หน้าจอเอกสาร

ข้อมูลบางชนิด (เช่น ใบสำคัญและรายงานต่างๆ) ประกอบด้วยรายการหลักที่มีรายการย่อยๆ ลงไป กล่าวคือมีข้อมูลมากกว่า 1 ระดับ ข้อมูลในลักษณะนี้ไม่สามารถแสดงผลโดยอาศัยเพียงตารางหรือฟอร์มเพียงชิ้นเดียวได้ หน้าจอที่จะแสดงข้อมูลเหล่านี้จึงต้องประกอบด้วยฟอร์มและตารางหลายชิ้นประกอบกัน (multi-component page) แต่เนื่องจากข้อมูลในลักษณะนี้จะเป็นข้อมูลธุรกรรมต่างๆ เสียส่วนมาก จึงอาจเรียกหน้าจอแบบนี้ว่า "หน้าจอเอกสาร" ก็ได้

องค์ประกอบของหน้าจอเอกสาร

ตัวอย่างหน้าเอกสาร

หน้าจอเอกสารในระบบคูนิฟ็อกซ์มีองค์ประกอบดังนี้:

• เลขลำดับเอกสาร (หมายเลข 1): แสดงลำดับที่ของเอกสารปัจจุบัน (ซ้าย) และจำนวนเอกสารทั้งหมด (ขวา) กรณีไม่พบเอกสารจะแสดงข้อความ "0 / ?"
• สถานะเอกสาร (หมายเลข 2): แสดงสัญลักษณ์แทนสถานะเอกสารต่างๆ หากผู้ใช้ใช้เมาส์ชี้ค้างไว้เหนือสัญลักษณ์เหล่านี้จะปรากฏข้อความอธิบายสถานะขึ้น ในระบบของคูนิฟ็อกซ์ สถานะของเอกสารจะแบ่งด้วยสีต่างๆ ดังนี้
  • สีฟ้า: แสดงข้อมูลของเอกสาร
  • สีเหลือง: แสดงสถานะเตือนเมื่อข้อมูลที่บันทึกแตกต่างจากรูปแบบปกติทั่วไป (เช่น บันทึกเดบิตภาษีซื้อ แต่ไม่ได้บันทึกข้อมูลใบกำกับภาษีฯ, บันทึกเดบิตลูกหนี้อื่นๆ ภายใต้ชื่อลูกหนี้ที่ปกติเป็นลูกหนี้การค้า) เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลผิดพลาดแต่อย่างใด
  • สีแดง: แสดงสถานะปิดกั้น มักจะพบได้ 2 กรณีหลักๆ:
    • เอกสาร (หรือเอกสารรายวันที่เกี่ยวข้อง) ถูกล็อค: ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารนั้นได้จนกว่าเอกสารจะถูกปลดล็อค
    • เอกสารมีความผิดพลาดหรือไม่สมบูรณ์ (เช่น ผลรวมรายการเดบิตไม่เท่ากับผลรวมรายการเครดิต, บันทึกขายสินค้าต่ำกว่ากำไรขั้นต่ำโดยไม่มีสิทธิ์, ฯลฯ): ผู้ใช้ต้องแก้ไขเอกสารให้ถูกต้องสมบูรณ์ มิเช่นนั้นระบบจะไม่ยอมออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร
• แถบเครื่องมือกลุ่มเอกสาร (หมายเลข 3): แสดงเครื่องมือที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนดูเอกสาร, การค้นหา, การนำเข้า/ส่งออก, การเชื่อมโยงรายงาน, ฯลฯ (ดูรายละเอียดในหัวข้อย่อยด้านล่าง)
• แถบเครื่องมือสำหรับเอกสารปัจจุบัน (หมายเลข 4): แสดงเครื่องมือที่เกี่ยวกับการเพิ่มเอกสารใหม่ และการจัดการเอกสารที่แสดงอยู่ในปัจจุบัน (จำนวนปุ่มที่ใช้งานได้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้: ดูรายละเอียดในหัวข้อย่อยด้านล่าง)
• ข้อความแจ้งเตือนต่างๆ (หมายเลข 5): เมื่อผู้ใช้ต้องการปิดข้อความ ให้คลิกสัญลักษณ์ ✖ ที่มุมบนขวาของกล่องข้อความ

แถบเครื่องมือกลุ่มเอกสาร

ปุ่มเปลี่ยนเอกสาร

• ปุ่ม ( Home ): เปิดไปเอกสารแรก
• ปุ่ม ( PageUp ): เปิดไปเอกสารก่อนหน้า
• ปุ่ม ( PageDown ): เปิดไปเอกสารถัดไป
• ปุ่ม ( End ): เปิดไปเอกสารสุดท้าย

ปุ่มอื่นๆ

• ปุ่ม ( S ): ค้นหาเอกสาร
• ปุ่ม : ส่งออกข้อมูลเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์กระดาษทำการ XLSX

แถบเครื่องมือสำหรับเอกสารปัจจุบัน

• แถบเครื่องมือสำหรับเอกสารปัจจุบัน (หมายเลข 4): จำนวนปุ่มที่ใช้งานได้ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้ที่ผู้ดูแลระบบกำหนดไว้
  • ปุ่ม ( A ): เพิ่มเอกสารใหม่ (ระบบจะแสดงเอกสารใหม่ และเข้าสู่โหมดการแก้ไขเอกสาร โดยกรอกค่าตั้งต้นบางค่าไว้ให้)
  • ปุ่ม ( E ): แก้ไขเอกสารปัจจุบัน (ระบบจะเข้าสู่โหมดการแก้ไขเอกสาร)
  • ปุ่ม ( D ): ลบเอกสารปัจจุบัน (ระบบจะขอให้ผู้ใช้ยืนยันคำสั่งอีกครั้ง หากยืนยันการลบเอกสารแล้ว จะไม่สามารถเรียกเอกสารคืนได้)
  • ปุ่ม ( Alt+↵ Enter ): ยืนยันบันทึกข้อมูลในขั้นตอนปัจจุบัน พร้อมเข้าสู่ขั้นตอนถัดไปในการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร

  • ปุ่ม ( Esc ): เลิกการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร และออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร

    *** ในการยกเลิกการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร ระบบจะทิ้งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ยังไม่ได้บันทึกในขั้นตอนปัจจุบันเท่านั้น ข้อมูลที่บันทึกไปแล้วในขั้นตอนก่อนหน้าจะไม่ถูกทำลาย

  

  ตัวอย่างหน้าต่างแนบไฟล์

  • ปุ่ม ( T ): แนบไฟล์ เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะเปิดหน้าต่างแนบเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้ดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ที่แนบไว้กับเอกสาร หากเพจอยู่ในโหมดแก้ไขเอกสาร ผู้ใช้จะสามารถเลือกไฟล์ใหม่เพื่อแนบได้
  • ปุ่ม ( V ): เปิดบันทึกบัญชีรายวันที่คู่กับเอกสารปัจจุบัน (ใช้กับเอกสารที่มีการลงบัญชีรายวันควบคู่ด้วยเท่านั้น)

  

  ตัวอย่างหน้าต่างคัดลอกเอกสาร

  • ปุ่ม ( C ): คัดลอกเอกสารปัจจุบัน ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการเอกสารใหม่ที่มีรายละเอียดใกล้เคียงกับเอกสารที่แสดงอยู่

    เมื่อกดปุ่มนี้ ระบบจะแสดงหน้าต่างคัดลอกเอกสาร ให้ผู้ใช้กรอกเลขที่, วันที่, และแผนกของเอกสารใหม่ แล้วกดปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการคัดลอก

    หลังจากคัดลอกสำเร็จแล้ว ระบบจะเปลี่ยนวันที่ของ session เป็นวันที่เอกสารใหม่พร้อมเข้าถึงเอกสารใหม่ให้โดยอัตโนมัติ

  

  ตัวอย่างหน้าจอพิมพ์เอกสาร

  • ปุ่ม ( P ): พิมพ์เอกสารปัจจุบัน โดยระบบคูนิฟ็อกซ์จะสร้างไฟล์ PDF สำหรับพิมพ์ พร้อมเปิดไฟล์ดังกล่าวในแท็บใหม่ ผู้ใช้สามารถสั่งพิมพ์เอกสารดังกล่าวออกไปยังเครื่องพิมพ์ หรือ ดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าวเพื่อจัดเก็บ/ส่งต่อได้

  

  ตัวอย่างหน้าจอแสดงรหัส QR

  • ปุ่ม ( Q ): สร้างรหัส QR สำหรับรับหรือชำระเงินตามยอดของเอกสารหรือรายการหลักที่แสดงอยู่

การใช้งานหน้าจอเอกสารด้วยคีย์บอร์ด

คีย์สำหรับเปลี่ยนเอกสาร

• Home : เปิดไปเอกสารแรก
• PageUp : เปิดไปเอกสารก่อนหน้า
• PageDown : เปิดไปเอกสารถัดไป
• End : เปิดไปเอกสารสุดท้าย
• S : ค้นหาเอกสาร

คีย์พื้นฐานในการจัดการเอกสาร

• A : เพิ่มเอกสารใหม่
• E : แก้ไขเอกสารปัจจุบัน
• D : ลบเอกสารปัจจุบัน
• ⇧ Shift+D : แสดงหน้าต่างลบหลายเอกสาร

คีย์ลัดในโหมดการแก้ไข

• Alt+↵ Enter : ยืนยัน/บันทึกข้อมูลในขั้นตอนปัจจุบัน และไปยังขั้นตอนถัดไป (หากขั้นตอนปัจจุบันเป็นขั้นตอนสุดท้าย ระบบจะออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร)
• Esc : เลิกการเพิ่ม/แก้ไขเอกสาร และออกจากโหมดการแก้ไขเอกสาร

คีย์ลัดอื่นๆ

• T : เปิดหน้าต่างแนบไฟล์
• V : เปิดบัญชีรายวันที่คู่กับเอกสารปัจจุบัน
• C : เปิดหน้าต่างคัดลอกเอกสาร
• P : พิมพ์เอกสารปัจจุบันด้วยแบบเอกสารตั้งต้น
• ⇧ Shift+P : แสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง
• Q : สร้าง QR code สำหรับชำระเงิน
• Alt+F : โฟกัสที่ฟอร์มหรือตารางแรกในขั้นตอนการแก้ไขเอกสารที่ดำเนินการอยู่