จัดการซีรีส์เอกสาร

ตำแหน่งเมนู

เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการตารางรหัส

การใช้งาน

ผู้ใช้สามารถตั้งค่าวงรอบเอกสารและซีรีส์เอกสารที่ใช้งานได้ภายใต้เมนูนี้

เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร"

1. เมื่อเลือกเมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร" โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่
2. เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/จัดการ (ในตัวอย่างเลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้")

เพจ "จัดการซีรีส์เอกสาร" (โมดูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้)

3. เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ:
• กรณีต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง: ใช้งานตารางตามปกติ (สามารถศึกษาวิธีใช้ตารางได้จากเพจ "ตารางในระบบคูนิฟ็อกซ์")
• กรณีต้องการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร: ปรับค่าในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" แล้วคลิกปุ่ม "ตั้งค่า"
  1. กรอกค่าที่ต้องการในช่อง "ตั้งค่าวงรอบนี้" ที่อยู่เหนือตาราง
  2. คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" ข้างช่องข้อมูลนั้น
     *** ดูข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสารในหัวข้อย่อยด้านล่าง

คำอธิบายช่องข้อมูล

กลุ่มเอกสาร	ตัวเลือก	ประเภทของเอกสาร (โดยปกติจะตรงกับเมนูย่อยที่ใช้เข้าถึงตัวเอกสารนั้นๆ)
ตั้งต้น	จริง/เท็จ	ใช้ซีรีส์นี้เป็นซีรีส์ตั้งต้นสำหรับกลุ่มเอกสารนี้หรือไม่ (เมื่อเลือกซีรีส์หนึ่งเป็นซีรีส์ตั้งต้น ระบบจะถอดเครื่องหมายตั้งต้นออกจากซีรีส์อื่นในประเภทเอกสารเดียวกันให้โดยอัตโนมัติ)
ซีรีส์	ข้อความ	ซีรีส์ของเอกสาร *** ความยาว 3 อักขระ (ตัวอักษรหรือตัวเลข)
คำอธิบาย	ข้อความ	คำอธิบายหรือชื่อเต็มของซีรีส์เอกสารนี้
รหัสแผนก และ ชื่อแผนก	ค้นหา	แผนกที่ใช้ซีรีส์และเลขลำดับในรายการนี้ *** หากแสดงข้อมูลเป็น "ทั้งหมด" แสดงว่า: ระบบตั้งค่าไม่แยกเลขที่เอกสารตามแผนก (ดูการตั้งค่าระบบ หมวด "เลขที่เอกสาร") หรือ ระบบตั้งค่าแยกเลขที่เอกสารตามแผนก แต่ยังไม่มีแผนกใดเริ่มใช้ซีรีส์นี้
(วงรอบก่อน)	จำนวนเต็ม	เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบก่อน"
(วงรอบปัจจุบัน)	จำนวนเต็ม	เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบปัจจุบัน"
(วงรอบถัดไป)	จำนวนเต็ม	เลขลำดับถัดไปสำหรับเอกสารใน "วงรอบถัดไป"

เลขที่เอกสาร 3 วงรอบ และการขยับวงรอบอัตโนมัติ

เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ระบบคูนิฟ็อกซ์จะเก็บค่าเลขลำดับเอกสารเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้

• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "วัน" และวงรอบปัจจุบันคือวันที่ 3 ตุลาคม 2021
  • วงรอบก่อนคือวันที่ 2 ตุลาคม 2021
  • วงรอบถัดไปคือวันที่ 4 ตุลาคม 2021
• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "เดือน" และวงรอบปัจจุบันคือเดือนตุลาคม 2021
  • วงรอบก่อนคือเดือนกันยายน 2021
  • วงรอบถัดไปคือเดือนพฤศจิกายน 2021
• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "ปี" และวงรอบปัจจุบันคือปี 2021
  • วงรอบก่อนคือปี 2020
  • วงรอบถัดไปคือปี 2022

*** ระบบสามารถขยับวงรอบของเอกสารให้โดยอัตโนมัติ เมื่อวันที่ของ session และวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบถัดไป" ทั้ง 2 ค่า

*** ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้

ข้อควรระวังในการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร

• การเปลี่ยนวงรอบเอกสารส่งผลกับทุกโมดูล, ทุกซีรีส์, และทุกแผนกพร้อมกัน
• หากวงรอบเอกสารใดใน 3 วงรอบใหม่ตรงกับวงรอบเดิมที่ระบบมีข้อมูลเลขลำดับอยู่ ระบบจะโยกย้ายเลขลำดับตามไปให้โดยอัตโนมัติ วงรอบที่ไม่ตรงกับ 3 วงรอบเดิมจะถูกรีเซ็ตเลขลำดับ (เป็น 1 ทั้งหมด) เช่น:

ตัวอย่างการเปลี่ยนวงรอบเอกสาร

	วงรอบก่อน	วงรอบปัจจุบัน	วงรอบถัดไป
ค่าเดิมก่อนเปลี่ยนวงรอบ	ก.ย. 2021	ต.ค. 2021	พ.ย. 2021
การเปลี่ยนวงรอบ
เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น เม.ย. 2021	มี.ค. 2021 รีเซ็ต	เม.ย. 2021 รีเซ็ต	พ.ค. 2021 รีเซ็ต
เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.ย. 2021	ส.ค. 2021 รีเซ็ต	ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้	ต.ค. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้
เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น พ.ย. 2021	ก.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้	พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้	ธ.ค. 2021 รีเซ็ต
เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ธ.ค. 2021	พ.ย. 2021 ย้ายค่าเดิมมาให้	ธ.ค. 2021 รีเซ็ต	ม.ค. 2022 รีเซ็ต
เปลี่ยนรอบปัจจุบันเป็น ก.พ. 2022	ม.ค. 2022 รีเซ็ต	ก.พ. 2022 รีเซ็ต	มี.ค. 2022 รีเซ็ต

การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ

ช่องข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเลขที่เอกสาร, เลขที่ใบกำกับฯ, เลขที่เอกสารอ้างอิงต่างๆ ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีหลายช่องที่สามารถใช้ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติได้ ทั้งนี้ โปรดศึกษาฟังก์ชันที่รองรับจากหัวข้อที่เกี่ยวข้องในคู่มือ

การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ

ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติมี 2 รูปแบบ ได้แก่:

• เลขที่เอกสารใหม่อัตโนมัติ (**NEW**): ระบบจะอ่านข้อมูลจากฐานข้อมูลเลขที่เอกสาร (เมนูย่อย "จัดการซีรีส์เอกสาร") แล้วสร้างเลขที่เอกสารจากเลขลำดับถัดไปให้โดยอัตโนมัติ ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้ มักจะมีค่าตั้งต้นเป็น XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสาร: หมายเลข 1) ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้:
  • ทิ้งค่าไว้ตามเดิม หรือ เปลี่ยนเฉพาะซีรีส์เอกสาร XXX เป็นซีรีส์ที่ต้องการ: หากเป็นซีรีส์ที่สามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ ระบบจะสร้างเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติ
  • ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง
• รอเลขที่เอกสารอัตโนมัติจากช่องอื่น (??WAIT??): ระบบจะรอข้อมูลเลขที่เอกสารจากช่องที่กำหนดไว้ แล้วใช้เลขเดียวกัน (เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีขาย ที่ต้องการใช้เลขเดียวกันกับเลขที่ใบส่งสินค้า เป็นต้น) ช่องข้อมูลที่รองรับฟังก์ชันนี้ มักมีค่าตั้งต้นเป็น ??WAIT?? (หมายเลข 2: ช่องข้อมูลเหล่านี้หลายช่องรองรับฟังก์ชัน **NEW** ด้วยเช่นกัน) ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้:
  • ทิ้งค่าไว้ตามเดิม: ระบบจะดึงค่าที่สำเร็จแล้วจากช่องข้อมูลอื่นมากรอกให้โดยอัตโนมัติ
  • ถ้าช่องข้อมูลนี้รองรับฟังก์ชัน **NEW** ผู้ใช้สามารถกรอก XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสารที่ต้องการ) ได้
  • ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง