โมดูลในระบบคูนิฟ็อกซ์

ระบบคูนิฟ็อกซ์ได้แบ่งรูปแบบธุรกรรมที่พบได้ในการประกอบธุรกิจออกเป็นกลุ่มๆ โดยแต่ละกลุ่มธุรกรรม ตลอดจนตารางรหัส, การตั้งค่า, และชุดของสิทธิ์ที่จำเป็นต่อการบันทึกธุรกรรมเหล่านั้น เรียกรวมว่าเป็น "โมดูล" (module)

ในขณะนี้ โมดูลที่เปิดให้ใช้งานทั้งหมดเป็นโมดูลที่พัฒนาขึ้นโดยบริษัทผู้พัฒนาระบบคูนิฟ็อกซ์ เรียกเป็น "โมดูลมาตรฐาน" (standard module) มีอยู่ 5 โมดูล ได้แก่:

• โมดูลบัญชีรายวัน
• โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้
• โมดูลสินค้าคงคลัง
• โมดูลสินทรัพย์
• โมดูลค่าจ้าง/เงินเดือน

องค์ประกอบของโมดูล และลำดับการตั้งค่า

แต่ละโมดูลของคูนิฟ็อกซ์จะมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีบทบาทในโมดูลคล้ายคลึงกันดังต่อไปนี้:

1. สิทธิ์ของผู้ใช้
2. การตั้งค่าระบบ
3. ตารางรหัส
4. รูปแบบการลงบัญชีรายวัน
5. ซีรีส์เอกสาร
6. ข้อมูลธุรกรรม

ลำดับ 1-5 ที่แสดงข้างต้นเป็นลำดับที่แนะนำให้ผู้ใช้ตั้งค่าและตั้งรหัสรายการก่อนการใช้งานครั้งแรก (สำหรับบางโมดูล ลำดับความสำคัญอาจจะแตกต่างไปจากในที่นี้บ้าง ดังจะได้อธิบายในบทความเฉพาะของโมดูลนั้นๆ)

สิทธิ์ของผู้ใช้

*** ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้งาน" สามารถปรับแก้สิทธิ์ของตนเองและผู้ใช้อื่นได้ที่เพจ "กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน"

ค่าสิทธิ์จะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มได้แก่:

• กลุ่มการจัดการตารางรหัส: สิทธิ์ที่ผู้ใช้มีในตารางรหัสแต่ละตารางของโมดูล
• กลุ่มการจัดการเอกสาร: สิทธิ์ที่ผู้ใช้มีในการบันทึกธุรกรรมแต่ละประเภทของโมดูล
• กลุ่มอื่นๆ: สิทธิ์อื่นๆ ที่ผู้ใช้มีในโมดูล เช่น สิทธิ์ในการเข้าถึงรายงานและซีรีส์เอกสาร

รายละเอียดของค่าสิทธิ์ต่างๆ จะชี้แจงภายใต้บทความเฉพาะของแต่ละโมดูลต่อไป

การตั้งค่าระบบ

*** ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แก้ไขบริษัท/สาขาในทะเบียนรหัส" สามารถปรับการตั้งค่าของบริษัทได้ที่เพจ "ตั้งค่าระบบ"

การตั้งค่าระบบในส่วนของแต่ละโมดูลจะควบคุมการทำงาน, การคำนวณ, การจำกัดข้อมูลต่างๆ, รวมไปถึงค่าคงที่ที่ใช้ในการทำงานของโมดูล รายละเอียดของการตั้งค่าระบบจะกล่าวถึงอย่างละเอียดในบทความเฉพาะของแต่ละโมดูลต่อไป

ตารางรหัส

ตารางรหัสเป็นส่วนเก็บข้อมูลที่มีลักษณะเป็นวัตถุ, บุคคล, รายการคงที่ เพื่อใช้อ้างอิงในข้อมูลธุรกรรมต่างๆ ผู้ใช้ในแต่ละบริษัทควรสร้างข้อตกลงภายในเกี่ยวกับข้อปฏิบัติและวิธีการปฏิบัติงานเกี่ยวกับตารางรหัสต่างๆ เพื่อความยั่งยืนของข้อมูล, ความสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน, และความสามารถในการบำรุงรักษา

แต่ละโมดูลจะมาพร้อมกับตารางรหัสของตัวเอง บางตารางรหัสจะมีค่าตั้งต้นเอาไว้ให้แล้วในขณะที่บางตารางรหัสจะเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลเปล่า รายละเอียดของแต่ละตารางรหัสจะกล่าวถึงโดยละเอียดในบทความเฉพาะเป็นตารางๆ ไป

Static ID

ระบบคูนิฟ็อกซ์ใช้ static ID (เลขประจำรายการคงที่: StID) ในการอ้างอิงรายการในตารางรหัสทุกตาราง ผู้ใช้สามารถกำหนดค่า static ID ได้เองเมื่อเพิ่มรายการ แต่จะไม่สามารถแก้ไขค่านี้ในภายหลัง

ข้อดีของการใช้ static ID

• สามารถเปลี่ยนแปลงรหัสต่างๆ ได้ โดยไม่ทำให้ข้อมูลย้อนหลังขาดความต่อเนื่อง จึงมีความยืดหยุ่นมากกว่าระบบที่ใช้รหัสในการอ้างอิงโดยตรง ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการจัดระเบียบรหัสรายการใหม่
• ในกรณีที่แต่ละสาขา/บริษัทในเครือไม่ได้ใช้ตารางร่วมกัน บริษัทย่อยแต่ละแห่งยังสามารถตั้งรหัสรายการให้แตกต่างกันตามความเหมาะสมในการใช้งาน เพียงแค่ตั้ง static ID ของวัตถุเดียวกันให้มีค่าตรงกัน (ดูหัวข้อ "การใช้ตารางรหัสร่วมกัน") ต่างจากระบบที่อ้างอิงด้วยเลขประจำรายการที่ระบบจ่ายให้โดยอัตโนมัติ (id หรือ row_id)

ข้อควรระวังในการใช้ static ID

• การเปลี่ยนแปลงรหัสรายการใช้เพื่อจัดระเบียบรายการใหม่เท่านั้น โดย static ID ยังต้องอ้างอิงถึงวัตถุเดิม ไม่ควรเปลี่ยนรหัสจนทำให้ static ID ที่เคยอ้างอิงวัตถุหนึ่งอยู่ ไปอ้างอิงถึงอีกวัตถุหนึ่ง ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงรหัสสินค้าที่ถูกต้อง (ในที่นี้เพื่อจัดระเบียบความยาวรหัสใหม่)

Static ID	รหัสสินค้าเดิม	รหัสสินค้าใหม่
1	PEN-0001	PEN-0001
2	PENCIL001	PCL-0001
3	TV1	TV0-0001

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงรหัสสินค้าที่ไม่แนะนำ (ในที่นี้มีการเปลี่ยนแปลงสินค้าที่อ้างอิงโดย static ID หมายเลข 2 และ 3)

Static ID	รหัสสินค้าเดิม	รหัสสินค้าใหม่
1	PEN-0001	PEN-0001
2	PENCIL001	TV0-0001
3	TV1	PCL-0001

• ไม่แนะนำให้ลบรายการในตารางรหัส (หากรายการนั้นเคยถูกนำไปใช้แล้ว) เพื่อป้องกันการใช้ static ID ซ้ำกับรายการที่ถูกลบไป (static ID recycling) ซึ่งจะทำให้รายงานที่เกี่ยวข้องกับทั้งรายการเก่าและรายการใหม่คลาดเคลื่อน, ไม่สมบูรณ์ได้

แท็กรายการ

สำหรับตารางรหัสบางตาราง เช่น เจ้าหนี้ / ผู้ขาย, ลูกหนี้ / ลูกค้า, และสินค้า ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันแท็กรายการ (hashtag) เพื่อความสะดวกในการจัดกลุ่ม โดยมีข้อดีคือ:

• ทำให้รายการหนึ่งสามารถจัดอยู่ในหลายกลุ่มได้พร้อมๆ กัน
• ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลแท็กที่ต้องการลงในช่องข้อมูล "แท็ก" ของรายการนั้นได้ทันที โดยไม่ต้องเพิ่มกลุ่มที่จะใช้เข้าในอีกฐานข้อมูลหนึ่งก่อน

การใช้งานแท็กรายการ

แท็กรายการจะใช้ประโยชน์ในการเรียกรายงานเป็นส่วนใหญ่ ในที่นี้จะใช้แท็กรายการในตารางรหัสสินค้ามาแสดงเป็นตัวอย่าง โดยกำหนดค่าดังนี้:

• สินค้ารหัส TV0-0001 เป็นโทรทัศน์ สมมุติกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #โทรทัศน์#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า#บันเทิง#SONY#OLED
• สินค้ารหัส PEN-0001 เป็นปากกา สมมุติกรอกข้อมูลแท็กเป็น: #เครื่องเขียน#ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้สำนักงาน#ลูกลื่น#PARKER

ในรายงานที่เกี่ยวกับสินค้า เช่น รายละเอียดการขาย และ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ผู้ใช้สามารถใช้แท็กเพื่อระบุสินค้าที่ต้องการเรียกรายงานได้ โดยสามารถระบุเงื่อนไขของแท็กเป็น:

• AND: เพื่อให้ระบบเลือกเฉพาะสินค้าที่มีครบทุกแท็กที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้าด้วยแท็ก AND: #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้า TV0-0001 แต่ไม่พบสินค้า PEN-0001 (เพราะสินค้านี้ไม่มีแท็ก #เครื่องใช้ไฟฟ้า)
• OR: เพื่อให้ระบบเลือกสินค้าที่มีแท็กใดแท็กหนึ่งที่เลือก เช่น ถ้าเรียกรายงานของสินค้า ด้วยแท็ก OR: #ของใช้ในบ้าน#เครื่องใช้ไฟฟ้า ระบบจะพบสินค้าทั้ง TV0-0001 (มีครบทั้ง 2 แท็ก) และ PEN-0001 (พบแท็ก #ของใช้ในบ้าน)

การนำเข้า/ส่งออกตารางรหัส

ตารางรหัสในระบบคูนิฟ็อกซ์สามารถนำเข้า (ใช้สิทธิ์ระดับ 5) และส่งออก (ใช้สิทธิ์ระดับ 1) ข้อมูลได้ หากผู้ใช้มีสิทธิ์ในตารางรหัสนั้นเพียงพอ จะปรากฏปุ่ม "นำเข้ารายการ" และ "ส่งออกตาราง" ขึ้นบนเพจตารางรหัสดังรูป

ตัวอย่างปุ่ม "นำเข้ารายการ" และ "ส่งออกตาราง" บนเพจตารางรหัส

การส่งออกตาราง

1. เข้าสู่เพจของตารางรหัสที่ต้องการ โดยใช้ เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการตารางรหัส → (เลือกตารางรหัสที่ต้องการ)
2. คลิกปุ่ม "ส่งออกตาราง" ระบบจะเตรียมไฟล์กระดาษทำการ (XLSX) ให้ผู้ใช้ดาวน์โหลด

การนำเข้ารายการ

1. เข้าสู่เพจของตารางรหัสที่ต้องการ โดยใช้ เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการตารางรหัส → (เลือกตารางรหัสที่ต้องการ)
2. คลิกปุ่ม "นำเข้ารายการ" ระบบจะแสดงหน้าต่างเลือกไฟล์ข้อมูล

3. เลือกไฟล์ข้อมูล แล้วคลิกปุ่ม "นำเข้า"

   ไฟล์ข้อมูลที่เลือกต้องเป็นประเภท XLSX ในรูปแบบที่กำหนดสำหรับตารางรหัสนั้นๆ โดยผู้ใช้สามารถหาไฟล์ต้นแบบได้ดังนี้:

   • ดาวน์โหลดจากหัวข้อ "ข้อมูลชุดตั้งต้น" ในบทความของตารางรหัสที่ต้องการ
   • ส่งออกตารางรหัสที่ต้องการ
4. ระบบจะพยายามนำเข้ารายการที่มีอยู่ในไฟล์ที่เลือก โดยมีหลักการทำงานดังนี้:
   • หากค่า static ID ของรายการนั้นไม่มีอยู่ในตารางรหัส จะถือเป็นการเพิ่มรายการใหม่
   • หากค่า static ID ของรายการนั้นมีอยู่ในตารางรหัสแล้ว จะถือเป็นการแก้ไขรายการที่มีอยู่
5. เมื่อระบบทำงานเสร็จสิ้น จะเตรียมไฟล์บันทึก (LOG) ไว้ให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดได้
   • บรรทัดที่เริ่มด้วยคำว่า "CREATED" แสดงรายการที่เพิ่มใหม่สำเร็จ เช่น
     "CREATED: acccode: ROW 5" แสดงว่าสร้างรายการใหม่ตามข้อมูลในบรรทัดที่ 5 สำเร็จ
   • บรรทัดที่เริ่มด้วยคำว่า "UPDATED" แสดงรายการที่แก้ไขสำเร็จ เช่น
     "UPDATED: acccode: ROW 2" แสดงว่าแก้ไขรายการตามข้อมูลในบรรทัดที่ 2 สำเร็จ
   • บรรทัดที่เริ่มด้วยคำว่า "ERROR" แสดงรายการที่มีปัญหา พร้อมระบุสาเหตุ เช่น
     "ERROR: acccode: ROW 6: NOT NULL constraint failed: acccode.accgrp" แสดงว่าข้อมูลบรรทัดที่ 6 มีปัญหา (ไม่ได้ระบุกลุ่มบัญชี)

ข้อมูลธุรกรรม, ซีรีส์เอกสาร, และการลงบัญชีรายวัน

ข้อมูลธุรกรรมเก็บข้อมูลกิจกรรมและความเคลื่อนไหวทางการเงิน, การค้า, และการประกอบธุรกิจของบริษัท

• ข้อมูลธุรกรรมแต่ละประเภทจะมีซีรีส์เอกสารที่สามารถใช้ได้อยู่ 1 ซีรีส์ขึ้นไป (ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แก้ไขบริษัท/สาขาในทะเบียนรหัส" สามารถจัดการซีรีส์เอกสารได้ที่เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร")
• ธุรกรรมที่มีการบันทึกบัญชีรายวันอัตโนมัติร่วมด้วยจะมีรูปแบบการบันทึกบัญชีกำหนดเอาไว้ (ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แก้ไขบริษัท/สาขาในทะเบียนรหัส" สามารถแก้ไขได้ที่เพจ "กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี")

แต่ละโมดูลจะมาพร้อมกับรูปแบบธุรกรรมของตัวเอง ซึ่งจะกล่าวถึงอย่างละเอียดในบทความเฉพาะสำหรับแต่ละประเภทธุรกรรม

โมดูลมูลฐาน และโมดูลต่อยอด

ในกรณีที่โมดูล A ต้องใช้ฟังก์ชัน, ฟีเจอร์, หรือตารางรหัสของโมดูล B จึงจะทำงานได้ เช่น โมดูลสินค้าคงคลังต้องใช้ตารางรหัสลูกค้าของโมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้ จะเรียกได้ว่า:

• โมดูล A เป็น "โมดูลต่อยอด" (expansion module) ของโมดูล B เช่น โมดูลสินค้าคงคลังเป็นโมดูลต่อยอกของโมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้
• โมดูล B เป็น "โมดูลมูลฐาน" (base module หรือ dependency) ของโมดูล A เช่น โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้เป็นโมดูลต่อยอกของโมดูลสินค้าคงคลัง