คำนวณข้อมูลใหม่

ตำแหน่งเมนู

เมนู "จัดการข้อมูล" → คำนวณข้อมูลใหม่

การเก็บข้อมูลธุรกรรมแบบแยกเดือน

แนวคิดเบื้องหลัง

ระบบคูนิฟ็อกซ์ถูกออกแบบให้เก็บข้อมูลธุรกรรมแยกเป็นรายเดือน การเลือกเก็บข้อมูลในลักษณะนี้มีแนวคิดคือ:

• ลดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสียหาย: ฐานข้อมูลที่ถูกเขียนข้อมูลอยู่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายมากกว่า ดังนั้นการแยกเก็บข้อมูลจึงเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดความเสี่ยงและจำนวนข้อมูลที่ได้รับผลกระทบเมื่อเกิดเหตุสุดวิสัยต่างๆ
• การแช่แข็งข้อมูลและการผ่านบัญชี: ทำให้ผู้ใช้สามารถแช่แข็งหรือปิดกั้นการแก้ไขข้อมูลเป็นเดือนๆ ได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและเก็บรักษาข้อมูล
• จำกัดขนาดของข้อมูลชุดทำงาน: การแยกเก็บข้อมูลจะช่วยรักษาขนาดของฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้การอ่านและเขียนข้อมูลมีความรวดเร็วสม่ำเสมอตลอดการใช้งาน
• ไม่จำเป็นต้องล้างข้อมูลเมื่อสิ้นปี: เมื่อฐานข้อมูลชุดทำงานไม่ได้มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่จำกัด การล้างข้อมูลทุกสิ้นปีก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็นอีกต่อไป ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลดิบชุดจริงย้อนหลังได้ไม่จำกัด รวมถึงสามารถเรียกรายงานย้อนหลังต่อเนื่องได้

วิธีการเก็บข้อมูลวิธีนี้มิได้เป็นวิธีเฉพาะตัวของคูนิฟ็อกซ์เพียงรายเดียวแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากซอฟต์แวร์ลักษณะเดียวกับส่วนใหญ่เลือกเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้อาจพบว่าวงจรการทำงานภายใต้ระบบคูนิฟ็อกซ์แตกต่างไปจากซอฟต์แวร์อื่นที่เคยใช้บ้าง

ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงาน

การเก็บข้อมูลแบบแยกเดือนนี้ ทำให้คูนิฟ็อกซ์มีการทำงานที่อาจต้องปรับความเคยชินเล็กน้อยอยู่ 2 ประการหลักๆ ได้แก่:

• คูนิฟ็อกซ์ใช้วันที่ของ session เพื่อเลือกฐานข้อมูลชุดทำงาน: คูนิฟ็อกซ์จะอ่านและเขียนข้อมูลธุรกรรมโดยจะยึดเดือนตามวันที่ของ session ดังนั้น ผู้ใช้จะมองเห็นและแก้ไขข้อมูลธุรกรรมดิบได้ทีละเดือน หากผู้ใช้ต้องการดูหรือแก้ไขข้อมูลของเดือนอื่น สามารถทำได้โดยเปลี่ยนวันที่ของ session (คลิกที่วัน/เวลาของ session บนแถบชื่อบริษัท)

• ธุรกรรมต่างๆ จะไม่ปรากฏผลข้ามเดือนจนกว่าจะมีการคำนวณข้อมูลยกยอด: เนื่องจากคูนิฟ็อกซ์เก็บข้อมูลธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ล้างข้อมูลดิบ ชุดข้อมูลของบริษัทอาจครอบคลุมช่วงเวลาหลายปี ดังนั้นระบบคูนิฟ็อกซ์จะไม่คำนวณผลกระทบของธุรกรรมข้ามเดือนให้โดยอัตโนมัติจนกว่าผู้ใช้จะสั่งคำนวณข้อมูลใหม่หรือระบบคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามเวลาที่ตั้งไว้

  อย่างไรก็ตาม ระบบคูนิฟ็อกซ์มีฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น เพื่อคำนวณผลกระทบของธุรกรรมที่ผู้ใช้บันทึก/เปลี่ยนแปลงค่าไปยังเดือนที่เลือกไว้เพียง 1 หรือ 2 เดือนได้ เช่นนี้ ผู้ใช้ก็จะสามารถทำงานระหว่างวันได้โดยสะดวก และปล่อยให้การคำนวณข้อมูลใหม่เป็นงานสำหรับสิ้นวันเพียงครั้งเดียว

  ตัวอย่างเช่น เมื่อต้นเดือนตุลาคม มีสินค้าในคลังทั้งหมด 100 ชิ้น บันทึกขายไป 10 ชิ้นในวันที่ 04 ตุลาคม ผู้ใช้จะเห็นจำนวนสินค้าในคลังดังนี้

