บันทึกการชำระเจ้าหนี้ และ บันทึกการรับชำระลูกหนี้

ฟังก์ชัน	การใช้งาน/การรองรับ
ค้นหาเอกสาร	เลขที่เอกสาร
รายงานที่เกี่ยวข้อง	แจกแจงอายุเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_AGNG) รายการเช็คจ่าย/เช็ครับ (AP/AR_CHQS) รายการเอกสารเจ้าหนี้/ลูกหนี้คงค้าง (AP/AR_COLL) รายการจ่ายชำระ/รับชำระ (AP/AR_PAYM) สถานะเอกสารเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_STAT) รายการเคลื่อนไหวบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_STMT) สรุปความเคลื่อนไหวบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ (AP/AR_SUMM)
นำเข้าเอกสาร	–
ส่งออกเอกสาร	✓
ลบหลายเอกสาร	✓
รายวันที่เกี่ยวข้อง	สมุดรายวันรับชำระลูกหนี้ (ARR)
คัดลอกเอกสาร	–
แม่แบบการพิมพ์ตั้งต้น	<ซีรีส์เอกสาร> APP0 (บันทึกการชำระเจ้าหนี้) / ARR0 (บันทึกการรับชำระลูกหนี้) / ARR0vop (บันทึกการรับชำระลูกหนี้ เมื่อเปิดฟังก์ชัน "ภาษีขายเมื่อรับชำระ")
พิมพ์หลายเอกสาร	✓
สร้างรหัส QR	จ่ายเงิน (ยอดจ่ายชำระสุทธิบวก / ยอดรับชำระสุทธิลบ) รับเงิน (ยอดจ่ายชำระสุทธิลบ / ยอดรับชำระสุทธิบวก)

ตำแหน่งเมนู

• เมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → บันทึกการชำระเจ้าหนี้
• เมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → บันทึกการรับชำระลูกหนี้

*** ในบทความนี้ จะใช้ภาพตัวอย่างจากเพจ "บันทึกการรับชำระลูกหนี้"
(บริษัทในภาพตัวอย่างเปิดใช้งานฟีเจอร์ "ภาษีขายเมื่อรับชำระ" เอาไว้ เพื่อให้เห็นช่องข้อมูลครบทุกช่อง)

รายละเอียดธุรกรรม

การชำระเจ้าหนี้ และ การรับชำระลูกหนี้เป็นธุรกรรมที่มีลักษณะหักล้างหนี้คงค้างด้วยการชำระหนี้ ในระบบคูนิฟ็อกซ์ การบันทึกธุรกรรมการชำระหนี้มีลักษณะที่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานดังนี้

• บันทึกบัญชีรายวันโดยอัตโนมัติ (แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขเฉพาะกรณีได้ สำหรับธุรกรรมที่มีลักษณะแตกต่างไปจากปกติ)
• รองรับการชำระหนี้จากหลายช่องทางในธุรกรรมเดียวกัน (เช่น จ่ายด้วยเช็ค, เงินโอน, และเงินสดพร้อมกัน เป็นต้น)
• รองรับการหัก ณ ที่จ่ายในเพจบันทึกธุรกรรมโดยตรง พร้อมออกใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) โดยอัตโนมัติ
• รองรับการบันทึกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อชำระหนี้ (เฉพาะเมื่อตั้งค่า "ภาษีซื้อเมื่อจ่ายชำระ" (เจ้าหนี้) หรือ "ภาษีขายเมื่อรับชำระ" (ลูกหนี้) เท่านั้น)

การใช้งาน

การเพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรม

เพจ "บันทึกการรับชำระลูกหนี้"

1. เลือกเมนู "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → บันทึกการชำระเจ้าหนี้ หรือ บันทึกการรับชำระลูกหนี้ โปรแกรมจะแสดงเพจที่ต้องการ (เรียงลำดับตามเลขที่เอกสาร: กรณีไม่มีเอกสาร จะแสดงเอกสารเปล่า)

   ส่วนรายละเอียดเอกสารแบ่งออกเป็น 2 ตาราง ได้แก่

   • บัญชี ( Alt+L : หมายเลข 1): แสดงรายการทางบัญชี
   • ใบกำกับฯ ( Alt+I : หมายเลข 2): แสดงรายการใบกำกับภาษีซื้อหรือขาย (แท็บนี้แสดงเฉพาะสมุดรายวันที่ใช้บันทึกใบกำกับภาษีฯ เท่านั้น)
   • ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ( Alt+H : หมายเลข 3): แสดงรายการใบสำคัญหัก/ถูกหัก ณ ที่จ่าย
   • ข้อมูลการจ่ายชำระ ( Alt+O : หมายเลข 4): แสดงรายการจ่ายชำระ (เพจนี้เน้นข้อมูลเช็คเป็นหลัก แต่จะกรอกรายละเอียดการจ่ายชำระอื่นด้วยก็ได้)
   • ข้อมูลการรับชำระ ( Alt+N : หมายเลข 5): แสดงรายการรับชำระ (เพจนี้เน้นข้อมูลเช็คเป็นหลัก แต่จะกรอกรายละเอียดการรับชำระอื่นด้วยก็ได้)
2. อ่าน/เพิ่ม/แก้ไข/ลบธุรกรรมตามวิธีการใช้งานหน้าจอเอกสาร

ขั้นตอนในโหมดการแก้ไข

• 

  ขั้นตอนที่ 1

• 

  ขั้นตอนที่ 2

• 

  ขั้นตอนที่ 3

คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับขั้นตอนที่ 2

ในขั้นตอนที่ 2 ระบบจะแสดงรายการหนี้คงค้างทั้งหมดของเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายนั้น (รวมรายการที่มีอยู่ในเอกสารการจ่าย/รับชำระที่กำลังเพิ่ม/แก้ไขอยู่ด้วย) ผู้ใช้สามารถ:

• เลือกรายการที่ต้องการจ่าย/รับชำระ แล้วคลิกปุ่ม "ตกลง" ระบบจะนำรายการที่เลือกทั้งหมดกรอกลงในขั้นตอนที่ 3 ให้โดยอัตโนมัติ

  *** การกรอกข้อมูลด้วยวิธีนี้ เป็นการแทนที่รายการที่อาจมีอยู่เดิม ไม่ใช่การเพิ่มเติมรายการ ดังนั้น หากในขั้นตอนที่ 3 มีรายการหนี้ที่ชำระอยู่แล้ว และผู้ใช้คลิก "ตกลง" โดยไม่ได้เลือกรายการดังกล่าวซ้ำ จะถือเป็นการลบรายการนั้นออกจากเอกสาร

• คลิกปุ่ม "ข้าม" หากต้องการจัดการรายการหนี้ที่ชำระในขั้นตอนที่ 3 ด้วยตนเองทีละรายการ

คำอธิบายช่องข้อมูล

เพจ "บันทึกการรับชำระลูกหนี้"

ตารางเอกสารหนี้

• 

  ส่วนต่อขยายตารางเอกสารหนี้ (แท็บ "ภาษีหัก ณ ที่จ่าย")

• 

  ส่วนต่อขยายตารางเอกสารหนี้ (แท็บ "ข้อมูลเอกสารอ้างอิง")

รูปแบบการบันทึกบัญชีรายวัน

บันทึกการชำระเจ้าหนี้

สมุด	ค่าจากเอกสาร	Dr./Cr.	คำอธิบายรายการ	ใช้ตารางรหัส	รหัสบัญชี	ชื่อบัญชี	ลำดับ
APP	รวมยอดเคลียร์	Dr.	เจ้าหนี้	✓	2141-00	เจ้าหนี้การค้า	1
APP	รวมดอกเบี้ย	Dr.	ดอกเบี้ย	-	5373-00	ดอกเบี้ยจ่าย	1
APP	รวมค่าธรรมเนียม	Dr.	ค่าธรรมเนียมธนาคาร	-	5371-00	ค่าธรรมเนียมธนาคาร	1
APP	รวมภาษีหัก ณ ที่จ่าย	Cr.	ภาษีหัก ณ ที่จ่าย	-	2194-04	ภาษีหัก ณ ที่จ่าย	2
APP	รวมส่วนลด	Cr.	ส่วนลด	-	4170-00	ส่วนลดจ่าย	2
APP	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เงินสด	-	1111-01	เงินสด	2
APP	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เงินโอน	-	1113-01	เงินฝากออมทรัพย์ #1	2
APP	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เช็ค	-	2120-00	เช็คจ่ายล่วงหน้า	2
APP	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	บัตรเดบิต/เครดิต	-	2149-99	เจ้าหนี้อื่นๆ	2

บันทึกการรับชำระลูกหนี้

สมุด	ค่าจากเอกสาร	Dr./Cr.	คำอธิบายรายการ	ใช้ตารางรหัส	รหัสบัญชี	ชื่อบัญชี	ลำดับ
ARR	รวมภาษีหัก ณ ที่จ่าย	Cr.	ภาษีหัก ณ ที่จ่าย	-	1194-04	ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย	2
ARR	รวมส่วนลด	Cr.	ส่วนลด	-	5170-00	ส่วนลดรับ	2
ARR	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เงินสด	-	1111-01	เงินสด	2
ARR	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เงินโอน	-	1113-01	เงินฝากออมทรัพย์ #1	2
ARR	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	เช็ค	-	1120-00	เช็ครับล่วงหน้า	2
ARR	ยอดสุทธิตามรายการชำระ	Cr.	บัตรเดบิต/เครดิต	-	1149-99	ลูกหนี้อื่นๆ	2
ARR	รวมค่าธรรมเนียม	Cr.	ค่าธรรมเนียมธนาคาร	-	5371-00	ค่าธรรมเนียมธนาคาร	2
ARR	รวมยอดเคลียร์	Dr.	ลูกหนี้	✓	1141-00	ลูกหนี้การค้า	1
ARR	รวมดอกเบี้ย	Dr.	ดอกเบี้ย	-	4210-00	ดอกเบี้ยรับ	1

เมนูย่อย "บันทึกการชำระเจ้าหนี้ / บันทึกการรับชำระลูกหนี้"

เมนูย่อย "บันทึกการชำระเจ้าหนี้" และ "บันทึกการรับชำระลูกหนี้" มีองค์ประกอบใกล้เคียงกัน จึงยกมาอธิบายร่วมกัน

*** ภาพตัวอย่างใช้ภาพจากเพจ "บันทึกการชำระเจ้าหนี้"

คำอธิบายช่องข้อมูล

รายการหลัก (หัวเอกสาร)
เลขที่เอกสาร	เลขที่เอกสาร *** ใช้ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติได้ *** ซีรีส์เอกสารที่ใช้ได้คือ กลุ่ม "บันทึกการชำระเจ้าหนี้" สำหรับเพจ "บันทึกการชำระเจ้าหนี้" กลุ่ม "บันทึกการรับชำระลูกหนี้" สำหรับเพจ "บันทึกการรับชำระลูกหนี้"
วันที่เอกสาร	วันที่ของเอกสาร *** ต้องอยู่ในเดือนเดียวกันกับวันที่ของ session
เลขที่อ้างอิง	เลขที่เอกสารอ้างอิง (เช่น ใบรับวางบิล/ใบวางบิล) *** ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันอำนวยความสะดวกให้เพิ่มเติม (ดูข้อมูลท้ายตาราง) เมื่อผู้ใช้อ้างอิงเลขที่เอกสารดังนี้ ใบรับวางบิล (สำหรับรายการจ่ายชำระ) ใบวางบิล (สำหรับรายการรับชำระ)
วันที่อ้างอิง	วันที่เอกสารอ้างอิง *** ช่องข้อมูลนี้มีพฤติกรรมร่วมกันช่อง "เลขที่อ้างอิง" ดังนี้ หากระบบพบเอกสารใบรับวางบิล/ใบวางบิลที่มีเลขที่ตรงตามที่ระบุในช่อง "เลขที่อ้างอิง" ภายในเดือนของ session ระบบจะเติมข้อมูลช่องนี้ให้โดยอัตโนมัติ หากไม่พบเอกสารในเดือนของ session ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลในช่องนี้ ให้เป็นวันที่ใดก็ได้ในเดือนเดียวกันกับเอกสารอ้างอิง ระบบจะค้นหาและแก้ไขวันที่ให้เองโดยอัตโนมัติ กรณีระบบไม่พบเอกสารอ้างอิงในเดือนที่ผู้ใช้ระบุ ระบบจะถือว่าผู้ใช้อ้างอิงเอกสารภายนอก
แผนก	แผนก
เจ้าหนี้/ลูกหนี้	รหัสและชื่อของเจ้าหนี้/ลูกหนี้
บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้	ผังบัญชีที่ต้องการตัดชำระหนี้ *** ระบบจะใช้ผังบัญชีที่กำหนดไว้ในตารางรหัสเจ้าหนี้/ลูกหนี้เป็นค่าตั้งต้น แต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้
คำอธิบาย	คำอธิบายรายการจ่ายชำระ/รับชำระนี้
บันทึก	บันทึกรายละเอียดของรายการเพิ่มเติม
รายการย่อย #1 (วิธีการชำระเงิน: Alt+M)
วิธีชำระ	วิธีการจ่าย/รับชำระหนี้ เลือกจากตัวเลือก เช็ค เงินสด ธนาคาร บัตรเดบิต/เครดิต
เลขที่เช็ค	เลขที่เช็ค *** หากไม่ได้จ่ายด้วยเช็คสามารถข้ามช่องนี้ หรือใช้ช่องนี้บันทึกเลขอ้างอิงอื่นๆ ก็ได้
บัญชีธนาคาร (จ่าย) / ธนาคาร (รับ)	จ่าย: บัญชีธนาคารที่ใช้โอนจ่าย หรือบัญชีที่จะตัดยอดเช็คจ่าย รับ: ธนาคารเจ้าของเช็ครับ
วันที่ผ่าน	วันที่บนหน้าเช็ค หรือวันที่รับเงินสด/โอน
รหัสบัญชี	ผังบัญชีสำหรับจ่าย/รับ *** ค่าตั้งต้นคือค่าที่ตั้งไว้ในหัวข้อการตั้งค่าการบันทึกสมุดรายวัน
ยอดเงิน	ยอดเงินที่จ่าย/รับ
ค่าธรรมเนียม	ค่าธรรมเนียมธนาคาร
ยอดสุทธิ	ยอดเงินรวมที่ต้องจ่าย/ได้รับ จ่าย: ยอดเงิน + ค่าธรรมเนียม รับ: ยอดเงิน – ค่าธรรมเนียม
รายการย่อย #2 (เอกสารหนี้ที่ชำระ: Alt+B)
เอกสารหนี้	เอกสารหนี้ที่ชำระ
ส่วนลด	ส่วนลด
หัก ณ ที่จ่าย	ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (จ่ายชำระ) ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (รับชำระ)
เลขใบสำคัญหัก ณ ที่จ่าย	เลขใบสำคัญหัก ณ ที่จ่าย *** ระบบจะสร้างเลขที่ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อพบว่าค่าในช่อง "หัก ณ ที่จ่าย" มีค่าไม่เท่ากับ 0 (ผู้ใช้แก้ไขค่าเองได้)
แบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย	แบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ใช้ยื่นภาษีรายการนี้ *** ระบบจะใช้แบบที่กำหนดไว้ในตารางรหัสเจ้าหนี้/ลูกหนี้เป็นค่าตั้งต้นแต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้
คำอธิบาย	คำอธิบายรายการหัก ณ ที่จ่ายรายการนี้ *** ระบบจะใช้คำอธิบายที่กำหนดไว้ในตารางรหัสเจ้าหนี้/ลูกหนี้เป็นค่าตั้งต้นแต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่าเองได้
เงื่อนไขการหักภาษี	เงื่อนไขการหักภาษี ณ ที่จ่าย เลือกจากตัวเลือก หัก ณ ที่จ่าย จ่ายให้ครั้งเดียว จ่ายให้ตลอดไป อื่นๆ (ระบุ)
ดอกเบี้ย/ส่วนเกินหนี้	ดอกเบี้ยหรือส่วนชำระเกินอื่นๆ
ยอดชำระ	ยอดชำระ *** ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ โดยใช้สมมุติฐานว่าชำระหมดทั้งยอดหนี้ กรณีชำระหนี้บางส่วน ผู้ใช้สามารถแก้ไขค่านี้เองได้
ยอดเคลียร์	ยอดที่หักจากบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว