ผลต่างระหว่างรุ่นของ "จัดการซีรีส์เอกสาร"
(สร้างหน้าด้วย "ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้ 720px|thumb|center|alt=เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร"|เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" # เมื่อเลือก'''เม...") |
|||
| (ไม่แสดง 17 รุ่นระหว่างกลางโดยผู้ใช้คนเดียวกัน) | |||
| บรรทัดที่ 1: | บรรทัดที่ 1: | ||
__FORCETOC__ | |||
{{คู่มือการใช้โปรแกรมคูนิฟ็อกซ์}} | |||
== ตำแหน่งเมนู == | |||
'''[[เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า"]] → จัดการซีรีส์เอกสาร''' | |||
== การใช้งาน == | |||
ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้ | ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้ | ||
| บรรทัดที่ 4: | บรรทัดที่ 11: | ||
# เมื่อเลือก'''เมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร"''' โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่ | # เมื่อเลือก'''เมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร"''' โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่ | ||
# | # เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/จัดการ (ในตัวอย่างเลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้") | ||
[[ไฟล์:Docno browse page.png|720px|thumb|center|alt=เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" (โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้)|เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" (โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้)]] | [[ไฟล์:Docno browse page.png|720px|thumb|center|alt=เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" (โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้)|เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" (โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้)]] | ||
# <li value=3>เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ:</li> | |||
#* '''กรณีต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง:''' ใช้งานตารางตามปกติ (สามารถศึกษาวิธีใช้ตารางได้จากเพจ '''[[ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์|"ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์"]]''') | |||
#* '''กรณีต้องการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร:''' ปรับค่าในช่อง '''"ตั้งค่าวงรอบนี้"''' แล้วคลิกปุ่ม '''"ตั้งค่า"''' | |||
#*# กรอกค่าที่ต้องการในช่อง '''"ตั้งค่าวงรอบนี้"''' ที่อยู่เหนือตาราง | |||
#*# คลิกปุ่ม '''"ตั้งค่า"''' ข้างช่องข้อมูลนั้น<br>{{3stars}} ''ดู[[#ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร|ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร]]ในหัวข้อย่อยด้านล่าง'' | |||
== คำอธิบายช่องข้อมูล == | == คำอธิบายช่องข้อมูล == | ||
{| class="wikitable" style="width:100%;" | {| class="wikitable" style="width:100%;" | ||
|- | |- | ||
| style="width:25%;" | กลุ่มเอกสาร || ประเภทของเอกสาร (โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ) | | style="width:25%;" | '''กลุ่มเอกสาร''' || style="width:15%;" | ''ตัวเลือก'' || ประเภทของเอกสาร ''(โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ)'' | ||
|- | |- | ||
| | | '''ตั้งต้น''' || ''จริง/เท็จ'' || ใช้ซีรีส์นี้เป็นซีรีส์ตั้งต้นสำหรับกลุ่มเอกสารนี้หรือไม่ ''(เมื่อเลือกซีรีส์หนึ่งเป็นซีรีส์ตั้งต้น ระบบจะถอดเครื่องหมายตั้งต้นออกจากซีรีส์อื่นในประเภทเอกสารเดียวกันให้โดยอัตโนมัติ)'' | ||
|- | |- | ||
| ซีรีส์ || ซีรีส์ของเอกสาร | | '''ซีรีส์''' || ''ข้อความ'' || ซีรีส์ของเอกสาร | ||
{{3stars}} ความยาว 3 | {{3stars}} ความยาว 3 อักขระ (ตัวอักษรหรือตัวเลข) | ||
|- | |- | ||
| คำอธิบาย || | | '''คำอธิบาย''' || ''ข้อความ'' || คำอธิบายหรือชื่อเต็มของซีรีส์เอกสารนี้ | ||
|- | |- | ||
| รหัสแผนก || | | '''รหัสแผนก,''' '''ชื่อแผนก,''' และ'''อักษรย่อ''' || ''ค้นหา'' || รหัส, ชื่อ, และอักษรย่อของแผนกที่ใช้ซีรีส์และเลขลำดับในรายการนี้ | ||
{{3stars}} | {{3stars}} หากแสดงข้อมูลเป็น '''"ทั้งหมด"''' แสดงว่า: | ||
* ระบบตั้งค่า'''ไม่แยก'''เลขที่เอกสารตามแผนก ''(ดู[[ตั้งค่าระบบ#หมวด "เลขที่เอกสาร"|การตั้งค่าระบบ '''หมวด "เลขที่เอกสาร"''']])'' หรือ | |||
* ระบบตั้งค่า'''แยก'''เลขที่เอกสารตามแผนก แต่ยังไม่มีแผนกใดเริ่มใช้ซีรีส์นี้ | |||
|- | |- | ||
| | | ''(วงรอบก่อน)'' || ''จำนวนเต็ม'' || เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบก่อน" | ||
''(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้)'' | |||
|- | |- | ||
| ''( | | ''(วงรอบปัจจุบัน)'' || ''จำนวนเต็ม'' || เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบปัจจุบัน" | ||
''(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้)'' | |||
|- | |- | ||
| ''( | | ''(วงรอบถัดไป)'' || ''จำนวนเต็ม'' || เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบถัดไป" | ||
''(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้)'' | |||
|} | |} | ||
| บรรทัดที่ 41: | บรรทัดที่ 50: | ||
เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้ | เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้ | ||
* กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"วัน"''' | * กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"วัน":''' | ||
** | ** สมมุติวงรอบปัจจุบันคือ''วันที่ 3 ตุลาคม 2021'' | ||
** | ** วงรอบก่อนคือ''วันที่ 2 ตุลาคม 2021'' | ||
* กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"เดือน"''' | ** วงรอบถัดไปคือ''วันที่ 4 ตุลาคม 2021'' | ||
** | * กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"เดือน":''' | ||
** | ** สมมุติวงรอบปัจจุบันคือ''เดือนตุลาคม 2021'' | ||
* กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"ปี"''' | ** วงรอบก่อนคือ''เดือนกันยายน 2021'' | ||
** | ** วงรอบถัดไปคือ''เดือนพฤศจิกายน 2021'' | ||
** | * กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น '''"ปี":''' | ||
** สมมุติวงรอบปัจจุบันคือ''ปี 2021'' | |||
** วงรอบก่อนคือ''ปี 2020'' | |||
** วงรอบถัดไปคือ''ปี 2022'' | |||
{{3stars}} ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้ | |||
=== การขยับวงรอบอัตโนมัติ === | |||
เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟีเจอร์ขยับวงรอบของเอกสารแทนผู้ใช้โดยอัตโนมัติ โดยฟีเจอร์นี้จะทำงาน'''เมื่อวันที่ของ session และวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบถัดไป" ทั้ง 2 ค่า''' | |||
=== ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร === | |||
* การเปลี่ยนวงรอบเอกสาร'''ส่งผลกับทุกโมดูล, ทุกซีรีส์, และทุกแผนก'''พร้อมกัน | |||
* หากวงรอบเอกสารใดใน 3 วงรอบใหม่ตรงกับวงรอบเดิมที่ระบบมีข้อมูลเลขลำดับอยู่ ระบบจะโยกย้ายเลขลำดับตามไปให้โดยอัตโนมัติ วงรอบที่ไม่ตรงกับ 3 วงรอบเดิมจะถูกรีเซ็ตเลขลำดับ (เป็น 1 ทั้งหมด) เช่น: | |||
{| class="wikitable" style="width:100%;text-align:center;" | |||
|+ ตัวอย่างการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร | |||
|- | |||
! !! วงรอบก่อน !! วงรอบปัจจุบัน !! วงรอบถัดไป | |||
|- | |||
| '''ค่าเดิมก่อนเปลี่ยนวงรอบ''' || '''ก.ย. 2021''' || '''ต.ค. 2021''' || '''พ.ย. 2021''' | |||
|- | |||
| colspan=4 style="background-color:#bee5eb; text-align:center;" | '''การเปลี่ยนวงรอบ''' | |||
|- | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น '''เม.ย. 2021''' || มี.ค. 2021<br>''รีเซ็ต'' || เม.ย. 2021<br>''รีเซ็ต'' || พ.ค. 2021<br>''รีเซ็ต'' | |||
|- | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น '''ก.ย. 2021''' || ส.ค. 2021<br>''รีเซ็ต'' || style="background-color:#c7eacc;" | '''ก.ย. 2021'''<br>''ย้ายค่าเดิมมาให้'' || style="background-color:#c7eacc;" | '''ต.ค. 2021'''<br>''ย้ายค่าเดิมมาให้'' | |||
|- | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น '''พ.ย. 2021''' || style="background-color:#c7eacc;" | '''ก.ย. 2021'''<br>''ย้ายค่าเดิมมาให้'' || style="background-color:#c7eacc;" | '''พ.ย. 2021'''<br>''ย้ายค่าเดิมมาให้'' || ธ.ค. 2021<br>''รีเซ็ต'' | |||
|- | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น '''ธ.ค. 2021''' || style="background-color:#c7eacc;" | '''พ.ย. 2021'''<br>''ย้ายค่าเดิมมาให้'' || ธ.ค. 2021<br>''รีเซ็ต'' || ม.ค. 2022<br>''รีเซ็ต'' | |||
|- | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น '''ก.พ. 2022''' || ม.ค. 2022<br>''รีเซ็ต'' || ก.พ. 2022<br>''รีเซ็ต'' || มี.ค. 2022<br>''รีเซ็ต'' | |||
|} | |||
== การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ == | |||
ในการบันทึกข้อมูลธุรกรรม ระบบคูนิฟ็อกซ์จัดให้มีช่องข้อมูลหลายช่อง ''(โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเลขที่เอกสาร, เลขที่ใบกำกับฯ, เลขที่เอกสารอ้างอิงต่างๆ)'' รองรับฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถอ่านเพิ่มเติมว่ามีช่องข้อมูลใดที่รองรับฟังก์ชันนี้จากเพจคู่มือของธุรกรรมนั้นโดยตรง ในที่นี้จะแสดงเพจ "ใบขาย/ส่งสินค้า" เป็นตัวอย่าง | |||
{{3stars}} | <div id="img001">[[ไฟล์:Auto docno usage.png|720px|thumb|center|alt=การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ|การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ]]</div> | ||
ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติมี 2 รูปแบบ ได้แก่: | |||
* <p>'''เลขลำดับอัตโนมัติ''' ''(หมายเลข 1):'' ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น {{mono|XXX**NEW**}} ({{mono|XXX}} เป็นซีรีส์เอกสารตั้นต้นของประเภทเอกสารนั้น)</p><p>เมื่อผู้ใช้คลิกกรอกข้อมูลในช่องนี้ จะปรากฏรายการซีรีส์เอกสารที่รองรับ (ตัวอย่างในภาพ คือใบขาย/ส่งสินค้ารองรับซีรีส์เอกสาร 2 ซีรีส์ โดยซีรีส์ {{mono|IVP}} เป็นค่าตั้งต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:</p> | |||
** '''ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ หรือ เปลี่ยนเฉพาะซีรีส์เอกสาร {{mono|XXX}}''' ''(ด้วยคีย์บอร์ดหรือคลิกเลือกซีรีส์ที่ต้องการ):'' เมื่อระบบ'''พบค่าพิเศษ {{mono|**NEW**}}''' ระบบจะอ่านข้อมูลจากฐานข้อมูลเลขที่เอกสาร แล้วสร้างเลขที่เอกสารจากเลขลำดับถัดไป พร้อมขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ | |||
** <p>'''ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง:''' หากระบบ'''ไม่พบค่าพิเศษ {{mono|**NEW**}}''' ระบบจะยึดค่าที่ผู้ใช้กรอกเข้ามาเป็นค่าสำหรับธุรกรรมนั้น</p><p>{{3stars}} โดยปกติ เลขที่เอกสารที่ผู้ใช้กำหนดเองจะถูกจำกัดให้ใช้ได้เฉพาะซีรีส์ที่ช่องข้อมูลนั้นรองรับ ''(ยกเว้นบางช่องข้อมูล ซึ่งจะแจ้งไว้อย่างชัดเจนในเพจที่เกี่ยวข้อง)''</p> | |||
* <p>'''รอเลขที่เอกสารจากช่องอื่น''' ''(หมายเลข 2):'' ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น {{mono|??WAIT??