วันที่ของ session	ฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น		คำอธิบาย
	ปิด	เปิด
ก่อนคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)
04-31 ตุลาคม	90 ชิ้น		ธุรกรรมที่บันทึกเห็นผลกระทบทันทีภายในเดือนเดียวกัน
01-30 พฤศจิกายน	100 ชิ้น	90 ชิ้น	ธุรกรรมในเดือนตุลาคมไม่ส่งผลกับเดือนอื่นๆ หากไม่เปิดใช้งานฟังก์ชันผลยกยอดเบื้องต้น
หลังคำนวณข้อมูลใหม่ (เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน)
04-31 ตุลาคม	90 ชิ้น		ในการคำนวณข้อมูลใหม่ ระบบจะยกยอดสิ้นงวดเดือนตุลาคมไปเป็นยอดต้นงวดเดือนพฤศจิกายน ทำให้ธุรกรรมในเดือนตุลาคมส่งผลอย่างถูกต้องในเดือนพฤศิกายน
01-30 พฤศจิกายน

วัตถุประสงค์

การคำนวณข้อมูลใหม่ในระบบคูนิฟ็อกซ์มีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

• ตรวจเช็คความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล: หากไฟล์ฐานข้อมูลหรือดรรชนีเกิดความเสียหายขึ้น ผู้ใช้จะได้ทราบและกู้คืนข้อมูลชุดล่าสุดที่ใช้งานได้
• สร้างรายการประวัติและบัญชีรายวันใหม่: ระบบจะอ้างอิงจากข้อมูลธุรกรรมดิบที่ผู้ใช้บันทึกเพื่อล้างรายการทดระหว่างวัน ซึ่งเกิดจากการแก้ไขหรือลบข้อมูลธุรกรรม หรือกำจัดรายการที่บันทึก/คำนวณผิดพลาดเนื่องจากสถานการณ์ไม่ปกติต่างๆ
  • ระบบจะสร้างรายการประวัติต่างๆ เช่น ประวัติการเข้า-ออกสินค้าคงคลัง, ประวัติเจ้าหนี้/ลูกหนี้รายตัว, ฯลฯ ใหม่ทั้งหมด
  • สำหรับประเภทธุรกรรมที่มีการบันทึกบัญชีรายวันอัตโนมัติ (และไม่ได้ถูกล็อคโดยผู้ใช้) ระบบจะลงบันทึกบัญชีรายวันให้ใหม่ พร้อมล้างข้อมูลบัญชีรายวันที่ไม่มีข้อมูลธุรกรรมดิบ
• คำนวณผลลัพท์ของธุรกรรมภายในเดือน: เพื่อหายอดสิ้นงวดและยอดยกมาสำหรับเดือนถัดไป

การใช้งาน

เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"

1. เข้าสู่เพจ "คำนวณข้อมูลใหม่"
2. เลือกช่วงข้อมูลและโมดูลที่ต้องการ
3. คลิกปุ่ม "ส่งคำขอ" เพื่อเริ่มดำเนินการ

คำอธิบายช่องข้อมูล

จากเดือน... ถึงเดือน	เดือน	เดือนแรกและเดือนสุดท้ายที่จะคำนวณ *** ระบบจะนำยอดสิ้นงวดของเดือนสุดท้ายไปเขียนเป็นยอดยกมาของเดือนถัดไปด้วย
แช่แข็ง/ผ่านบัญชี	ตัวเลือก	เปลี่ยนสถานะการแช่แข็ง/ผ่านบัญชี (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี") *** เปลี่ยนค่าได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล" และ/หรือ "ผ่านบัญชี" *** การแช่แข็งและการผ่านบัญชีไม่สามารถย้อนกลับได้ โปรดใช้ความระมัดระวังในการเลือก
ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว	จริง/เท็จ	ใช้การตั้งค่าปัจจุบันแทนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้สำหรับเดือนที่ถูกแช่แข็ง/ผ่านบัญชี พร้อมเปลี่ยนการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในเป็นเหมือนการตั้งค่าปัจจุบัน (ดูหัวข้อย่อย "การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ")
เลือกโมดูล (เลือกโมดูลที่ต้องการคำนวณข้อมูลใหม่)
*** ลำดับการทำงานของฟังก์ชันคำนวณข้อมูลใหม่จะทำย้อนลำดับโมดูลที่แสดงบนเพจ เช่นในภาพ ระบบจะคำนวณโมดูลตามลำดับดังนี้ "ค่าจ้าง/เงินเดือน" → "สินทรัพย์" → "สินค้าคงคลัง" → "เจ้าหนี้/ลูกหนี้" → "บัญชีรายวัน"

การแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

สัญลักษณ์แสดงสถานะแช่แข็ง/ผ่านบัญชี

ฟังก์ชันการแช่แข็ง/ผ่านบัญชีมีไว้เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและการปิดกั้นการแก้ไขข้อมูล มีรายละเอียดดังนี้:

• การแช่แข็งข้อมูล: ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่แช่แข็งไว้ จะสามารถเพิ่มเติม/แก้ไข/ลบได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ระงับการบันทึก/แก้ไขข้อมูล" เท่านั้น (หน่วยงานของผู้ใช้อาจกำหนดให้เฉพาะผู้ทำบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีมีสิทธิ์นี้) เพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลให้มาจากวงแคบเท่านั้น ทำให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• การผ่านบัญชี: ข้อมูลธุรกรรมในเดือนที่ผ่านบัญชีแล้วจะไม่อนุญาตให้เพิ่มเติม/แก้ไข/ลบ หากผู้ใช้ต้องการปรับปรุงรายการในเดือนดังกล่าว ให้ผู้ใช้สร้างเอกสารปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงในเดือนที่ยังไม่ได้ผ่านบัญชีแทน

เมื่อวันที่ของ session ตกอยู่ในเดือนที่ถูกแช่แข็งหรือผ่านบัญชี จะปรากฏสัญลักษณ์บอกสถานะขึ้นกลางแถบชื่อบริษัทด้านบนของจอ

การแช่แข็งการตั้งค่าต่างๆ

การแช่แข็งการตั้งค่าคือการคัดลอกการตั้งค่าในปัจจุบันเก็บเอาไว้ใช้สำหรับข้อมูลเฉพาะในเดือนนั้น โดยระบบจะแช่แข็งการตั้งค่าให้โดยอัตโนมัติสำหรับเดือนที่ผู้ใช้สั่งแช่แข็งหรือผ่านบัญชี ทั้งนี้ การตั้งค่าที่จะถูกแช่แข็งหมายรวมถึง "การตั้งค่าระบบ" และ "รูปแบบการบันทึกบัญชี"

เดือนที่มีการตั้งค่าแช่แข็งไว้จะไม่ใช้การตั้งค่าส่วนกลางของบริษัท แต่จะใช้การตั้งค่าที่แช่แข็งไว้ในการคำนวณ/จัดการข้อมูลแทน ดังนั้น ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าของบริษัทเพื่อใช้ฟีเจอร์ใหม่ๆ ของโปรแกรมได้ โดยไม่กระทบกับวิธีการคำนวณข้อมูลเดือนก่อนๆ เช่น บริษัท A ดำเนินการมาจนถึงสิ้นเดือนธันวาคม 2024 และได้มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานและรูปแบบการบันทึกบัญชี บริษัท A จะสามารถปรับการตั้งค่าของตนในระบบคูนิฟ็อกซ์ได้ดังนี้:

1. สั่งแช่แข็ง (หรือผ่านบัญชี) ทุกๆ เดือนในอดีตจนถึงเดือนธันวาคม 2024: ระบบจะคัดลอกการตั้งค่าปัจจุบัน (ก่อนเปลี่ยนแปลง) เอาไว้ใช้ในช่วงเดือนข้อมูลดังกล่าว
2. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าระบบ และรูปแบบการบันทึกบัญชีเพื่อรองรับรูปแบบการทำงานใหม่
3. ใช้งานต่อตามปกติ:
   • ข้อมูลธุรกรรมใดๆ ของเดือนหลังจากธันวาคม 2024 ก็จะใช้การตั้งค่าใหม่ได้ทันที
   • ข้อมูลธุรกรรมที่ย้อนไปบันทึกเป็นของเดือนธันวาคม 2024 หรือก่อนหน้า (เช่นการปรับปรุงบัญชีเพื่อปิดงบ) รวมไปถึงการคำนวณข้อมูลใหม่ จะยังใช้การตั้งค่าเดิมที่แช่แข็งไว้

การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่แช่แข็งไว้

หากผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่ถูกแช่แข็งไว้ สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้:

• เปลี่ยนวันที่ของ session เป็นเดือนที่ต้องการ แล้วแก้ไขการตั้งค่าผ่านเพจ "ตั้งค่าระบบ" และ "กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี"
• สั่งคำนวณข้อมูลของเดือนที่ต้องการใหม่ โดยทำเครื่องหมายที่ช่องข้อมูล "ใช้และจัดเก็บการตั้งค่าปัจจุบันสำหรับเดือนที่แช่แข็ง/ผ่านบัญชีแล้ว"