คำนวณข้อมูลใหม่

ตำแหน่งเมนู

เมนู "จัดการข้อมูล" → คำนวณข้อมูลใหม่

การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน

แนวคิดเบื้องหลัง

ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ:

• ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย: ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ
• การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี: ทำให้ผู้ใช้สามารถแช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไขข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล
• จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน: การแยกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน
• ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี: เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้

วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากซอฟต์แวร์ลักษณะเดียวกับส่วนใหญ่เลือกเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้อาจพบว่าวงจรการทำงานภายใต้ระบบคูนิฟ็อกซ์แตกต่างไปจากซอฟต์แวร์อื่นที่เคยใช้บ้าง

ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน

การเก็บข้อมูลแบบแยกเดือนนี้ ทำให้คูนิฟ็อกซ์มีการทำงานที่อาจต้องปรับความเคยชินเล็กน้อยอยู่ 2 ประการหลักๆ ได้แก่:

• คูนิฟ็อกซ์ใช้วันที่ของ session เพื่อเลือกฐานข้อมูลชุดทำงาน: คูนิฟ็อกซ์จะอ่านและเขียนข้อมูลธุรกรรมโดยจะยึดเดือนตามวันที่ของ session ดังนั้น ผู้ใช้จะมองเห็นและแก้ไขข้อมูลธุรกรรมดิบได้ทีละเดือน หากผู้ใช้ต้องการดูหรือแก้ไขข้อมูลของเดือนอื่น สามารถทำได้โดยเปลี่ยนวันที่ของ session (คลิกที่วัน/เวลาของ session บนแถบชื่อบริษัท)

• ธุรกรรมต่างๆ จะไม่ปรากฏผลข้ามเดือนจนกว่าจะมีการคำนวณข้อมูลยกยอด: เนื่องจากคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ล้างข้อมูลดิบ ชุดข้อมูลของบริษัทอาจครอบคลุมช่วงเวลาหลายปี ดังนั้นระบบคูนิฟ็อกซ์จะไม่คำนวณผลกระทบของธุรกรรมข้ามเดือนให้โดยอัตโนมัติจนกว่าผู้ใช้จะสั่งคำนวณข้อมูลใหม่หรือระบบคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่ตั้งไว้

  อย่างไรก็ตาม ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น เพื่อคำนวณผลกระทบของธุรกรรมที่ผู้ใช้บันทึก/เปลี่ยนแปลงค่าไปยังเดือนที่เลือกไว้เพียง 1 หรือ 2 เดือนได้ เช่นนี้ ผู้ใช้ก็จะสามารถทำงานระหว่างวันได้โดยสะดวก และปล่อยให้การคำนวณข้อมูลใหม่เป็นงานสำหรับสิ้นวันเพียงครั้งเดียว

  ตัวอย่างเช่น เมื่อต้นเดือนตุลาคม มีสินค้าในคลังทั้งหมด 100 ชิ้น บันทึกขายไป 10 ชิ้นในวันที่ 04 ตุลาคม ผู้ใช้จะเห็นจำนวนสินค้าในคลังดังนี้

วันที่ของ session	ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น		คำอธิบาย
	ปิด	เปิด
ก่อนคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)
04-31 ตุลาคม	90 ชิ้น		ธุรกรรมที่บันทึกเห็นผลกระทบทันทีภายในเดือนเดียวกัน
01-30 พฤศจิกายน	100 ชิ้น	90 ชิ้น	ธุรกรรมในเดือนตุลาคมไม่ส่งผลกับเดือนอื่นๆ หากไม่เปิดใช้งานฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น
หลังคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)
04-31 ตุลาคม	90 ชิ้น		ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะยกยอดสิ้นงวดเดือนตุลาคมไปเป็นยอดต้นงวดเดือนพฤศจิกายน ทำให้ธุรกรรมในเดือนตุลาคมส่งผลอย่างถูกต้องในเดือนพฤศิกายน
01-30 พฤศจิกายน

การใช้งาน

เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"

เนื่องจากระบบคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลกิจกรรมต่างๆ แยกเป็นรายเดือน เพื่อป้องกันความเสียหายในข้อมูลเดือนใดเดือนหนึ่งส่งผลกระทบไปยังเดือนต่อๆ ไปเป็นวงกว้าง ข้อมูลของแต่ละเดือนจะมียอดยกมาสรุปจากเดือนก่อน ดังนั้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลของแต่ละเดือน ระบบจะต้องคำนวณข้อมูลยกไปของเดือนที่ถูกแก้ไขเสียก่อน การแก้ไขนั้นจึงจะมีผลไปยังเดือนถัดๆ ไป

คำอธิบายช่องข้อมูล

จากเดือน	เดือนแรกที่จะเริ่มประมวลผลข้อมูลใหม่
ถึงเดือน	เดือนสุดท้ายที่จะประมวลผลข้อมูลใหม่ *** ระบบจะนำผลการคำนวณของเดือนสุดท้ายนี้ เขียนเป็นยอดยกมาไว้ที่เดือนถัดไปด้วย
แช่แข็ง/ผ่านบัญชี	เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี *** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" *** ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี"
เลือกโมดูล *** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการประมวลข้อมูลใหม่ ทั้งนี้ผู้ใช้อาจจะเลือกประมวลผลเฉพาะโมดูลที่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขข้อมูลบางอย่างก็ได้

ขั้นตอนการทำงานภายใน

ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะทำงานตามลำดับด้านล่างนี้ทีละเดือน ไล่ตั้งแต่เดือนแรกที่ผู้ใช้กำหนด เรื่อยไปจนถึงเดือนสุดท้ายที่กำหนด มีลำดับการทำงานในแต่ละเดือนดังนี้

1. ประมวลข้อมูลของโมดูลตามลำดับ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" โดยประมวลข้อมูลเฉพาะโมดูลที่ผู้ใช้เลือก ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 – 5 สำหรับแต่ละโมดูล
2. ยึดข้อมูลที่ผู้ใช้มองเห็นและตรวจสอบได้เป็นสำคัญ และถือว่ารายการประวัติต่างๆ ที่เก็บไว้เบื้องหลัง อาจมีความคลาดเคลื่อนซึ่งผู้ใช้ไม่รับรู้ (โดยเฉพาะเมื่อมีการลบหรือแก้ไขเอกสารกลับไปมาหลายครั้ง) ดังนั้นโปรแกรมจะเริ่มต้นการคำนวณข้อมูลใหม่ด้วยการล้างรายการประวัติต่างๆ ที่โมดูลนั้นได้สร้างขึ้นภายในเดือนเสียก่อน
3. สร้างรายการประวัติ และอัพเดตการบันทึกบัญชีรายวัน (เฉพาะรายการที่ไม่ได้ "ล็อค" ข้อมูลบัญชีรายวันเอาไว้) ตามลำดับเหตุการณ์และชนิดเอกสาร
4. คำนวณหายอดยกไปของฐานข้อมูลประวัติ และฐานข้อมูลอื่นๆ
5. ล้างยอดยกมาเดิมของเดือนถัดไป แล้วนำยอดยกมาที่เพิ่งคำนวณขึ้นมาใหม่บันทึกแทน

การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

สัญลักษณ์แสดงการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

ฟังก์ชันสำหรับการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี มีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้

• การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" เท่านั้น โดยอาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้ ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นเพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• การผ่านบัญชี: ข้อมูลในเดือนที่ผ่านบัญชีไปแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน