จัดการรูปแบบการพิมพ์

เมนู "จัดการรูปแบบการพิมพ์" ใช้สำหรับจัดการไฟล์ต่างๆ ได้แก่ ไฟล์แม่แบบสำหรับเอกสารและรายงานต่างๆ (template) รวมไปถึงไฟล์ประกอบต่างๆ เช่น ภาพที่ใช้ประกอบการพิมพ์เอกสาร และไฟล์พื้นหลังต่างๆ

ตำแหน่งเมนู

เมนู "ตารางรหัส/การตั้งค่า" → จัดการรูปแบบการพิมพ์

ชนิดของไฟล์แบ่งตามหน้าที่ของไฟล์

ไฟล์รูปแบบการพิมพ์สามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม ได้แก่

• ไฟล์แม่แบบ (template): มีหน้าที่กำหนดรูปแบบของเอกสาร รวมไปถึงตำแหน่งของข้อมูลต่างๆ บนหน้ากระดาษ, ช่องข้อมูลที่จะอ่านข้อมูลมาแสดง, คำสั่งประมวลผลข้อมูลขณะพิมพ์

  ไฟล์กลุ่มนี้เป็นไฟล์เวกเตอร์กราฟิกสกุล SVG (สร้างโดยซอฟต์แวร์เวกเตอร์กราฟิกต่างๆ เช่น Inkscape, Adobe Illustrator เป็นต้น) ผู้ใช้สามารถออกแบบไฟล์แม่แบบได้ตามต้องการ แล้วฝังคำสั่งอ่านและคำนวณข้อมูลในวัตถุต่างๆ ของไฟล์ตามรายละเอียดในบทความ "ชุดคำสั่งในไฟล์แม่แบบ"

• ไฟล์ภาพ: ซึ่งสามารถสั่งให้ปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ไฟล์ภาพอาจเป็นชนิด JPG, GIF, หรือ PNG ก็ได้

  เพื่อให้ใช้แม่แบบตั้งต้นของระบบได้เต็มที่ ผู้ใช้ของแต่ละบริษัทควรเพิ่มไฟล์ภาพ 3 ไฟล์ต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มเฉพาะของบริษัท

  • LOGO.png: สัญลักษณ์หรือโลโก้ของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏที่หัวเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะใช้ภาพตั้งต้นแทน)
  • SIGN.png: ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
  • STAMP.png: ตราประทับของบริษัท (ภาพนี้ปรากฏท้ายเอกสารทางภาษีต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
• ไฟล์พื้นหลัง: เป็นไฟล์ชนิด PDF ซึ่งสามารถสั่งให้ซ้อนเป็นพื้นหลังของเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ กรณีตัวอย่างของแม่แบบที่อาจใช้ไฟล์พื้นหลัง เช่น:
  • แม่แบบที่มีการออกแบบที่ซับซ้อน หรือมีองค์ประกอบจำนวนมาก (โดยเฉพาะองค์ประกอบที่เป็นราสเตอร์กราฟิก)
  • แม่แบบที่ต้องการแสดงพื้นหลังบนจอ แต่ไม่ต้องการพื้นพื้นหลังออกทางเครื่องพิมพ์ (เพราะใช้กระดาษที่พิมพ์ฟอร์มสำเร็จมาแล้ว เป็นต้น)

ตำแหน่งเก็บไฟล์

ในระบบคูนิฟ็อกซ์ ไฟล์เหล่านี้จะแบ่งเก็บเอาไว้ 2 ตำแหน่ง ได้แก่

• ไฟล์ตั้งต้นของระบบ: เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลส่วนกลางของโปรแกรม
• ไฟล์เฉพาะของแต่ละบริษัท: เก็บอยู่ในแฟ้มย่อยภายในแฟ้มข้อมูลของบริษัทแต่ละแห่ง เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก แฟ้มนี้จะเป็นแฟ้มเปล่า

การตั้งชื่อไฟล์แม่แบบ

ไฟล์แม่แบบในระบบคูนิฟ็อกซ์มีการตั้งชื่อที่หลากหลาย เพื่อรองรับกรณีย่อยและกรณีพิเศษต่างๆ ผู้ใช้สามารถศึกษาได้จากคำอธิบายที่ปรากฏขึ้นบนเพจนี้ อย่างไรก็ตาม วิธีการตั้งชื่อไฟล์แม่แบบส่วนมากจะเป็นตามหลักด้านล่างนี้:

รูปแบบชื่อไฟล์	ตัวอย่าง	คำอธิบาย
GL_<รหัสสมุดรายวัน>	GL_GL0, GL_PAY	แม่แบบเฉพาะเล่มของสมุดบัญชีรายวัน (กรณีไม่พบแม่แบบเฉพาะเล่ม ระบบจะใช้ไฟล์แม่แบบ GL_BOOK แทน)
<รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>	ARR0, PAY0, RET0, RET1, RET2	แม่แบบเอกสารธุรกรรมต่างๆ
<รหัสรายงาน>_REPORT	GL_JOUR_REPORT, GL_LDGR_REPORT, AS_DTLS_REPORT	แม่แบบสำหรับรายงานต่างๆ

ในกรณีที่ซับซ้อนขึ้น จะเติมท้ายชื่อไฟล์แม่แบบดังนี้

• หากต้องการพิมพ์เอกสารมากกว่า 1 ฉบับ/แบบในคราวเดียว: ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์ด้วย "_N" (N เป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 9)

  เช่น ใบขาย/ส่งสินค้า ต้องพิมพ์เป็นใบกำกับภาษี (ต้นฉบับ/สำเนา), ใบส่งของ (ต้นฉบับ/สำเนา #1/สำเนา #2), ใบเสร็จ (ต้นฉบับ/สำเนา) รวม 7 ฉบับ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น PAY0_1.svg, PAY0_2.svg, PAY0_3.svg, ..., PAY0_7.svg เป็นต้น

• หากต้องการให้เอกสารหน้าแรกแตกต่างไปจากหน้าอื่นๆ (เช่น หน้าแรกมีจำนวนรายการไม่เท่ากับหน้าอื่นๆ หรือ หน้าแรกมีข้อความที่แตกต่างจากหน้าอื่นๆ) ให้ต่อท้ายชื่อไฟล์แม่แบบสำหรับหน้าแรกด้วย "_P"

  เช่น รายงานการจำหน่ายซอฟต์แวร์รายไตรมาส มีข้อความหมายเหตุซึ่งปรากฏอยู่เฉพาะในหน้าแรก ทำให้หน้าแรกพิมพ์รายการได้น้อยกว่าหน้าอื่นๆ จึงจะเห็นชื่อไฟล์แม่แบบตั้งต้นเป็น SA_SWQT_REPORT_P.svg (สำหรับหน้าแรก) และ SA_SWQT_REPORT.svg (สำหรับหน้าถัดๆ ไปทั้งหมด)

• กฎการต่อท้ายชื่อแม่แบบทั้ง 2 ข้อข้างต้นสามารถใช้ร่วมกันได้: เช่น งบการเงิน ประกอบด้วยแม่แบบ 6 ไฟล์ ได้แก่:
  • GL_STAT_REPORT_1.svg: งบฐานะการเงิน
  • GL_STAT_REPORT_2.svg: งบกำไร/ขาดทุน
  • GL_STAT_REPORT_3.svg: ส่วนของผู้ถือหุ้น
  • GL_STAT_REPORT_4.svg: หมายเหตุ (ไม่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน สำหรับรองรับข้อความหมายเหตุเบื้องต้น)
  • GL_STAT_REPORT_5_P.svg: หมายเหตุ (หน้าแรกที่พิมพ์ข้อมูลจากรายงาน แต่เผื่อท่อนบนไว้สำหรับหมายเหตุเบื้องต้นที่ยังไม่จบ)
  • GL_STAT_REPORT_5.svg: หมายเหตุ (พิมพ์ข้อมูลจากรายงานเต็มหน้า)

การเลือกใช้ไฟล์รูปแบบโดยระบบ

เมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์เอกสารหรือรายงานโดยการคลิกปุ่ม ( P ) ระบบคูนิฟ็อกซ์จะหาไฟล์แม่แบบเป็นลำดับตามที่แสดงด้านล่างนี้ และจะใช้งานแม่แบบแรกที่พบ

ชนิดเอกสาร/ไฟล์	ลำดับการค้นหา
บันทึกบัญชีรายวัน	GL_<รหัสสมุดรายวัน>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท GL_<รหัสสมุดรายวัน>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ
เอกสารธุรกรรม	<ซีรีส์เอกสาร>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <ซีรีส์เอกสาร>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ <รหัสหัวเรื่องธุรกรรม>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ
ไฟล์ภาพที่ระบุชื่อในแม่แบบ	<ไฟล์ภาพนั้น> ในแฟ้มของบริษัท <ไฟล์ภาพนั้น> ในแฟ้มของระบบ
ไฟล์แม่แบบที่ผู้ใช้ระบุชื่อ ดูหัวข้อย่อยถัดไป	<ชื่อไฟล์แม่แบบที่ระบุ>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของบริษัท <ชื่อไฟล์แม่แบบที่ระบุ>.svg (หรือชื่อต่อท้าย) ในแฟ้มของระบบ

การพิมพ์แบบระบุชื่อไฟล์แม่แบบ

หน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง

หากผู้ใช้ต้องการระบุชื่อไฟล์แม่แบบในการพิมพ์เอง สามารถทำได้โดย:

1. คลิกขวาที่ปุ่ม ( ⇧ Shift+P ) ระบบจะแสดงหน้าต่างพิมพ์เอกสารตามสั่ง
2. ระบุชื่อแม่แบบที่ต้องการ (ไม่ต้องใส่ .svg) ในช่อง "รูปแบบการพิมพ์ที่ระบุ"
3. คลิกปุ่ม "พิมพ์" ด้านล่างหน้าต่าง

การใช้งาน

เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์"

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "จัดการรูปแบบการพิมพ์" แล้ว โปรแกรมจะแสดงตารางขึ้นมา 2 ตาราง
   • ตารางซ้ายแสดงรูปแบบการพิมพ์ตั้งต้นของระบบ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบไฟล์ได้แต่สามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อใช้เป็นตัวอย่างได้
   • ตารางขวาแสดงรูปแบบการพิมพ์ในแฟ้มเฉพาะของบริษัทเอง
2. การจัดการไฟล์ต่างๆ มีขั้นตอนตามแสดงในหัวข้อย่อยต่อไปนี้

การดาวน์โหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้ว

เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์" (เลือกไฟล์เพื่อดาวน์โหลด)
1. เลือกไฟล์ที่ต้องการดาวน์โหลด (ในที่นี้เลือก BMB.svg จากตารางไฟล์ตั้งต้น)

หน้าต่างแสดงไฟล์ต้นแบบการพิมพ์
2. กดปุ่ม หรือ ในตารางไฟล์ฝั่งที่เลือก เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์ หากไฟล์ที่เลือกเป็นไฟล์ภาพ หรือ ไฟล์ต้นแบบ จะเห็นตัวอย่างไฟล์ในหน้าต่างนี้ด้วย

การเปิดไฟล์รูปแบบการพิมพ์เพื่อดาวน์โหลด
3. กดปุ่ม ข้างช่องข้อมูลไฟล์ หรือคลิกที่ภาพตัวอย่างไฟล์ ระบบจะเปิดไฟล์จริงในแท็บใหม่ผู้ใช้สามารถบันทึกไฟล์ได้โดยใช้เมนูของบราวเซอร์ File → Save Page As… หรือกด Ctrl+S

การอัพโหลดไฟล์

1. กดปุ่ม ในตารางไฟล์เฉพาะของบริษัท ระบบจะเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์

หน้าต่างอัพโหลดไฟล์ต้นแบบการพิมพ์
2. เลือกไฟล์ที่ต้องการอัพโหลด แล้วตั้งชื่อไฟล์ในช่อง "ชื่อสำหรับอัพโหลด" จากนั้นกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการอัพโหลด

การเปลี่ยนชื่อไฟล์

ไฟล์:Manage templates private select.png
เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์" (เลือกไฟล์เพื่อแก้ไข)
1. เลือกไฟล์ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อในตารางไฟล์ต้นแบบของบริษัท แล้วกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดไฟล์

หน้าต่างแก้ไขไฟล์ต้นแบบการพิมพ์
2. แก้ไขชื่อไฟล์ แล้วกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการแก้ไข

การลบไฟล์

ไฟล์:Manage templates private select.png
เพจ "จัดการรูปแบบการพิมพ์" (เลือกไฟล์เพื่อลบ)
1. เลือกไฟล์ที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้ายืนยันการลบไฟล์

หน้าต่างยืนยันการลบรูปแบบการพิมพ์
2. กด "ตกลง" เพื่อยืนยันการลบไฟล์ หรือ "ยกเลิก" เพื่อยกเลิกการลบไฟล์