}}</p><p>ช่องข้อมูลเหล่านี้มักต้องการใช้ข้อความเดียวกันกับข้อมูลช่องอื่น แต่ยังไม่ทราบค่าที่แน่นอน (เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีขายที่ต้องการใช้เลขที่เดียวกับเอกสารขาย แต่เลขที่เอกสารขายยังติดฟังก์ชัน {{mono|**NEW**}} อยู่ เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:</p> | |||
** '''ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ตามเดิม:''' เมื่อระบบ'''พบค่าพิเศษ {{mono|??WAIT??}}''' ระบบจะดึงค่าที่สำเร็จแล้วจากช่องข้อมูลอื่นมากรอกให้โดยอัตโนมัติ | |||
** '''ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง''' | |||
** ''ถ้าช่องข้อมูลนี้รองรับฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติ ({{mono|**NEW**}}: เช่นตัวอย่างในภาพ)'' ผู้ใช้สามารถ'''กรอกหรือคลิกเลือกซีรีส์เอกสารที่ต้องการ'''จากรายการที่ปรากฏขึ้นมาก็ได้ | |||
=== ข้อควรระวังเกี่ยวกับเลขลำดับอัตโนมัติ === | |||
* ฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติ'''ใช้ได้เฉพาะกับเอกสาร/รายการใหม่เท่านั้น''' | |||
* '''เมื่อระบบสร้างเลขลำดับอัตโนมัติ''' ''(ด้วยค่าพิเศษ {{mono|**NEW**}})'' '''ระบบจะขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลซีรีส์เอกสารให้โดยอัตโนมัติด้วย''' | |||
* '''เลขเอกสารผู้ใช้ระบุค่าเองจะไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลแต่อย่างใด''' พฤติกรรมนี้อาจทำให้ระบบเลขลำดับอัตโนมัติทำงานไม่ได้ชั่วคราว จนกว่าผู้ใช้/ผู้ดูแลระบบจะปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลใหม่ | |||
* '''การลบเอกสารไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้ย้อนกลับ''' หากผู้ใช้ต้องการใช้เลขลำดับของเอกสารที่ถูกลบไปอีกครั้ง สามารถ: | |||
** '''ปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลด้วยตนเอง'''ผ่าน[[#ตำแหน่งเมนู|เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร"]] | |||
** ในขณะสร้างเอกสารใหม่ '''ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง'''ให้ตรงกับเลขที่เพิ่งถูกลบไป | |||
{{คู่มือการใช้โปรแกรมคูนิฟ็อกซ์}} | |||
รุ่นแก้ไขปัจจุบันเมื่อ 10:43, 27 พฤศจิกายน 2568
ตำแหน่งเมนู
เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการซีรีส์เอกสาร
การใช้งาน
ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้
- เมื่อเลือกเมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร" โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่
- เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/จัดการ (ในตัวอย่างเลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้")
- เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ:
- กรณีต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง: ใช้งานตารางตามปกติ (สามารถศึกษาวิธีใช้ตารางได้จากเพจ "ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์")
- กรณีต้องการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร: ปรับค่าในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" แล้วคลิกปุ่ม "ตั้งค่า"
- กรอกค่าที่ต้องการในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" ที่อยู่เหนือตาราง
- คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" ข้างช่องข้อมูลนั้น
*** ดูข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสารในหัวข้อย่อยด้านล่าง
คำอธิบายช่องข้อมูล
| กลุ่มเอกสาร | ตัวเลือก | ประเภทของเอกสาร (โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ) |
| ตั้งต้น | จริง/เท็จ | ใช้ซีรีส์นี้เป็นซีรีส์ตั้งต้นสำหรับกลุ่มเอกสารนี้หรือไม่ (เมื่อเลือกซีรีส์หนึ่งเป็นซีรีส์ตั้งต้น ระบบจะถอดเครื่องหมายตั้งต้นออกจากซีรีส์อื่นในประเภทเอกสารเดียวกันให้โดยอัตโนมัติ) |
| ซีรีส์ | ข้อความ | ซีรีส์ของเอกสาร
*** ความยาว 3 อักขระ (ตัวอักษรหรือตัวเลข) |
| คำอธิบาย | ข้อความ | คำอธิบายหรือชื่อเต็มของซีรีส์เอกสารนี้ |
| รหัสแผนก, ชื่อแผนก, และอักษรย่อ | ค้นหา | รหัส, ชื่อ, และอักษรย่อของแผนกที่ใช้ซีรีส์และเลขลำดับในรายการนี้
*** หากแสดงข้อมูลเป็น "ทั้งหมด" แสดงว่า:
|
| (วงรอบก่อน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบก่อน"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
| (วงรอบปัจจุบัน) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบปัจจุบัน"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
| (วงรอบถัดไป) | จำนวนเต็ม | เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบถัดไป"
(ปรับเป็นค่าติดลบเพื่อปิดฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติสำหรับรายการนี้) |
เลขที่เอกสาร 3 วงรอบ และการขยับวงรอบอัตโนมัติ
เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "วัน":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือวันที่ 3 ตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือวันที่ 2 ตุลาคม 2021
- วงรอบถัดไปคือวันที่ 4 ตุลาคม 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "เดือน":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือเดือนตุลาคม 2021
- วงรอบก่อนคือเดือนกันยายน 2021
- วงรอบถัดไปคือเดือนพฤศจิกายน 2021
- กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "ปี":
- สมมุติวงรอบปัจจุบันคือปี 2021
- วงรอบก่อนคือปี 2020
- วงรอบถัดไปคือปี 2022
*** ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้
การขยับวงรอบอัตโนมัติ
เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟีเจอร์ขยับวงรอบของเอกสารแทนผู้ใช้โดยอัตโนมัติ โดยฟีเจอร์นี้จะทำงานเมื่อวันที่ของ session และวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบถัดไป" ทั้ง 2 ค่า
ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร
- การเปลี่ยนวงรอบเอกสารส่งผลกับทุกโมดูล, ทุกซีรีส์, และทุกแผนกพร้อมกัน
- หากวงรอบเอกสารใดใน 3 วงรอบใหม่ตรงกับวงรอบเดิมที่ระบบมีข้อมูลเลขลำดับอยู่ ระบบจะโยกย้ายเลขลำดับตามไปให้โดยอัตโนมัติ วงรอบที่ไม่ตรงกับ 3 วงรอบเดิมจะถูกรีเซ็ตเลขลำดับ (เป็น 1 ทั้งหมด) เช่น:
| วงรอบก่อน | วงรอบปัจจุบัน | วงรอบถัดไป | |
|---|---|---|---|
| ค่าเดิมก่อนเปลี่ยนวงรอบ | ก.ย. 2021 | ต.ค. 2021 | พ.ย. 2021 |
| การเปลี่ยนวงรอบ | |||
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น เม.ย. 2021 | มี.ค. 2021 รีเซ็ต |
เม.ย. 2021 รีเซ็ต |
พ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.ย. 2021 | ส.ค. 2021 รีเซ็ต |
ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ต.ค. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น พ.ย. 2021 | ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ธ.ค. 2021 | พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้ |
ธ.ค. 2021 รีเซ็ต |
ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
| เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.พ. 2022 | ม.ค. 2022 รีเซ็ต |
ก.พ. 2022 รีเซ็ต |
มี.ค. 2022 รีเซ็ต |
การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ
ในการบันทึกข้อมูลธุรกรรม ระบบคูนิฟ็อกซ์จัดให้มีช่องข้อมูลหลายช่อง (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเลขที่เอกสาร, เลขที่ใบกำกับฯ, เลขที่เอกสารอ้างอิงต่างๆ) รองรับฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถอ่านเพิ่มเติมว่ามีช่องข้อมูลใดที่รองรับฟังก์ชันนี้จากเพจคู่มือของธุรกรรมนั้นโดยตรง ในที่นี้จะแสดงเพจ "ใบขาย/ส่งสินค้า" เป็นตัวอย่าง
ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติมี 2 รูปแบบ ได้แก่:
เลขลำดับอัตโนมัติ (หมายเลข 1): ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสารตั้นต้นของประเภทเอกสารนั้น)
เมื่อผู้ใช้คลิกกรอกข้อมูลในช่องนี้ จะปรากฏรายการซีรีส์เอกสารที่รองรับ (ตัวอย่างในภาพ คือใบขาย/ส่งสินค้ารองรับซีรีส์เอกสาร 2 ซีรีส์ โดยซีรีส์ IVP เป็นค่าตั้งต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:
- ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ หรือ เปลี่ยนเฉพาะซีรีส์เอกสาร XXX (ด้วยคีย์บอร์ดหรือคลิกเลือกซีรีส์ที่ต้องการ): เมื่อระบบพบค่าพิเศษ **NEW** ระบบจะอ่านข้อมูลจากฐานข้อมูลเลขที่เอกสาร แล้วสร้างเลขที่เอกสารจากเลขลำดับถัดไป พร้อมขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง: หากระบบไม่พบค่าพิเศษ **NEW** ระบบจะยึดค่าที่ผู้ใช้กรอกเข้ามาเป็นค่าสำหรับธุรกรรมนั้น
*** โดยปกติ เลขที่เอกสารที่ผู้ใช้กำหนดเองจะถูกจำกัดให้ใช้ได้เฉพาะซีรีส์ที่ช่องข้อมูลนั้นรองรับ (ยกเว้นบางช่องข้อมูล ซึ่งจะแจ้งไว้อย่างชัดเจนในเพจที่เกี่ยวข้อง)
รอเลขที่เอกสารจากช่องอื่น (หมายเลข 2): ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้จะมีค่าเริ่มต้นเป็น ??WAIT??
ช่องข้อมูลเหล่านี้มักต้องการใช้ข้อความเดียวกันกับข้อมูลช่องอื่น แต่ยังไม่ทราบค่าที่แน่นอน (เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีขายที่ต้องการใช้เลขที่เดียวกับเอกสารขาย แต่เลขที่เอกสารขายยังติดฟังก์ชัน **NEW** อยู่ เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถใช้งานช่องข้อมูลเหล่านี้โดย:
- ทิ้งค่าตั้งต้นไว้ตามเดิม: เมื่อระบบพบค่าพิเศษ ??WAIT?? ระบบจะดึงค่าที่สำเร็จแล้วจากช่องข้อมูลอื่นมากรอกให้โดยอัตโนมัติ
- ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง
- ถ้าช่องข้อมูลนี้รองรับฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติ (**NEW**: เช่นตัวอย่างในภาพ) ผู้ใช้สามารถกรอกหรือคลิกเลือกซีรีส์เอกสารที่ต้องการจากรายการที่ปรากฏขึ้นมาก็ได้
ข้อควรระวังเกี่ยวกับเลขลำดับอัตโนมัติ
- ฟังก์ชันเลขลำดับอัตโนมัติใช้ได้เฉพาะกับเอกสาร/รายการใหม่เท่านั้น
- เมื่อระบบสร้างเลขลำดับอัตโนมัติ (ด้วยค่าพิเศษ **NEW**) ระบบจะขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลซีรีส์เอกสารให้โดยอัตโนมัติด้วย
- เลขเอกสารผู้ใช้ระบุค่าเองจะไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลแต่อย่างใด พฤติกรรมนี้อาจทำให้ระบบเลขลำดับอัตโนมัติทำงานไม่ได้ชั่วคราว จนกว่าผู้ใช้/ผู้ดูแลระบบจะปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลใหม่
- การลบเอกสารไม่มีผลขยับเลขลำดับในฐานข้อมูลให้ย้อนกลับ หากผู้ใช้ต้องการใช้เลขลำดับของเอกสารที่ถูกลบไปอีกครั้ง สามารถ:
- ปรับเลขลำดับในฐานข้อมูลด้วยตนเองผ่านเพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร"
- ในขณะสร้างเอกสารใหม่ ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเองให้ตรงกับเลขที่เพิ่งถูกลบไป