จัดการรูปแบบการพิมพ์
เมนู "จัดการรูปแบบการพิมพ์" ใช้สำหรับจัดการไฟล์ต่างๆ ได้แก่ ไฟล์แม่แบบสำหรับเอกสารและรายงานต่างๆ (template) รวมไปถึงไฟล์ประกอบต่างๆ เช่น ภาพที่ใช้ประกอบการพิมพ์เอกสาร และไฟล์พื้นหลังต่างๆ
ตำแหน่งเมนู
เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการรูปแบบการพิมพ์
ชนิดของไฟล์แบ่งตามหน้าที่ของไฟล์
ไฟล์รูปแบบการพิมพ์สามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม ได้แก่
ไฟล์แม่แบบ (template): มีหน้าที่กำหนดรูปแบบของเอกสาร รวมไปถึงตำแหน่งของข้อมูลต่างๆ บนหน้ากระดาษ, ช่องข้อมูลที่จะอ่านข้อมูลมาแสดง, คำสั่งประมวลผลข้อมูลขณะพิมพ์
ไฟล์กลุ่มนี้เป็นไฟล์เวกเตอร์กราฟิกสกุล SVG (สร้างโดยซอฟต์แวร์เวกเตอร์กราฟิกต่างๆ เช่น Inkscape, Adobe Illustrator เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถออกแบบไฟล์แม่แบบได้ตามต้องการ แล้วฝังคำสั่งอ่านและคำนวณข้อมูลในวัตถุต่างๆ ของไฟล์ตามรายละเอียดในบทความ "ชุดคำสั่งในไฟล์แม่แบบ"
ไฟล์ภาพ: ซึ่งสามารถสั่งให้ปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ไฟล์ภาพอาจเป็นชนิด JPG, GIF, หรือ PNG ก็ได้
เพื่อให้ใช้แม่แบบตั้งต้นของระบบได้เต็มที่ ผู้ใช้ของแต่ละบริษัทควรเพิ่มไฟล์ภาพ 3 ไฟล์ต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มเฉพาะของบริษัท
- LOGO.png: สัญลักษณ์หรือโลโก้ของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏที่หัวเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะใช้ภาพตั้งต้นแทน)
- SIGN.png: ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
- STAMP.png: ตราประทับของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารทางภาษีต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
- ไฟล์พื้นหลัง: เป็นไฟล์ชนิด PDF ซึ่งสามารถสั่งให้ซ้อนเป็นพื้นหลังของเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ กรณีตัวอย่างของแม่แบบที่อาจใช้ไฟล์พื้นหลัง เช่น:
- แม่แบบที่มีการออกแบบที่ซับซ้อน หรือมีองค์ประกอบจำนวนมาก (โดยเฉพาะองค์ประกอบที่เป็นราสเตอร์กราฟิก)
- แม่แบบที่ต้องการแสดงพื้นหลังบนจอ แต่ไม่ต้องการพื้นพื้นหลังออกทางเครื่องพิมพ์ (เพราะใช้กระดาษที่พิมพ์ฟอร์มสำเร็จมาแล้ว เป็นต้น)
ตำแหน่งเก็บไฟล์
ในระบบคูนิฟ็อกซ์ ไฟล์เหล่านี้จะแบ่งเก็บเอาไว้ 2 ตำแหน่ง ได้แก่
- ไฟล์ตั้งต้นของระบบ: เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลส่วนกลางของโปรแกรม
- ไฟล์เฉพาะของแต่ละบริษัท: เก็บอยู่ในแฟ้มย่อยภายในแฟ้มข้อมูลของบริษัทแต่ละแห่ง เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก แฟ้มนี้จะเป็นแฟ้มเปล่า
การตั้งชื่อไฟล์แม่แบบ
ไฟล์แม่แบบในระบบคูนิฟ็อกซ์มีการตั้งชื่อที่หลากหลาย เพื่อรองรับกรณีย่อยและกรณีพิเศษต่างๆ ผู้ใช้สามารถศึกษาได้จากคำอธิบายที่ปรากฏขึ้นบนเพจนี้ อย่างไรก็ตาม วิธีการตั้งชื่อไฟล์แม่แบบส่วนมากจะเป็นตามหลักด้านล่างนี้:
| รูปแบบชื่อไฟล์ | ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| GL_<รหัสสมุดรายวัน> | GL_GL0, GL_PAY | แม่แบบเฉพาะเล่มของสมุดบัญชีรายวัน (กรณีไม่พบแม่แบบเฉพาะเล่ม ระบบจะใช้ไฟล์แม่แบบ GL_BOOK แทน) |
| <รหัสหัวเรื่องธุรกรรม> | ARR0, PAY0, RET0, RET1, RET2 | แม่แบบเอกสารธุรกรรมต่างๆ |
| <รหัสรายงาน>_REPORT | GL_JOUR_REPORT, GL_LDGR_REPORT, AS_DTLS_REPORT | แม่แบบสำหรับรายงานต่างๆ |
ในกรณีที่ซับซ้อนขึ้น จะเติมท้ายชื่อไฟล์แม่แบบดังนี้
หากต้องการพิมพ์เอกสารมากกว่า 1 ฉบับ/แบบในคราวเดียว: ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์ด้วย "_N" (N เป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 9)
เช่น ใบขาย/ส่งสินค้า ต้องพิมพ์เป็นใบกำกับภาษี (ต้นฉบับ/สำเนา), ใบส่งของ (ต้นฉบับ/สำเนา #1/สำเนา #2), ใบเสร็จ (ต้นฉบับ/สำเนา) รวม 7 ฉบับ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น PAY0_1.svg, PAY0_2.svg, PAY0_3.svg, ..., PAY0_7.svg เป็นต้น
หากต้องการให้เอกสารหน้าแรกแตกต่างไปจากหน้าอื่นๆ (เช่น หน้าแรกมีจำนวนรายการไม่เท่ากับหน้าอื่นๆ หรือ หน้าแรกมีข้อความที่แตกต่างจากหน้าอื่นๆ) ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์แม่แบบสำหรับหน้าแรกด้วย "_P"
เช่น รายงานการจำหน่ายซอฟต์แวร์รายไตรมาส มีข้อความหมายเหตุซึ่งปรากฏอยู่เฉพาะในหน้าแรก ทำให้หน้าแรกพิมพ์รายการได้น้อยกว่าหน้าอื่นๆ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น SA_SWQT_REPORT_P.svg (สำหรับหน้าแรก) และ SA_SWQT_REPORT.svg (สำหรับหน้าถัดๆ ไปทั้งหมด)
- กฎการต่อท้ายชื่อแม่แบบทั้ง 2 ข้อข้างต้นสามารถใช้ร่วมกันได้: เช่น งบการเงิน ประกอบด้วยแม่แบบ 6 ไฟล์ ได้แก่:
- GL_STAT_REPORT_1.svg: งบฐานะการเงิน
- GL_STAT_REPORT_2.svg: งบกำไร/ขาดทุน
- GL_STAT_REPORT_3.svg: ส่วนของผู้ถือหุ้น
- GL_STAT_REPORT_4.svg: หมายเหตุ (ไม่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน สำหรับรองรับข้อความหมายเหตุเบื้องต้น)
- GL_STAT_REPORT_5_P.svg: หมายเหตุ (หน้าแรกที่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน แต่เผื่อท่อนบนไว้สำหรับหมายเหตุเบื้องต้นที่ยังไม่จบ)
- GL_STAT_REPORT_5.svg: หมายเหตุ (พิมพ์ข้อมูลจากรายงานเต็มหน้า)
การเลือกใช้ไฟล์รูปแบบโดยระบบ
เมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์เอกสารหรือรายงานโดยการคลิกปุ่ม 
( P ) ระบบคูนิฟ็อกซ์จะหาไฟล์แม่แบบเป็นลำดับตามที่แสดงด้านล่างนี้ และจะใช้งานแม่แบบแรกที่พบ
| ชนิดเอกสาร/ไฟล์ | ลำดับการค้นหา |
|---|---|
| บันทึกบัญชีรายวัน |
|
| เอกสารธุรกรรม |
|
| ไฟล์ภาพที่ระบุชื่อในแม่แบบ |
|
| ไฟล์แม่แบบที่ผู้ใช้ระบุชื่อ ดูหัวข้อย่อยถัดไป |
|
การพิมพ์แบบระบุชื่อไฟล์แม่แบบ
หากผู้ใช้ต้องการระบุชื่อไฟล์แม่แบบในการพิมพ์เอง สามารถทำได้โดย:
- คลิกขวาที่ปุ่ม
( ⇧ Shift+P ) ระบบจะแสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง - ระบุชื่อแม่แบบที่ต้องการ (ไม่ต้องใส่ .svg) ในช่อง "รูปแบบการพิมพ์ที่ระบุ"
- คลิกปุ่ม "พิมพ์" ด้านล่างหน้าต่าง
การใช้งาน
เมื่อผู้ใช้เลือกเมนู "จัดการรูปแบบการพิมพ์" แล้ว โปรแกรมจะแสดงตารางขึ้นมา 2 ตาราง
- ตารางซ้ายแสดงไฟล์ตั้งต้นของระบบ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบไฟล์ได้แต่สามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อใช้เป็นตัวอย่างได้
- ตารางขวาแสดงไฟล์ในแฟ้มเฉพาะของบริษัทเอง
การจัดการไฟล์ต่างๆ มีขั้นตอนตามแสดงในหัวข้อย่อยต่อไปนี้
การดาวน์โหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้ว
- เลือกไฟล์ที่ต้องการดาวน์โหลด (ในที่นี้เลือก BOM0.svg จากตารางไฟล์ของระบบ)
- คลิกปุ่ม
หรือ 
(ในตารางไฟล์ฝั่งที่เลือก) เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์ หากไฟล์ที่เลือกเป็นไฟล์ภาพ หรือ ไฟล์แม่แบบ จะเห็นตัวอย่างไฟล์ในหน้าต่างนี้ด้วย
- คลิกปุ่ม ข้างช่องข้อมูล "ไฟล์" หรือคลิกที่ภาพตัวอย่าง ระบบจะเปิดไฟล์จริงในแท็บใหม่
- ผู้ใช้สามารถบันทึกไฟล์ได้โดยใช้เมนูของเบราว์เซอร์ File → Save Page As… หรือกด Ctrl+S
การอัพโหลดไฟล์
- คลิกปุ่ม
ในตารางไฟล์ของบริษัท ระบบจะเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์
- คลิกที่ช่องข้อมูล "ไฟล์" แล้วเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์
- ตั้งชื่อไฟล์ในช่องข้อมูล "ชื่อสำหรับอัพโหลด"
- คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการอัพโหลดไฟล์
การเปลี่ยนชื่อไฟล์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อในตารางไฟล์ของบริษัท
- คลิกปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดไฟล์
- แก้ไขชื่อไฟล์ในช่อง "ชื่อสำหรับอัพโหลด"
- คลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการแก้ไข
การลบไฟล์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้ายืนยันการลบไฟล์
- กด "ตกลง" เพื่อยืนยันการลบไฟล์ หรือ "ยกเลิก" เพื่อยกเลิกการลบไฟล์
