ผลต่างระหว่างรุ่นของ "คำนวณข้อมูลใหม่"
ไม่มีความย่อการแก้ไข |
|||
| บรรทัดที่ 7: | บรรทัดที่ 7: | ||
== การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน == | == การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน == | ||
=== แนวคิดเบื้องหลัง === | === แนวคิดเบื้องหลัง === | ||
ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ: | |||
* '''ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย:''' ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ | |||
* '''การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี:''' ทำให้ผู้ใช้สามารถ[[#การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี|แช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไข]]ข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล | |||
* '''จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน:''' การแนกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน | |||
* '''ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี:''' เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้ | |||
วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์ในลักษณะเดียว | |||
ซึ่งเป็นวิธีเดียวกันกับซอฟต์แวร์ในลักษณะเดียวกันบางค่าย แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่แตกต่างกับซอฟต์แวร์ของค่ายอื่นๆ | |||
=== ระเบียบวิธีการยกยอด === | === ระเบียบวิธีการยกยอด === | ||
รุ่นแก้ไขเมื่อ 19:00, 2 ธันวาคม 2568
ตำแหน่งเมนู
เมนู "จัดการข้อมูล" → คำนวณข้อมูลใหม่
การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน
แนวคิดเบื้องหลัง
ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ:
- ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย: ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ
- การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี: ทำให้ผู้ใช้สามารถแช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไขข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล
- จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน: การแนกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน
- ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี: เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้
วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์ในลักษณะเดียว
ซึ่งเป็นวิธีเดียวกันกับซอฟต์แวร์ในลักษณะเดียวกันบางค่าย แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่แตกต่างกับซอฟต์แวร์ของค่ายอื่นๆ
ระเบียบวิธีการยกยอด
ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์
การใช้งาน
เนื่องจากระบบคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลกิจกรรมต่างๆ แยกเป็นรายเดือน เพื่อป้องกันความเสียหายในข้อมูลเดือนใดเดือนหนึ่งส่งผลกระทบไปยังเดือนต่อๆ ไปเป็นวงกว้าง ข้อมูลของแต่ละเดือนจะมียอดยกมาสรุปจากเดือนก่อน ดังนั้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลของแต่ละเดือน ระบบจะต้องคำนวณข้อมูลยกไปของเดือนที่ถูกแก้ไขเสียก่อน การแก้ไขนั้นจึงจะมีผลไปยังเดือนถัดๆ ไป
คำอธิบายช่องข้อมูล
| จากเดือน | เดือนแรกที่จะเริ่มประมวลผลข้อมูลใหม่ |
| ถึงเดือน | เดือนสุดท้ายที่จะประมวลผลข้อมูลใหม่
*** ระบบจะนำผลการคำนวณของเดือนสุดท้ายนี้ เขียนเป็นยอดยกมาไว้ที่เดือนถัดไปด้วย |
| แช่แข็ง/ผ่านบัญชี | เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
*** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" *** ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี" |
| เลือกโมดูล
*** ให้ผู้ใช้เลือกโมดูลที่ต้องการประมวลข้อมูลใหม่ ทั้งนี้ผู้ใช้อาจจะเลือกประมวลผลเฉพาะโมดูลที่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขข้อมูลบางอย่างก็ได้ | |
ขั้นตอนการทำงานภายใน
ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะทำงานตามลำดับด้านล่างนี้ทีละเดือน ไล่ตั้งแต่เดือนแรกที่ผู้ใช้กำหนด เรื่อยไปจนถึงเดือนสุดท้ายที่กำหนด มีลำดับการทำงานในแต่ละเดือนดังนี้
- ประมวลข้อมูลของโมดูลตามลำดับ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน" โดยประมวลข้อมูลเฉพาะโมดูลที่ผู้ใช้เลือก ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 – 5 สำหรับแต่ละโมดูล
- ยึดข้อมูลที่ผู้ใช้มองเห็นและตรวจสอบได้เป็นสำคัญ และถือว่ารายการประวัติต่างๆ ที่เก็บไว้เบื้องหลัง อาจมีความคลาดเคลื่อนซึ่งผู้ใช้ไม่รับรู้ (โดยเฉพาะเมื่อมีการลบหรือแก้ไขเอกสารกลับไปมาหลายครั้ง) ดังนั้นโปรแกรมจะเริ่มต้นการคำนวณข้อมูลใหม่ด้วยการล้างรายการประวัติต่างๆ ที่โมดูลนั้นได้สร้างขึ้นภายในเดือนเสียก่อน
- สร้างรายการประวัติ และอัพเดตการบันทึกบัญชีรายวัน (เฉพาะรายการที่ไม่ได้ "ล็อค" ข้อมูลบัญชีรายวันเอาไว้) ตามลำดับเหตุการณ์และชนิดเอกสาร
- คำนวณหายอดยกไปของฐานข้อมูลประวัติ และฐานข้อมูลอื่นๆ
- ล้างยอดยกมาเดิมของเดือนถัดไป แล้วนำยอดยกมาที่เพิ่งคำนวณขึ้นมาใหม่บันทึกแทน
การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี
ฟังก์ชันสำหรับการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี มีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้
- การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "แช่แข็งข้อมูล" เท่านั้น โดยอาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้ ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นเพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- การผ่านบัญชี: ข้อมูลในเดือนที่ผ่านบัญชีไปแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน