ผลต่างระหว่างรุ่นของ "คำนวณข้อมูลใหม่"
ไม่มีความย่อการแก้ไข |
|||
| (ไม่แสดง 25 รุ่นระหว่างกลางโดยผู้ใช้คนเดียวกัน) | |||
| บรรทัดที่ 1: | บรรทัดที่ 1: | ||
__FORCETOC__ | |||
{{คู่มือการใช้โปรแกรมคูนิฟ็อกซ์}} | |||
== ตำแหน่งเมนู == | == ตำแหน่งเมนู == | ||
'''[[เมนู "จัดการข้อมูล"]] → คำนวณข้อมูลใหม่''' | '''[[เมนู "จัดการข้อมูล"]] → คำนวณข้อมูลใหม่''' | ||
== ผลยกยอดเบื้องต้น == | == การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน == | ||
=== แนวคิดเบื้องหลัง === | |||
ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ: | |||
* '''ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย:''' ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ | |||
* '''การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี:''' ทำให้ผู้ใช้สามารถ[[#การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี|แช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไข]]ข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล | |||
* '''จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน:''' การแยกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน | |||
* '''ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี:''' เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้ | |||
วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากซอฟต์แวร์ลักษณะเดียวกับส่วนใหญ่เลือกเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้อาจพบว่าวงจรการทำงานภายใต้ระบบคูนิฟ็อกซ์แตกต่างไปจากซอฟต์แวร์อื่นที่เคยใช้บ้าง | |||
=== ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน === | |||
การเก็บข้อมูลแบบแยกเดือนนี้ ทำให้คูนิฟ็อกซ์มีการทำงานที่อาจต้องปรับความเคยชินเล็กน้อยอยู่ 2 ประการหลักๆ ได้แก่: | |||
* '''คูนิฟ็อกซ์ใช้วันที่ของ session เพื่อเลือกฐานข้อมูลชุดทำงาน:''' คูนิฟ็อกซ์จะอ่านและเขียนข้อมูลธุรกรรมโดยจะยึดเดือนตามวันที่ของ session ดังนั้น '''ผู้ใช้จะมองเห็นและแก้ไขข้อมูลธุรกรรมดิบได้ทีละเดือน''' หากผู้ใช้ต้องการดูหรือแก้ไขข้อมูลของเดือนอื่น สามารถทำได้โดย'''[[กำหนดวันที่/เวลา|เปลี่ยนวันที่ของ session (คลิกที่วัน/เวลาของ session บนแถบชื่อบริษัท)]]''' | |||
* <p id="ผลยกยอดเบื้องต้น">'''ธุรกรรมต่างๆ จะไม่ปรากฏผลข้ามเดือนจนกว่าจะมีการคำนวณข้อมูลยกยอด:''' เนื่องจากคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ล้างข้อมูลดิบ ชุดข้อมูลของบริษัทอาจครอบคลุมช่วงเวลาหลายปี ดังนั้นระบบคูนิฟ็อกซ์จะ'''ไม่คำนวณผลกระทบของธุรกรรมข้ามเดือนให้โดยอัตโนมัติ'''จนกว่าผู้ใช้จะสั่งคำนวณข้อมูลใหม่หรือ[[ตั้งค่าระบบ#หมวด "พื้นฐาน"|ระบบคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่ตั้งไว้]]</p><p>อย่างไรก็ตาม ระบบคูนิฟ็อกซ์มี'''[[ตั้งค่าระบบ#หมวด "พื้นฐาน"|ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น]]''' เพื่อคำนวณผลกระทบของธุรกรรมที่ผู้ใช้บันทึก/เปลี่ยนแปลงค่าไปยังเดือนที่เลือกไว้เพียง 1 หรือ 2 เดือนได้ เช่นนี้ ผู้ใช้ก็จะสามารถทำงานระหว่างวันได้โดยสะดวก และปล่อยให้การคำนวณข้อมูลใหม่เป็นงานสำหรับสิ้นวันเพียงครั้งเดียว</p><p>ตัวอย่างเช่น เมื่อต้นเดือนตุลาคม มีสินค้าในคลังทั้งหมด 100 ชิ้น บันทึกขายไป 10 ชิ้นในวันที่ 04 ตุลาคม ผู้ใช้จะเห็นจำนวนสินค้าในคลังดังนี้ | |||
{| class="wikitable" style="width:100%;" | |||
|- | |||
! rowspan=2 style="width:120px;" | วันที่ของ session || colspan=2 | ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น || rowspan=2 | คำอธิบาย | |||
|- | |||
! style="width:75px;" | ปิด !! style="width:75px;" | เปิด | |||
|- | |||
| colspan=4 style="text-align: center;background-color:#bee5eb"" | '''ก่อนคำนวณข้อมูลใหม่''' ''(เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)'' | |||
|- | |||
| 04-31 ตุลาคม || colspan=2 style="text-align:center;" | 90 ชิ้น || ธุรกรรมที่บันทึกเห็นผลกระทบทันทีภายในเดือนเดียวกัน | |||
|- | |||
| 01-30 พฤศจิกายน || style="text-align:center;" | 100 ชิ้น || style="text-align:center;" | 90 ชิ้น || ธุรกรรมในเดือนตุลาคมไม่ส่งผลกับเดือนอื่นๆ หากไม่เปิดใช้งานฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น | |||
|- | |||
| colspan=4 style="text-align: center;background-color:#bee5eb"" | '''หลังคำนวณข้อมูลใหม่''' ''(เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)'' | |||
|- | |||
| 04-31 ตุลาคม || colspan=2 rowspan=2 style="text-align:center;" | 90 ชิ้น || rowspan=2 | ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะยกยอดสิ้นงวดเดือนตุลาคมไปเป็นยอดต้นงวดเดือนพฤศจิกายน ทำให้ธุรกรรมในเดือนตุลาคมส่งผลอย่างถูกต้องในเดือนพฤศิกายน | |||
|- | |||
| 01-30 พฤศจิกายน | |||
|}</p> | |||
== วัตถุประสงค์ == | |||
การคำนวณข้อมูลใหม่ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้: | |||
* '''ตรวจเช็คความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล:''' หากไฟล์ฐานข้อมูลหรือดรรชนีเกิดความเสียหายขึ้น ผู้ใช้จะได้ทราบและกู้คืนข้อมูลชุดล่าสุดที่ใช้งานได้ | |||
* '''สร้างรายการประวัติและบัญชีรายวันใหม่:''' ระบบจะอ้างอิงจากข้อมูลธุรกรรมดิบที่ผู้ใช้บันทึกเพื่อล้างรายการทดระหว่างวัน ซึ่งเกิดจากการแก้ไขหรือลบข้อมูลธุรกรรม หรือกำจัดรายการที่บันทึก/คำนวณผิดพลาดเนื่องจากสถานการณ์ไม่ปกติต่างๆ | |||
** ระบบจะสร้าง'''รายการประวัติต่างๆ''' เช่น ประวัติการเข้า-ออกสินค้าคงคลัง, ประวัติเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว, ฯลฯ ใหม่ทั้งหมด | |||
** สำหรับประเภทธุรกรรมที่มีการบันทึกบัญชีรายวันอัตโนมัติ ''(และไม่ได้ถูกล็อคโดยผู้ใช้)'' ระบบจะ'''ลงบันทึกบัญชีรายวัน'''ให้ใหม่ พร้อม'''ล้างข้อมูลบัญชีรายวันที่ไม่มีข้อมูลธุรกรรมดิบ''' | |||
* '''คำนวณผลลัพท์ของธุรกรรมภายในเดือน:''' เพื่อหายอดสิ้นงวดและยอดยกมาสำหรับเดือนถัดไป | |||
== การใช้งาน == | == การใช้งาน == | ||
[[ไฟล์:Recalc page.png|720px|thumb|center|alt=เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"|เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"]] | [[ไฟล์:Recalc page.png|720px|thumb|center|alt=เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"|เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"]] | ||
# เข้าสู่'''เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"''' | |||
# '''เลือกช่วงข้อมูลและโมดูล'''ที่ต้องการ | |||
# คลิก'''ปุ่ม "ส่งคำขอ"''' เพื่อเริ่มดำเนินการ | |||
=== คำอธิบายช่องข้อมูล === | === คำอธิบายช่องข้อมูล === | ||
| บรรทัดที่ 13: | บรรทัดที่ 57: | ||
{| class="wikitable" style="width:100%;" | {| class="wikitable" style="width:100%;" | ||
|- | |- | ||
| style="width:25%;" | จากเดือน || | | style="width:25%;" | '''จากเดือน... ถึงเดือน''' || style="width:15%;" | ''เดือน'' || เดือนแรกและเดือนสุดท้ายที่จะคำนวณ | ||
{{3stars}} ระบบจะนำยอดสิ้นงวดของเดือนสุดท้ายไปเขียนเป็นยอดยกมาของเดือนถัดไปด้วย | |||
|- | |- | ||
| | | '''แช่แข็ง/ผ่านบัญชี''' || ''ตัวเลือก'' || เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี (ดูหัวข้อย่อย [[#การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี|"การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี"]]) | ||
{{3stars}} | {{3stars}} เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" | ||
<div style="color:#df382c;">'''''{{3stars}} การแช่แข็งและการผ่านบัญชีไม่สามารถย้อนกลับได้ โปรดใช้ความระมัดระวังในการเลือก</div> | |||
|- | |- | ||
| | | '''ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว''' || ''จริง/เท็จ'' || ใช้การตั้งค่าปัจจุบันแทนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้สำหรับเดือนที่ถูกแช่แข็ง/ผ่านบัญชี พร้อมเปลี่ยนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในเป็นเหมือนการตั้งค่าปัจจุบัน (ดูหัวข้อย่อย [[#การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ|"การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ"]]) | ||
|- | |||
| colspan=3 style="background-color:#bee5eb; text-align:center;" | '''เลือกโมดูล''' ''(เลือกโมดูลที่ต้องการคำนวณข้อมูลใหม่)'' | |||
|- | |- | ||
| colspan= | | colspan=3 style="text-align:center;" | {{3stars}} ลำดับการทำงานของฟังก์ชันคำนวณข้อมูลใหม่จะทำย้อนลำดับโมดูลที่แสดงบนเพจ<br>เช่นในภาพ ระบบจะคำนวณโมดูลตามลำดับดังนี้<br>'''"ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" ''' | ||
{{3stars}} | |||
|} | |} | ||
== | == การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี == | ||
[[ไฟล์:Monthlock stat.png|220px|thumb|right|alt=สัญลักษณ์แสดงสถานะแช่แข็ง/ผ่านบัญชี|สัญลักษณ์แสดงสถานะแช่แข็ง/ผ่านบัญชี]] | |||
'''ฟังก์ชันการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี'''มีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้: | |||
* '''การแช่แข็งข้อมูล:''' ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะ'''สามารถเพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล"''' เท่านั้น ''(หน่วยงานของผู้ใช้อาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้)'' เพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น | |||
* '''การผ่านบัญชี:''' ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่ผ่านบัญชีแล้วจะ'''ไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ''' หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้'''สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน''' | |||
เมื่อวันที่ของ session ตกอยู่ในเดือนที่ถูกแช่แข็งหรือผ่านบัญชี จะปรากฏสัญลักษณ์บอกสถานะขึ้นกลางแถบชื่อบริษัทด้านบนของจอ | |||
=== การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ === | |||
การแช่แข็งการตั้งค่าคือการคัดลอกการตั้งค่าในปัจจุบันเก็บเอาไว้ใช้สำหรับข้อมูลเฉพาะในเดือนนั้น โดยระบบจะแช่แข็งการตั้งค่าให้โดยอัตโนมัติสำหรับเดือนที่ผู้ใช้สั่งแช่แข็งหรือผ่านบัญชี ทั้งนี้ การตั้งค่าที่จะถูกแช่แข็งหมายรวมถึง '''[[ตั้งค่าระบบ|"การตั้งค่าระบบ"]]''' และ '''[[กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี|"รูปแบบการบันทึกบัญชี"]]''' | |||
เดือนที่มีการตั้งค่าแช่แข็งไว้จะไม่ใช้การตั้งค่าส่วนกลางของบริษัท แต่จะใช้การตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในการคำนวณ/จัดการข้อมูลแทน ดังนั้น ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าของบริษัทเพื่อใช้ฟีเจอร์ใหม่ๆ ของโปรแกรมได้ โดยไม่กระทบกับวิธีการคำนวณข้อมูลเดือนก่อนๆ เช่น บริษัท A ดำเนินการมาจนถึงสิ้นเดือนธันวาคม 2024 และได้มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานและรูปแบบการบันทึกบัญชี บริษัท A จะสามารถปรับการตั้งค่าของตนในระบบคูนิฟ็อกซ์ได้ดังนี้: | |||
# '''สั่งแช่แข็ง (หรือผ่านบัญชี) ทุกๆ เดือนในอดีตจนถึงเดือนธันวาคม 2024:''' ระบบจะคัดลอกการตั้งค่าปัจจุบัน (ก่อนเปลี่ยนแปลง) เอาไว้ใช้ในช่วงเดือนข้อมูลดังกล่าว | |||
# '''เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าระบบ และรูปแบบการบันทึกบัญชี'''เพื่อรองรับรูปแบบการทำงานใหม่ | |||
# '''ใช้งานต่อตามปกติ:''' | |||
#* ข้อมูลธุรกรรมใดๆ ของเดือนหลังจากธันวาคม 2024 ก็จะใช้การตั้งค่าใหม่ได้ทันที | |||
#* ข้อมูลธุรกรรมที่ย้อนไปบันทึกเป็นของเดือนธันวาคม 2024 หรือก่อนหน้า (เช่นการปรับปรุงบัญชีเพื่อปิดงบ) รวมไปถึงการคำนวณข้อมูลใหม่ จะยังใช้การตั้งค่าเดิมที่แช่แข็งไว้ | |||
[[ | ==== การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ ==== | ||
หากผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่ถูกแช่แข็งไว้ สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้: | |||
* เปลี่ยนวันที่ของ session เป็นเดือนที่ต้องการ แล้วแก้ไขการตั้งค่าผ่านเพจ '''[[ตั้งค่าระบบ|"ตั้งค่าระบบ"]]''' และ '''[[กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี|"กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี"]]''' ''(วิธีนี้ใช้ไม่ได้สำหรับเดือนที่ผ่านบัญชีแล้ว)'' | |||
* สั่งคำนวณข้อมูลของเดือนที่ต้องการใหม่ โดยทำเครื่องหมายที่'''ช่องข้อมูล "ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว"''' | |||
{{คู่มือการใช้โปรแกรมคูนิฟ็อกซ์}} | |||
รุ่นแก้ไขปัจจุบันเมื่อ 14:09, 4 ธันวาคม 2568
ตำแหน่งเมนู
เมนู "จัดการข้อมูล" → คำนวณข้อมูลใหม่
การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน
แนวคิดเบื้องหลัง
ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ:
- ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย: ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ
- การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี: ทำให้ผู้ใช้สามารถแช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไขข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล
- จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน: การแยกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน
- ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี: เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้
วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากซอฟต์แวร์ลักษณะเดียวกับส่วนใหญ่เลือกเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้อาจพบว่าวงจรการทำงานภายใต้ระบบคูนิฟ็อกซ์แตกต่างไปจากซอฟต์แวร์อื่นที่เคยใช้บ้าง
ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน
การเก็บข้อมูลแบบแยกเดือนนี้ ทำให้คูนิฟ็อกซ์มีการทำงานที่อาจต้องปรับความเคยชินเล็กน้อยอยู่ 2 ประการหลักๆ ได้แก่:
- คูนิฟ็อกซ์ใช้วันที่ของ session เพื่อเลือกฐานข้อมูลชุดทำงาน: คูนิฟ็อกซ์จะอ่านและเขียนข้อมูลธุรกรรมโดยจะยึดเดือนตามวันที่ของ session ดังนั้น ผู้ใช้จะมองเห็นและแก้ไขข้อมูลธุรกรรมดิบได้ทีละเดือน หากผู้ใช้ต้องการดูหรือแก้ไขข้อมูลของเดือนอื่น สามารถทำได้โดยเปลี่ยนวันที่ของ session (คลิกที่วัน/เวลาของ session บนแถบชื่อบริษัท)
ธุรกรรมต่างๆ จะไม่ปรากฏผลข้ามเดือนจนกว่าจะมีการคำนวณข้อมูลยกยอด: เนื่องจากคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ล้างข้อมูลดิบ ชุดข้อมูลของบริษัทอาจครอบคลุมช่วงเวลาหลายปี ดังนั้นระบบคูนิฟ็อกซ์จะไม่คำนวณผลกระทบของธุรกรรมข้ามเดือนให้โดยอัตโนมัติจนกว่าผู้ใช้จะสั่งคำนวณข้อมูลใหม่หรือระบบคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่ตั้งไว้
อย่างไรก็ตาม ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น เพื่อคำนวณผลกระทบของธุรกรรมที่ผู้ใช้บันทึก/เปลี่ยนแปลงค่าไปยังเดือนที่เลือกไว้เพียง 1 หรือ 2 เดือนได้ เช่นนี้ ผู้ใช้ก็จะสามารถทำงานระหว่างวันได้โดยสะดวก และปล่อยให้การคำนวณข้อมูลใหม่เป็นงานสำหรับสิ้นวันเพียงครั้งเดียว
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้นเดือนตุลาคม มีสินค้าในคลังทั้งหมด 100 ชิ้น บันทึกขายไป 10 ชิ้นในวันที่ 04 ตุลาคม ผู้ใช้จะเห็นจำนวนสินค้าในคลังดังนี้
| วันที่ของ session | ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น | คำอธิบาย | |
|---|---|---|---|
| ปิด | เปิด | ||
| ก่อนคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน) | |||
| 04-31 ตุลาคม | 90 ชิ้น | ธุรกรรมที่บันทึกเห็นผลกระทบทันทีภายในเดือนเดียวกัน | |
| 01-30 พฤศจิกายน | 100 ชิ้น | 90 ชิ้น | ธุรกรรมในเดือนตุลาคมไม่ส่งผลกับเดือนอื่นๆ หากไม่เปิดใช้งานฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น |
| หลังคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน) | |||
| 04-31 ตุลาคม | 90 ชิ้น | ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะยกยอดสิ้นงวดเดือนตุลาคมไปเป็นยอดต้นงวดเดือนพฤศจิกายน ทำให้ธุรกรรมในเดือนตุลาคมส่งผลอย่างถูกต้องในเดือนพฤศิกายน | |
| 01-30 พฤศจิกายน | |||
วัตถุประสงค์
การคำนวณข้อมูลใหม่ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:
- ตรวจเช็คความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล: หากไฟล์ฐานข้อมูลหรือดรรชนีเกิดความเสียหายขึ้น ผู้ใช้จะได้ทราบและกู้คืนข้อมูลชุดล่าสุดที่ใช้งานได้
- สร้างรายการประวัติและบัญชีรายวันใหม่: ระบบจะอ้างอิงจากข้อมูลธุรกรรมดิบที่ผู้ใช้บันทึกเพื่อล้างรายการทดระหว่างวัน ซึ่งเกิดจากการแก้ไขหรือลบข้อมูลธุรกรรม หรือกำจัดรายการที่บันทึก/คำนวณผิดพลาดเนื่องจากสถานการณ์ไม่ปกติต่างๆ
- ระบบจะสร้างรายการประวัติต่างๆ เช่น ประวัติการเข้า-ออกสินค้าคงคลัง, ประวัติเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว, ฯลฯ ใหม่ทั้งหมด
- สำหรับประเภทธุรกรรมที่มีการบันทึกบัญชีรายวันอัตโนมัติ (และไม่ได้ถูกล็อคโดยผู้ใช้) ระบบจะลงบันทึกบัญชีรายวันให้ใหม่ พร้อมล้างข้อมูลบัญชีรายวันที่ไม่มีข้อมูลธุรกรรมดิบ
- คำนวณผลลัพท์ของธุรกรรมภายในเดือน: เพื่อหายอดสิ้นงวดและยอดยกมาสำหรับเดือนถัดไป
การใช้งาน
- เข้าสู่เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"
- เลือกช่วงข้อมูลและโมดูลที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม "ส่งคำขอ" เพื่อเริ่มดำเนินการ
คำอธิบายช่องข้อมูล
| จากเดือน... ถึงเดือน | เดือน | เดือนแรกและเดือนสุดท้ายที่จะคำนวณ
*** ระบบจะนำยอดสิ้นงวดของเดือนสุดท้ายไปเขียนเป็นยอดยกมาของเดือนถัดไปด้วย |
| แช่แข็ง/ผ่านบัญชี | ตัวเลือก | เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี")
*** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" *** การแช่แข็งและการผ่านบัญชีไม่สามารถย้อนกลับได้ โปรดใช้ความระมัดระวังในการเลือก
|
| ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว | จริง/เท็จ | ใช้การตั้งค่าปัจจุบันแทนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้สำหรับเดือนที่ถูกแช่แข็ง/ผ่านบัญชี พร้อมเปลี่ยนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในเป็นเหมือนการตั้งค่าปัจจุบัน (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ") |
| เลือกโมดูล (เลือกโมดูลที่ต้องการคำนวณข้อมูลใหม่) | ||
| *** ลำดับการทำงานของฟังก์ชันคำนวณข้อมูลใหม่จะทำย้อนลำดับโมดูลที่แสดงบนเพจ เช่นในภาพ ระบบจะคำนวณโมดูลตามลำดับดังนี้ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" | ||
การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
ฟังก์ชันการแช่แข็ง/ผ่านบัญชีมีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้:
- การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะสามารถเพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล" เท่านั้น (หน่วยงานของผู้ใช้อาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้) เพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- การผ่านบัญชี: ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่ผ่านบัญชีแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน
เมื่อวันที่ของ session ตกอยู่ในเดือนที่ถูกแช่แข็งหรือผ่านบัญชี จะปรากฏสัญลักษณ์บอกสถานะขึ้นกลางแถบชื่อบริษัทด้านบนของจอ
การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ
การแช่แข็งการตั้งค่าคือการคัดลอกการตั้งค่าในปัจจุบันเก็บเอาไว้ใช้สำหรับข้อมูลเฉพาะในเดือนนั้น โดยระบบจะแช่แข็งการตั้งค่าให้โดยอัตโนมัติสำหรับเดือนที่ผู้ใช้สั่งแช่แข็งหรือผ่านบัญชี ทั้งนี้ การตั้งค่าที่จะถูกแช่แข็งหมายรวมถึง "การตั้งค่าระบบ" และ "รูปแบบการบันทึกบัญชี"
เดือนที่มีการตั้งค่าแช่แข็งไว้จะไม่ใช้การตั้งค่าส่วนกลางของบริษัท แต่จะใช้การตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในการคำนวณ/จัดการข้อมูลแทน ดังนั้น ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าของบริษัทเพื่อใช้ฟีเจอร์ใหม่ๆ ของโปรแกรมได้ โดยไม่กระทบกับวิธีการคำนวณข้อมูลเดือนก่อนๆ เช่น บริษัท A ดำเนินการมาจนถึงสิ้นเดือนธันวาคม 2024 และได้มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานและรูปแบบการบันทึกบัญชี บริษัท A จะสามารถปรับการตั้งค่าของตนในระบบคูนิฟ็อกซ์ได้ดังนี้:
- สั่งแช่แข็ง (หรือผ่านบัญชี) ทุกๆ เดือนในอดีตจนถึงเดือนธันวาคม 2024: ระบบจะคัดลอกการตั้งค่าปัจจุบัน (ก่อนเปลี่ยนแปลง) เอาไว้ใช้ในช่วงเดือนข้อมูลดังกล่าว
- เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าระบบ และรูปแบบการบันทึกบัญชีเพื่อรองรับรูปแบบการทำงานใหม่
- ใช้งานต่อตามปกติ:
- ข้อมูลธุรกรรมใดๆ ของเดือนหลังจากธันวาคม 2024 ก็จะใช้การตั้งค่าใหม่ได้ทันที
- ข้อมูลธุรกรรมที่ย้อนไปบันทึกเป็นของเดือนธันวาคม 2024 หรือก่อนหน้า (เช่นการปรับปรุงบัญชีเพื่อปิดงบ) รวมไปถึงการคำนวณข้อมูลใหม่ จะยังใช้การตั้งค่าเดิมที่แช่แข็งไว้
การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้
หากผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่ถูกแช่แข็งไว้ สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้:
- เปลี่ยนวันที่ของ session เป็นเดือนที่ต้องการ แล้วแก้ไขการตั้งค่าผ่านเพจ "ตั้งค่าระบบ" และ "กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี" (วิธีนี้ใช้ไม่ได้สำหรับเดือนที่ผ่านบัญชีแล้ว)
- สั่งคำนวณข้อมูลของเดือนที่ต้องการใหม่ โดยทำเครื่องหมายที่ช่องข้อมูล "ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว"