถึงวันที่	วันที่	เลือกขอบเขตของเอกสารหนี้ที่จะนำมาออกใบรับวางบิล/ใบวางบิล *** สามารถปล่อยช่องใดช่องหนึ่ง หรือทั้งสองช่องว่างไว้ ระบบจะไม่ใช้เงื่อนไขที่เว้นว่างไว้มาเลือกรายการหนี้
ช่วงวันกำหนดชำระ
(แยกรายการตามวันที่กำหนดชำระ)	ตัวเลือก (*)	แยกเอกสารใบรับวางบิล/ใบวางบิลตามเงื่อนไขเพิ่มเติม: ไม่แยกรายการ: ไม่แยกใบรับวางบิล/ใบวางบิลโดยเงื่อนไขวันที่กำหนดชำระ แยกรายการตามวันที่กำหนดชำระ: รวมเอกสารที่ครบกำหนดชำระในวันเดียวกันไว้ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลเดียวกัน แยกรายการตามเดือนกำหนดชำระ: รวมเอกสารที่ครบกำหนดชำระในเดือนเดียวกันไว้ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลเดียวกัน
จากวันที่ และ ถึงวันที่	วันที่	เลือกขอบเขตของเอกสารหนี้ที่จะนำมาออกใบรับวางบิล/ใบวางบิล *** สามารถปล่อยช่องใดช่องหนึ่ง หรือทั้งสองช่องว่างไว้ ระบบจะไม่ใช้เงื่อนไขที่เว้นว่างไว้มาเลือกรายการหนี้

*** เงื่อนไขการแยกเอกสารตามวันที่เอกสาร และวันกำหนดชำระทำงานร่วมกัน เช่น ถ้าเลือก "แยกตามวันที่เอกสาร" และ "แยกตามเดือนกำหนดชำระ" ในใบรับวางบิล/ใบวางบิลที่สร้างขึ้นแต่ละใบ จะมีเฉพาะรายการหนี้ที่เกิดในวันที่เดียวกัน และมีกำหนดชำระในเดือนเดียวกัน เป็นต้น

สถานะเอกสาร

EDIT	สีฟ้า: มีผู้ใช้อื่นแก้ไขเอกสารนี้อยู่